Dịch tài liệu doanh nghiệp EB-2 NIW dành cho nhà sáng lập

Đơn EB-2 miễn trừ vì lợi ích quốc gia của một nhà sáng lập thường dựa trên các hồ sơ kinh doanh bằng tiếng nước ngoài, và USCIS yêu cầu mỗi hồ sơ phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ cùng giấy chứng nhận có chữ ký của biên dịch viên. Các hồ sơ này gồm đăng ký công ty, báo cáo tài chính, hợp đồng với khách hàng, bài báo và thư từ khách hàng cũng như chuyên gia ở nước ngoài. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định hồ sơ nào được đưa vào bộ hồ sơ Form I-140, sau đó công ty dịch thuật làm việc dựa trên bộ hồ sơ cuối cùng đó. Dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS xử lý từng mục như một tài liệu riêng.

Giải thưởng và báo chí trong hồ sơ năng lực xuất sắc được trình bày trong dịch bằng chứng EB-1 cho giải thưởng và báo chí bằng tiếng nước ngoài, còn quyền sở hữu và nguồn vốn của nhà đầu tư theo hiệp ước được trình bày trong dịch tài liệu visa E-2. Nhà sáng lập diện NIW thường có một bộ hồ sơ khác: hồ sơ riêng của doanh nghiệp và những người bảo chứng cho doanh nghiệp đó.

Giấy trích lục đăng ký công ty và điều lệ công ty

Doanh nghiệp của nhà sáng lập thường được chứng minh bằng giấy trích lục từ cơ quan đăng ký thương mại, điều lệ hoặc quy chế công ty, sổ cổ đông, và đôi khi là giấy chứng nhận đăng ký thuế. Mỗi giấy tờ được dịch thành một tài liệu riêng kèm giấy chứng nhận riêng, đây là cách làm an toàn hơn khi viên chức phải đối chiếu từng trang tiếng Anh với trang gốc. Giấy trích lục đăng ký có những chi tiết nhỏ dễ bị bỏ sót: số đăng ký, ngày trích lục, tên người đăng ký, con dấu và dòng ghi loại hình pháp lý của công ty.

Loại hình pháp lý như "Ltda." hoặc "GmbH" được giữ nguyên như trên bản gốc. Bản dịch có thể thêm chú thích trong ngoặc vuông nêu loại hình doanh nghiệp thường dùng trong tiếng Anh khi điều đó giúp người đọc. Dịch giấy phép kinh doanh theo cùng quy tắc đối với số giấy phép, mã ngành và danh sách các hoạt động kinh doanh được phép, vốn được dịch đầy đủ. Với công ty ở Brazil hoặc Bồ Đào Nha, dịch giấy phép kinh doanh tiếng Bồ Đào Nha giữ cơ quan cấp và các con dấu đăng ký ở đúng vị trí trên trang, còn dịch vụ dịch thuật tiếng Bồ Đào Nha đảm nhận phần giấy tờ còn lại của công ty đó.

Báo cáo tài chính và hồ sơ doanh thu

Báo cáo đã kiểm toán, báo cáo quản trị, thư xác nhận doanh thu do ngân hàng cấp và hồ sơ khai thuế được dịch toàn bộ, bao gồm ý kiến kiểm toán, phần thuyết minh và cả những trang trông như văn bản mẫu. Số liệu doanh thu giữ nguyên như bản in. Biên dịch viên không quy đổi tiền tệ, không làm tròn số và không tính lại tổng. Nếu báo cáo bằng euro, real hoặc nhân dân tệ, bản tiếng Anh giữ nguyên loại tiền tệ và số liệu gốc, và một số như 1.250,50 được viết sao cho người đọc không thể nhầm với một số tiền khác.

Ngày tháng cần được chú ý tương tự, vì năm tài chính kết thúc vào tháng 3 không phải là năm dương lịch. Tiêu đề cột, chữ viết tắt kế toán và các tuyên bố quản lý có chữ ký được dịch như mọi văn bản khác. Khi một bảng kéo dài qua nhiều trang, bố cục bám sát bản gốc đủ để viên chức có thể kiểm tra một tổng số với các dòng chi tiết phía trên.

Hợp đồng với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư

Hợp đồng được dịch đầy đủ, từ tiêu đề và các bên cho đến khối chữ ký cuối cùng và phụ lục. Trích các điều khoản "liên quan" không đáp ứng yêu cầu, và bản tóm tắt các điều khoản thương mại cũng vậy. Dịch hợp đồng pháp lý bao gồm các phụ lục, bảng giá và bản sửa đổi đính kèm thỏa thuận, vì chúng là một phần của tài liệu mà nhà sáng lập nộp.

