Dịch tài liệu di trú cho y tá diện EB-3 và CGFNS

Y tá được đào tạo ở nước ngoài di trú theo diện EB-3 cần bản dịch tiếng Anh được chứng nhận cho mọi hồ sơ không bằng tiếng Anh: bằng tốt nghiệp điều dưỡng, bảng điểm, giấy phép hành nghề và giấy đăng ký điều dưỡng của nước ngoài, thư xác nhận tư cách tốt, hồ sơ giờ thực hành lâm sàng và mọi hồ sơ trung học mà bước thẩm định bằng cấp yêu cầu. Các bản dịch này thường được dùng cho ba giai đoạn là thẩm định bằng cấp, đơn bảo lãnh I-140 và đơn I-485 hoặc xử lý qua lãnh sự quán, nên mỗi bản cần được chuẩn bị đúng ngay từ lần đầu.

Các quy định của chương trình do luật sư di trú của nhà tuyển dụng và các cơ quan liên quan quyết định. Nghề điều dưỡng có đăng ký (Registered Nurse) nằm trong danh sách Schedule A của Bộ Lao động, và việc thẩm định bằng cấp do CGFNS thực hiện (chương trình VisaScreen) là một phần của quy trình đối với những y tá đi theo con đường này. Luật sư sẽ quyết định bước nào và tài liệu nào áp dụng cho từng y tá.

Quy định dịch thuật của CGFNS, hội đồng điều dưỡng tiểu bang và USCIS

CGFNS và hội đồng điều dưỡng của từng tiểu bang đều công bố hướng dẫn riêng về hồ sơ được dịch. Nhìn chung họ yêu cầu bản dịch được chứng nhận đầy đủ, dịch sát từng từ, do một dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp thực hiện, và họ không chấp nhận bản tóm tắt hay trích đoạn. Hướng dẫn khác nhau giữa các cơ quan và thỉnh thoảng thay đổi, vì vậy y tá hoặc văn phòng luật sư nên đọc phiên bản mới nhất của từng cơ quan trước khi đặt dịch bất cứ thứ gì.

USCIS có quy định riêng bên cạnh hướng dẫn của các cơ quan trên. Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài, kèm xác nhận của biên dịch viên rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Trên thực tế, bản xác nhận ghi họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, lời khẳng định về năng lực ở cả hai ngôn ngữ và phần nêu rõ tài liệu được dịch. Nên có một bản xác nhận riêng cho từng tài liệu để an toàn hơn.

Bản xác nhận là lời khẳng định về năng lực và công việc của chính biên dịch viên. Khi y tá tự ký xác nhận cho hồ sơ của mình, cô ấy đang xác nhận bằng chứng trong chính vụ việc của mình, và viên chức có thể xem nhẹ giá trị của nó. Một công ty dịch thuật cung cấp bản xác nhận độc lập với vụ việc. Chỉ dùng dịch máy thì không có xác nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng, từ viết tắt và tên môn học, nên không đáp ứng yêu cầu.

Dịch bằng tốt nghiệp và bảng điểm điều dưỡng

Hồ sơ của trường điều dưỡng được dịch đầy đủ: văn bản trên trang, các tiêu đề, con dấu, dấu triện, chữ ký, các mục viết tay và bảng quy đổi điểm in ở cuối trang hoặc mặt sau. Một bản dịch bằng tốt nghiệp điều dưỡng bao gồm tên bằng, tên trường, các ngày tháng, cùng họ tên và chức danh của những người ký. Phần văn bản đã bằng tiếng Anh thì giữ nguyên, nhưng con dấu hoặc ghi chú bằng ngôn ngữ khác trên cùng trang vẫn được dịch.

Khi hồ sơ từ Philippines có phần chữ Tagalog, chẳng hạn giấy chứng nhận địa phương hoặc ghi chú viết tay, một bản dịch bằng tốt nghiệp tiếng Tagalog xử lý các phần đó như bất kỳ ngôn ngữ nào khác. Dịch vụ dịch tiếng Tagalog cũng bao gồm các giấy tờ đi kèm với bằng tốt nghiệp.

Bảng điểm cần cẩn thận hơn bằng tốt nghiệp vì nó là một bảng. Một bản dịch bảng điểm giữ nguyên thứ tự cột và hàng của bản gốc để người thẩm định đối chiếu được từng dòng đã dịch với bản gốc. Tên môn học được dịch đúng như đã ghi và không thay bằng tên một môn tương tự ở trường Hoa Kỳ. Số tín chỉ, điểm số và số giờ được chép chính xác như đã xuất hiện, kèm đơn vị nêu trong bản gốc, chẳng hạn giờ lý thuyết hoặc giờ thực hành lâm sàng.

Bảng giờ thực hành lâm sàng

Một số chương trình điều dưỡng in riêng một bảng thực hành có giám sát, liệt kê khoa hoặc chuyên khoa, bệnh viện và số giờ đã hoàn thành. Tên chuyên khoa và tên bệnh viện được dịch, các con số không được tính lại, và các tổng số giữ nguyên như trường đã in dù phép tính có vẻ lệch. Người thẩm định thấy một con số bị đổi sẽ không thể biết trường hay biên dịch viên đã thay đổi.

Dịch giấy phép hành nghề điều dưỡng và số đăng ký

Giấy phép hành nghề điều dưỡng nước ngoài và giấy chứng nhận đăng ký là những tài liệu ngắn, nhưng từng chi tiết trên đó đều được đối chiếu với các hồ sơ khác. Bản dịch sao chép số giấy phép và số đăng ký từng chữ số một, cùng với tên cơ quan cấp, ngày cấp và ngày hết hạn hoặc ngày gia hạn. Dấu gia hạn và các mục ở mặt sau là một phần của tài liệu và được dịch cùng.

Cách làm này áp dụng cho mọi ngôn ngữ. Chẳng hạn, một bản dịch giấy phép hành nghề tiếng Hàn giữ nguyên số giấy phép và cơ quan cấp đúng như đã in, với phần chữ Hàn được dịch bên cạnh. Thư xác nhận tư cách tốt từ hội đồng điều dưỡng cũng theo cùng quy tắc: ngày tháng được chuyển sang định dạng tiếng Anh dùng trong phần còn lại của hồ sơ, và nội dung phần nêu tình trạng được giữ đúng như đã viết.

Khi một phần con dấu hoặc một mục không đọc được, bản dịch đánh dấu là [illegible] thay vì đoán. Một chữ số đoán sai trong số giấy phép sẽ đưa một mã định danh sai vào hồ sơ.

Đổi tên: khớp giấy phép, bằng tốt nghiệp và hộ chiếu

Những y tá kết hôn sau khi tốt nghiệp thường có bằng tốt nghiệp mang một họ, giấy phép được gia hạn dưới một họ khác, và hộ chiếu thì ghi cách viết thứ ba. Bản dịch không thể sửa điều đó, nhưng cũng không nên làm nó thêm rắc rối. Mỗi tài liệu được dịch với tên như đã viết trên tài liệu đó, và phần chuyển tự của tên theo cách viết trong hộ chiếu để cùng một tên xuất hiện xuyên suốt bộ hồ sơ.

Mối liên hệ giữa các tên đến từ hồ sơ hộ tịch. Một bản dịch giấy tờ đổi tên, cùng với giấy chứng nhận kết hôn, cho viên chức thấy rằng bằng tốt nghiệp, giấy phép và hộ chiếu thuộc về cùng một người. Nếu y tá nộp hồ sơ qua lãnh sự quán, các bản quét tải lên cổng thông tin nên ghi tên cùng dạng với đơn.

Dùng lại các bản dịch ở giai đoạn I-140 và I-485

Khi bộ hồ sơ đã được chứng nhận, các bản dịch đó có thể dùng cho các lần nộp sau, miễn là bản thân tài liệu không thay đổi. Các bản dịch được chứng nhận đã chuẩn bị cho bước thẩm định bằng cấp có thể đưa vào hồ sơ I-140 và I-485, và dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS tuân theo cùng các quy tắc chứng nhận ở mỗi giai đoạn. Giấy phép đã được gia hạn kể từ lần dịch đầu là tài liệu đã thay đổi, nên y tá cần hỏi luật sư xem có phải dịch lại hay không.

Giai đoạn nộp hồ sơ ảnh hưởng đến quy tắc về ngôn ngữ. Giấy tờ hộ tịch gửi đến National Visa Center hoặc lãnh sự quán có thể theo ngoại lệ ngôn ngữ chính thức của nước đó, còn mọi thứ nộp cho USCIS phải bằng tiếng Anh. Nếu thiếu bản dịch hoặc bản dịch không có xác nhận ở giai đoạn I-140 hoặc I-485, USCIS có thể gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny). Khi bằng chứng ban đầu không đủ, USCIS cũng có thể từ chối hồ sơ ngay mà không hỏi trước.

Với hồ sơ kết hôn và khai sinh, Reciprocity Schedule của Bộ Ngoại giao liệt kê phiên bản giấy tờ hộ tịch nào được chấp nhận ở từng quốc gia. Kiểm tra trước khi đặt dịch sẽ giúp bạn tránh trả tiền dịch nhầm phiên bản.

Trước khi đặt dịch, hãy tập hợp bản gốc của bằng tốt nghiệp, bảng điểm kèm bảng giờ thực hành lâm sàng, giấy phép và giấy đăng ký, thư xác nhận tư cách tốt, và các hồ sơ hộ tịch giải thích mọi thay đổi về tên, đồng thời đọc hướng dẫn mới nhất của từng cơ quan. Texliff chuẩn bị từng tài liệu thành một bản dịch được chứng nhận riêng với bản xác nhận riêng, và một bản dịch giấy phép điều dưỡng được chứng nhận sao chép đúng mọi con số, ngày tháng và con dấu trên giấy phép.