Dịch tài liệu CRBA: giấy khai sinh của con và giấy đăng ký kết hôn của cha mẹ

Báo cáo lãnh sự về việc sinh ở nước ngoài do Bộ Ngoại giao cấp, không phải USCIS, và mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đều cần có bản dịch tiếng Anh kèm lời cam kết có chữ ký của biên dịch viên về năng lực và độ chính xác. Người cha hoặc mẹ là công dân Hoa Kỳ nộp đơn tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Hoa Kỳ bằng Form DS-2029, và gia đình có thể đồng thời xin hộ chiếu Hoa Kỳ đầu tiên cho con. Các giấy tờ được dịch nhiều nhất là giấy khai sinh do nước ngoài cấp, giấy đăng ký kết hôn của cha mẹ và bằng chứng rằng cuộc hôn nhân trước đây của một trong hai người đã chấm dứt.

Dịch tài liệu CRBA: lãnh sự quán xem xét những gì

Viên chức lãnh sự phải xác định đứa trẻ là ai, cha mẹ là ai, và người cha hoặc mẹ có quốc tịch Hoa Kỳ có đáp ứng các điều kiện để truyền quốc tịch hay không. Một đứa trẻ sinh ở nước ngoài chỉ có quốc tịch Hoa Kỳ từ khi sinh nếu quốc tịch và tình trạng hôn nhân của cha mẹ, cùng thời gian người cha hoặc mẹ là công dân đã sống tại Hoa Kỳ trước khi đứa trẻ chào đời, phù hợp với luật. Viên chức quyết định vấn đề này, và luật sư có thể tư vấn cho từng gia đình cụ thể.

Mỗi điểm đều được chứng minh bằng giấy tờ, và những gì không phải bằng tiếng Anh đều phải được dịch. Trong một hồ sơ thông thường, các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài gồm những loại sau.

• Giấy khai sinh dân sự do cơ quan hộ tịch của nước nơi đứa trẻ chào đời cấp.
• Giấy đăng ký kết hôn của cha mẹ, hoặc mục trong sổ hộ tịch ghi nhận cuộc hôn nhân.
• Bản án ly hôn hoặc giấy chứng tử cho thấy cuộc hôn nhân trước đây của một trong hai người đã chấm dứt.
• Hồ sơ học tập, việc làm hoặc các giấy tờ khác do nước ngoài cấp mà người cha hoặc mẹ là công dân bổ sung làm bằng chứng về thời gian đã sống tại Hoa Kỳ hoặc ở nước ngoài.

Mỗi giấy tờ đều được dịch đầy đủ. Con dấu, dấu triện, phần viết tay và ghi chú bên lề được mô tả trong bản dịch, và bất cứ phần nào không đọc được sẽ được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán. Bản trích hoặc bản dịch "chỉ những phần liên quan" không đáp ứng yêu cầu, và riêng bản dịch máy thì hoàn toàn không có sự chứng nhận của con người.

Giấy chứng sinh của bệnh viện so với giấy khai sinh dân sự

Hai loại giấy khác nhau thường cùng được gọi là giấy khai sinh. Bệnh viện hoặc nữ hộ sinh lập một bản ghi về ca sinh, vốn thuộc dạng hồ sơ y tế. Sau đó cơ quan hộ tịch đăng ký việc sinh và cấp giấy khai sinh để xác lập việc sinh một cách chính thức. Hồ sơ CRBA được xây dựng xoay quanh giấy tờ dân sự này, nên bản ghi của bệnh viện chỉ được dịch khi lãnh sự quán yêu cầu hoặc khi gia đình chọn đưa vào làm bằng chứng bổ sung.

Phiên bản của giấy khai sinh dân sự cũng quan trọng. Bộ Ngoại giao công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country liệt kê theo từng quốc gia những giấy tờ nào tồn tại, do ai cấp và phiên bản nào được chấp nhận, chẳng hạn bản đầy đủ thay vì bản trích lược. Kiểm tra bảng này trước khi đặt dịch giúp bạn tránh trả tiền cho một phiên bản mà lãnh sự quán sẽ không chấp nhận.

