Đơn xin visa DS-160: bản dịch được chứng nhận mà lãnh sự quán chấp nhận

Mẫu DS-160 được điền trực tuyến bằng tiếng Anh, nên bản thân mẫu đơn không cần dịch. Còn các giấy tờ đi kèm hồ sơ thì cần: viên chức lãnh sự yêu cầu mọi giấy tờ không bằng tiếng Anh, hoặc không bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi người nộp đơn nộp hồ sơ, phải kèm bản dịch tiếng Anh được chứng nhận.

Bộ Ngoại giao đặt ra quy định này cho các lãnh sự quán của mình, và quy định đó hẹp hơn quy định mà USCIS áp dụng. Lãnh sự quán có thể đọc giấy tờ bằng ngôn ngữ chính thức của địa phương mà không cần bản dịch, nhưng USCIS không có ngoại lệ như vậy. Vì thế, một giấy tờ đã được lãnh sự quán chấp nhận vẫn cần bản dịch được chứng nhận nếu sau này được đưa vào hồ sơ nộp cho USCIS. Nhiều người nộp đơn đặt dịch thuật giấy tờ được chứng nhận cho USCIS ngay cả với hồ sơ lãnh sự, vì bản dịch được chuẩn bị theo tiêu chuẩn đó dùng được ở cả hai nơi.

Giấy tờ phỏng vấn DS-160 cần bản dịch được chứng nhận

Buổi phỏng vấn diễn ra ngắn. Viên chức làm việc dựa trên các câu trả lời trong DS-160 và một vài giấy tờ mà người nộp đơn đưa ra để chứng minh. Giấy tờ nào quan trọng tùy thuộc vào loại visa và hướng dẫn riêng của lãnh sự quán, và bất kỳ giấy tờ nào bằng tiếng nước ngoài trong số đó đều phải tuân theo quy định về bản dịch. Danh sách dưới đây cho thấy những gì người nộp đơn thuộc các diện visa không định cư phổ biến thường mang theo, tuy nhiên hướng dẫn của lãnh sự quán mới quyết định giấy tờ nào thực sự bắt buộc.

• Khách du lịch và công tác diện B-1/B-2 thường mang theo thư xác nhận việc làm, thư xác nhận ngân hàng, cùng giấy tờ tài sản hoặc kinh doanh để chứng minh ràng buộc với quê nhà.
• Sinh viên diện F-1 mang theo bằng tốt nghiệp và bảng điểm của các trường trước đó, cùng thư xác nhận ngân hàng cho biết ai chi trả học phí.
• Lao động H-1B có thể cần bằng cấp và thư của các nhà tuyển dụng trước nếu lãnh sự quán yêu cầu, vì đơn bảo lãnh được xây dựng trên nền tảng đó.
• Người chuyển công tác nội bộ diện L-1 có thể cần thư của nhà tuyển dụng ở nước ngoài mô tả vị trí đã đảm nhiệm trước khi chuyển.
• Hôn thê/hôn phu diện K-1 mang theo giấy khai sinh, giấy chứng nhận lý lịch tư pháp và quyết định ly hôn của bất kỳ cuộc hôn nhân nào trước đó.

Người phụ thuộc bổ sung thêm một nhóm giấy tờ nữa. Vợ hoặc chồng nộp đơn với tư cách người phụ thuộc của lao động H-1B hoặc L-1 được yêu cầu chứng minh mối quan hệ, nên bản dịch giấy đăng ký kết hôn và giấy khai sinh của các con được cho vào cùng một tập hồ sơ. Mỗi giấy tờ giữ chứng nhận riêng, nên bạn có thể thay một trang mà không phải làm lại cả bộ.

Quy định về bản dịch của lãnh sự quán và ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức

Theo quy định của lãnh sự quán, mỗi bản dịch đi kèm một bản xác nhận do biên dịch viên ký, cam kết bản dịch chính xác và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó. Người nộp đơn diện không định cư mang bản gốc và bản dịch đến buổi phỏng vấn. Với hồ sơ K-1 và visa định cư, người nộp đơn tải bản scan lên cổng CEAC và mang bản gốc hoặc bản sao được chứng nhận đến buổi phỏng vấn. Phần so sánh yêu cầu dịch thuật của NVC với quy định của USCIS được trình bày trong một bài viết riêng.

Ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức phụ thuộc vào nơi người nộp đơn nộp hồ sơ, chứ không phụ thuộc vào nơi người đó sinh ra. Một bằng tốt nghiệp của Việt Nam do người nộp đơn F-1 tại Thành phố Hồ Chí Minh nắm giữ là giấy tờ bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nộp đơn. Cũng bằng tốt nghiệp đó, nếu do một công dân Việt Nam nộp đơn tại một nước thứ ba nắm giữ, thì cần có bản dịch tiếng Anh, và cũng cần nếu sau này bằng xuất hiện trong hồ sơ nộp cho USCIS. Một bản dịch bằng tốt nghiệp tiếng Việt được chuẩn bị một lần sẽ đáp ứng cả hai trường hợp, và dịch vụ dịch thuật tiếng Việt có thể xử lý các bảng điểm và giấy tờ đi kèm.

Viên chức lãnh sự đọc giấy tờ đã dịch như thế nào

Viên chức tại quầy có rất ít thời gian cho mỗi người nộp đơn, nên một giấy tờ chỉ hữu ích khi có thể đọc lướt là hiểu. Bản dịch cần bám sát bố cục bản gốc đến mức mỗi dòng tiếng Anh có thể đối chiếu với dòng gốc tương ứng. Con dấu, dấu niêm, chữ ký và ghi chú viết tay được mô tả trong ngoặc vuông, còn phần không đọc được thì đánh dấu là không đọc được thay vì đoán. Bản dịch máy đơn thuần không có chứng nhận của con người và thường xử lý sai họ tên, ngày tháng, từ viết tắt và thuật ngữ pháp lý, nên không đáp ứng yêu cầu.

Một bộ nhỏ gồm các bản dịch gọn gàng hiệu quả hơn một tập hồ sơ dày. Thư hoặc sao kê ngân hàng được đọc để xem chủ tài khoản, số dư và ngày, nên ba mục này phải khớp chính xác với bản gốc. Một bản dịch sao kê ngân hàng tiếng Tây Ban Nha cho người nộp đơn đến từ Mexico hoặc Colombia giữ nguyên số tài khoản, số tiền, loại tiền tệ và ngày tháng như trên bản in. Họ tên theo cách viết trong hộ chiếu, vì viên chức thấy một cái tên có hai cách viết sẽ dừng lại để hỏi.

Yêu cầu bổ sung giấy tờ theo Section 221(g)

Section 221(g) của Đạo luật Di trú và Quốc tịch (INA) là điều khoản mà theo đó viên chức lãnh sự tạm thời từ chối đơn vì còn thiếu một thứ gì đó. Người nộp đơn nhận được một lá thư liệt kê những gì cần gửi hoặc mang lại, và danh sách này thường nêu các giấy tờ như bằng chứng việc làm, hồ sơ tài chính hoặc giấy tờ hộ tịch.

Một bản dịch được yêu cầu theo cách này tuân theo cùng quy tắc chứng nhận như mọi bản dịch khác. Người nộp đơn gửi bản dịch theo cách thức nêu trong thư, kèm một bản sao của bản gốc, và không thay bằng một giấy tờ khác với giấy tờ đã được yêu cầu. Một giấy tờ chưa dịch hoặc một bản dịch không có chứng nhận có thể khiến hồ sơ đứng yên như cũ, với lá thư đó vẫn còn mở.

Kiểm tra giấy tờ DS-160 trước buổi phỏng vấn

Giấy tờ hộ tịch có một câu hỏi về phiên bản cần giải quyết trước khi dịch bất cứ thứ gì. Bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao liệt kê theo từng quốc gia những giấy tờ nào tồn tại, do ai cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Dịch một bản trích lục rút gọn trong khi lãnh sự quán muốn bản đầy đủ sẽ lãng phí phí dịch và thời gian. Luật sư hoặc đại diện được công nhận là người quyết định người nộp đơn nộp gì, nên mọi nghi ngại về bộ hồ sơ nên được trao đổi với người đó.

Bước kiểm tra cuối cùng gồm ba điểm: cách viết họ tên trên mỗi bản dịch khớp với hộ chiếu và DS-160, bản gốc đã có sẵn cho buổi phỏng vấn, và mỗi bản dịch có bản xác nhận có chữ ký riêng. Texliff chuẩn bị mọi bản dịch kèm chứng nhận riêng và giữ bố cục khớp với bản gốc. Với chứng minh tài chính, bản dịch sao kê ngân hàng là giấy tờ được yêu cầu nhiều nhất ở giai đoạn này.