Tên các bên được giữ nguyên như đã viết, với cùng một cách viết trong mọi hợp đồng của bộ hồ sơ. Chữ ký và con dấu công ty được mô tả trong ngoặc vuông, và chữ viết tắt viết tay ở lề được ghi chú là chữ viết tay. Thư ý định hoặc đơn đặt hàng từ khách hàng nước ngoài tuy ngắn nhưng vẫn được xử lý như vậy và có giấy chứng nhận riêng.

Báo chí, khoản tài trợ và giải thưởng

Với báo hoặc tạp chí, chỉ dịch bài viết liên quan, cùng với tên ấn phẩm, ngày đăng và số trang hoặc địa chỉ web ghi trên bản gốc. Nhà sáng lập được giới thiệu trên một tạp chí chuyên ngành sẽ nộp bài viết về doanh nghiệp và không dịch cả số tạp chí. Thông cáo báo chí thì khác: bản thông cáo chính là tài liệu, và được dịch từ tiêu đề đến phần thông tin liên hệ.

Thư tài trợ, giấy chứng nhận giải thưởng và hồ sơ bằng sáng chế là các tài liệu độc lập, nên được dịch toàn bộ. Con dấu và mọi chữ in dọc theo mép giấy chứng nhận đều là một phần của trang.

Thư từ khách hàng, đối tác và chuyên gia ở nước ngoài

Thư hỗ trợ viết bằng ngôn ngữ khác được dịch đầy đủ. Điều đó gồm tiêu đề thư, chức danh và bằng cấp của người viết, địa chỉ, ngày tháng và chữ ký. Nếu thư mô tả trình độ của người viết trong một đoạn văn, đoạn đó được dịch đúng như đã viết thay vì rút gọn thành chức danh công việc, vì viên chức đọc phần bằng cấp để biết ai đang bảo chứng cho nhà sáng lập.

Bản dịch không viết lại thư theo văn phong và không thêm những điều người viết chưa từng nói. Nếu người viết muốn đổi cách diễn đạt, người viết sẽ sửa bản gốc và bức thư đã sửa sẽ được dịch lại.

Một cách viết thống nhất cho nhà sáng lập và công ty

Tên nhà sáng lập xuất hiện trên hộ chiếu, bằng cấp, giấy trích lục đăng ký, hợp đồng, bài báo và mọi lá thư. Nếu một tài liệu phiên âm tên theo cách này còn tài liệu khác dùng cách viết khác, viên chức có thể băn khoăn liệu các tài liệu có nói về cùng một người hay không. Công ty dịch thuật nên chốt một cách viết cho nhà sáng lập, dựa trên hộ chiếu, và áp dụng cho toàn bộ hồ sơ. Điều tương tự áp dụng cho tên công ty, tên thương mại, cũng như tên sản phẩm và công ty con.

Bằng cấp và học bạ của chính nhà sáng lập cũng thuộc bộ hồ sơ. Khi bản gốc có cách viết khác, bản dịch bám theo bản gốc, và luật sư quyết định có cần một tuyên bố ngắn về sự khác biệt đó hay không.

• Dùng cách viết theo hộ chiếu cho nhà sáng lập trong mọi bản dịch của bộ hồ sơ.
• Dùng một dạng tiếng Anh cho mỗi tên công ty và giữ nguyên trong mọi hợp đồng và thư.
• Giữ nguyên ký hiệu tiền tệ và định dạng số như bản in trong các tài liệu tài chính.
• Mô tả con dấu, dấu niêm và chữ ký trong ngoặc vuông thay vì bỏ qua.

Giấy chứng nhận phải có những gì

USCIS không giữ danh sách biên dịch viên hay công ty dịch thuật được phê duyệt. Cơ quan này yêu cầu giấy chứng nhận có chữ ký của biên dịch viên, nêu rõ khả năng thông thạo cả hai ngôn ngữ và bản dịch đầy đủ, chính xác, kèm tên, ngày và thông tin liên hệ. Nhà sáng lập tự dịch giấy tờ của công ty mình là đang tự chứng nhận bằng chứng trong hồ sơ của chính mình, điều này có thể khiến viên chức đánh giá bằng chứng đó thấp hơn. Công ty dịch thuật cung cấp giấy chứng nhận độc lập với đơn bảo lãnh. Bản dịch máy không có chứng nhận của con người và không đáp ứng yêu cầu.

Trước khi đặt dịch, nhà sáng lập nên lấy danh sách tài liệu cuối cùng từ luật sư và chụp hoặc quét rõ từng trang, kể cả mặt sau của mọi tờ có đóng dấu. Texliff chuẩn bị từng mục kèm giấy chứng nhận riêng, và dịch báo cáo tài chính thường là tệp dài nhất trong bộ hồ sơ NIW. Chúng tôi làm việc từ toàn bộ tài liệu như bản in, để bộ tiếng Anh khớp với bản gốc từng trang.