Tên của con trên bản dịch và trên hộ chiếu

Cách viết tên của con bằng tiếng Anh trong bản dịch nên trùng với cách viết mà gia đình dự định dùng cho CRBA và hộ chiếu. Biên dịch viên dịch từ giấy khai sinh bằng chữ Hàn hoặc chữ Nhật phải chọn một cách phiên âm, và có nhiều cách đang được dùng phổ biến, vì vậy gia đình nên cho công ty dịch thuật biết cách viết dự định trước khi bắt đầu. Khi đó, bản dịch giấy khai sinh tiếng Hàn sẽ có cùng cách viết với tên của cha mẹ trên bản dịch giấy đăng ký kết hôn và trên mọi giấy tờ ly hôn, vì viên chức sẽ so sánh tên giữa các giấy tờ.

Thứ tự tên cũng cần được chú ý như vậy. Tên người Hàn và người Nhật được viết họ trước, và Geburtsurkunde của Đức ghi mọi tên riêng của đứa trẻ, nên bản dịch giữ từng tên theo đúng thứ tự trên giấy. Bản dịch giấy khai sinh tiếng Đức bỏ sót một tên đệm sẽ tạo ra sự không khớp mà gia đình sau đó phải giải thích tại buổi hẹn. Giấy tờ từ các nước khác được giới thiệu trên trang dịch vụ dịch tiếng Đức và các trang của những ngôn ngữ khác.

Bản án ly hôn và các bằng chứng khác cho thấy hôn nhân trước đã chấm dứt

Khi một trong hai người từng kết hôn trước đó, hồ sơ cần có bằng chứng rằng cuộc hôn nhân trước đã chấm dứt trước khi cuộc hôn nhân hiện tại bắt đầu. Bằng chứng đó là bản dịch bản án ly hôn do tòa án hoặc cơ quan hộ tịch cấp, hoặc giấy chứng tử nếu người phối ngẫu trước đã qua đời. Bản án của tòa dài hơn giấy tờ hộ tịch, và toàn bộ bản án được dịch, bao gồm số vụ án, tên các thẩm phán, con dấu và ngày bản án có hiệu lực.

Mỗi giấy tờ có một giấy chứng nhận riêng là cách nộp an toàn hơn. Cách này cho viên chức thấy từng bản dịch đã được kiểm tra như một bằng chứng độc lập, và cho phép thay một giấy tờ sau này mà không phải làm lại các giấy tờ còn lại. Giấy chứng nhận ghi họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, cùng lời cam kết rằng biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ và bản dịch đầy đủ, chính xác.

Dùng lại bộ giấy tờ đã dịch cho hồ sơ N-600 hoặc việc nhập học

Các bản dịch giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn không phải làm lại cho những bước sau. Sau này, đứa trẻ là công dân có thể nộp đơn lên USCIS xin Giấy chứng nhận quốc tịch bằng Form N-600, và USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận của biên dịch viên cho mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài. Lãnh sự quán có thể chấp nhận một số giấy tờ bằng ngôn ngữ chính thức của nước nơi gia đình sinh sống, nhưng khi hồ sơ đã nằm ở USCIS thì mọi thứ phải bằng tiếng Anh, nên bộ giấy tờ đã có sẵn giấy chứng nhận đính kèm có thể dùng tiếp trực tiếp. Dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS của Texliff theo đúng định dạng đó, nên bạn không cần đặt dịch lần thứ hai.

Trường học ở Hoa Kỳ cũng có thể yêu cầu bản tiếng Anh của giấy khai sinh nước ngoài khi nhập học. Bạn có thể nộp chính bản dịch đó, miễn là tên và ngày tháng trên đó vẫn khớp với giấy tờ hiện tại của đứa trẻ. Nếu cách viết một tên được sửa sau khi CRBA đã được cấp, bản dịch nên được cập nhật để mọi giấy tờ trong hồ sơ của gia đình đều thống nhất.

Trước buổi hẹn, hãy chuẩn bị giấy khai sinh dân sự, giấy đăng ký kết hôn và mọi giấy tờ ly hôn hoặc chứng tử, đối chiếu từng phiên bản với bảng Reciprocity Schedule và chốt cách viết của từng cái tên. Chúng tôi chuẩn bị mỗi giấy tờ thành một bản dịch được chứng nhận riêng, bắt đầu với bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận.