Dịch sổ đăng ký gia đình cho USCIS: hukou, koseki, sổ hộ khẩu

Sổ đăng ký gia đình có thể dùng làm bằng chứng về quan hệ gia đình trong hồ sơ USCIS, với điều kiện toàn bộ cuốn sổ được dịch sang tiếng Anh và bản dịch có kèm chứng nhận của biên dịch viên. Việc cuốn sổ có đứng độc lập được hay người nộp đơn còn phải nộp thêm giấy khai sinh hoặc giấy đăng ký kết hôn riêng tùy thuộc vào từng quốc gia, và bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao là nơi để kiểm tra.

Các loại sổ này có rất nhiều tên gọi. Chúng gồm hukou của Trung Quốc, koseki của Nhật Bản, sổ hộ khẩu của Việt Nam, bản trích lục đăng ký hộ khẩu của Đài Loan, tabien baan của Thái Lan, hojeok của Hàn Quốc, shenasnameh của Iran, thẻ gia đình do Ai Cập và các nước vùng Vịnh cấp, và livret de famille được dùng ở Haiti và một số vùng châu Phi nói tiếng Pháp. Mỗi loại ghi nhiều người trong cùng một giấy tờ, nên một cuốn sổ có thể làm bằng chứng cho việc sinh, kết hôn, nhận con nuôi và qua đời trong cùng một hồ sơ.

Cách USCIS xem sổ đăng ký hộ gia đình như bằng chứng

Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, đó là lý do dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS bao gồm cuốn sổ từ trang đầu đến trang cuối. Biên dịch viên chứng nhận rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, và biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ. Viên chức đọc bản tiếng Anh bên cạnh bản gốc, nên mọi mục đều phải có mặt.

Ở một số quốc gia, cuốn sổ được chấp nhận làm bằng chứng về quan hệ cha mẹ con cái hoặc hôn nhân, còn ở những nơi khác nó chỉ là hồ sơ bổ trợ. Reciprocity Schedule liệt kê theo từng quốc gia những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, ai cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Người nộp đơn nên đọc mục của quốc gia mình trước khi đặt dịch, vì dịch một phiên bản mà viên chức không chấp nhận sẽ lãng phí khoản phí dịch. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định nộp những gì cùng hồ sơ.

Những trang nào của sổ đăng ký gia đình được dịch

Mọi trang đều được dịch, kể cả những trang không có mục nào. Trang trống được ghi chú là trang trống trong bản dịch. Bìa, bìa trong, con dấu của cơ quan cấp, số trang, ghi chú viết tay bên lề và mọi thứ in ở mặt sau của trang đều là một phần của giấy tờ. Bản dịch chỉ gồm các trang có nhắc đến người nộp đơn thì không đáp ứng yêu cầu, ngay cả khi các thành viên khác trong hộ không thuộc hồ sơ.

Những chỗ không đọc được được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán, và chữ ký được mô tả, ví dụ "[signature]". Bố cục của bản dịch bám sát bản gốc đủ để viên chức có thể đối chiếu từng dòng đã dịch với dòng trong bản gốc.

Các mục được ghi thêm qua nhiều thập kỷ và cách giữ đúng thứ tự ngày tháng

Một cuốn sổ hiếm khi được viết trong một lần. Cuốn sổ hộ khẩu do ông bà mở ra có thể mang các mục khai sinh, kết hôn, qua đời, chuyển nơi ở và đổi tên do nhiều nhân viên ghi vào qua nhiều năm, với những nét chữ khác nhau. Bản dịch giữ các mục theo đúng thứ tự của bản gốc, và mỗi mục giữ ngày tháng được in bên cạnh.

Định dạng ngày tháng cần được chú ý. Hồ sơ Trung Quốc ghi năm đứng đầu, hồ sơ Nhật Bản thường tính năm theo niên hiệu như Heisei hay Reiwa, và hồ sơ Iran dùng ngày tháng theo lịch Solar Hijri. Bản dịch thể hiện ngày đúng như đã viết và, khi công ty dịch thuật có quy đổi, ghi thêm ngày đã quy đổi theo định dạng Hoa Kỳ để viên chức đọc được mà không phải tự tính. Các mục bị gạch bỏ và sửa chữa được dịch đúng như đã thể hiện, kèm ghi chú rằng mục đó đã bị gạch.

Chủ hộ và quan hệ của từng người

Hầu hết các cuốn sổ ghi một chủ hộ rồi ghi quan hệ của mọi người khác với chủ hộ, chẳng hạn vợ hoặc chồng, con trai cả hay con dâu. Khi cuốn sổ được dùng để chứng minh hai người là cha mẹ và con hoặc vợ chồng, viên chức xem các từ chỉ quan hệ này trước tiên, nên một mục kết hôn cần được chăm chút như bản dịch giấy đăng ký kết hôn. Những từ này cũng gây nhầm lẫn, vì quan hệ được ghi so với chủ hộ không phải lúc nào cũng nêu quan hệ giữa hai thành viên khác.

Bản dịch giữ từ chỉ quan hệ đúng như cuốn sổ ghi, với chủ hộ được xác định ở cùng vị trí mà bản gốc xác định người đó. Khi một thuật ngữ không có từ tương đương duy nhất trong tiếng Anh, biên dịch viên dùng thuật ngữ tiếng Anh đơn giản gần nghĩa nhất và lặp lại ở mọi trang. Tên được viết theo đúng hộ chiếu, để cuốn sổ, hộ chiếu và các biểu mẫu đều cho thấy cùng một người. Mục ghi việc nhận con nuôi cũng theo quy tắc này, và bản dịch giấy tờ nhận con nuôi tương ứng phải dùng cùng tên và ngày tháng.

Sổ đầy đủ hay bản trích lục cho một người

Nhiều cơ quan cấp hai phiên bản của một cuốn sổ: cuốn sổ đầy đủ liệt kê toàn bộ hộ gia đình, và bản trích lục liệt kê một người hoặc vài thành viên được chọn. Trang đăng ký hộ khẩu của một cư dân Trung Quốc, bản trích lục của Việt Nam cho một thành viên trong hộ, và koseki shōhon của Nhật Bản, vốn chỉ liệt kê những người được chọn, đều là bản trích lục. Tōhon là bản sao đầy đủ. Bản trích lục ngắn hơn, nhưng có thể bỏ sót chính mục thể hiện quan hệ đang được nêu.

Reciprocity Schedule thường nêu rõ phiên bản mà họ muốn. Khi bảng yêu cầu hồ sơ đầy đủ, bản trích lục có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE). Cuốn sổ cũng có thể được nộp cùng bản dịch giấy khai sinh tiếng Trung hoặc bản dịch giấy đăng ký kết hôn tiếng Việt ghi cùng một sự kiện. Mục trong sổ đăng ký gia đình và giấy chứng nhận riêng cần khớp nhau về tên, ngày tháng và địa điểm, và biên dịch viên ghi chú mọi điểm khác biệt thay vì lặng lẽ sửa.

Các loại sổ đã bị thay thế hoặc đang bị loại bỏ dần

Một số hệ thống không còn cấp cuốn sổ nữa. Hàn Quốc thay hojeok bằng các giấy chứng nhận riêng vào năm 2008, và Việt Nam đang dần loại bỏ sổ hộ khẩu. Người sinh trước thời điểm thay đổi có thể đang giữ cuốn sổ cũ trong khi đã có các giấy chứng nhận mới cho cùng những sự việc đó, nên hồ sơ có thể gồm cả hai. Koseki của Nhật Bản theo cùng quy tắc từng trang như các loại khác, và bản dịch tiếng Nhật sang tiếng Anh được chứng nhận bao gồm toàn bộ sổ đăng ký gia đình. Các quy tắc chung về giấy tờ hộ tịch có trong bài viết về giấy tờ hộ tịch và Reciprocity Schedule.

Dịch máy không đáp ứng yêu cầu đối với các loại sổ này. Nó xử lý sai tên, thuật ngữ chỉ quan hệ và ngày theo niên hiệu, và phần mềm không thể tạo ra giấy chứng nhận có chữ ký mà USCIS yêu cầu. Công ty dịch thuật cung cấp giấy chứng nhận độc lập với hồ sơ, tránh được câu hỏi liệu người nộp đơn hay người thân đã tự chứng nhận bằng chứng trong hồ sơ của chính người nộp đơn.

Trước khi đặt dịch, hãy gom đủ mọi trang của cuốn sổ, cả mặt trước lẫn mặt sau, cùng mọi giấy chứng nhận riêng ghi cùng sự việc đó, và kiểm tra bảng của quốc gia. Chúng tôi dịch cuốn sổ từng trang và dịch hồ sơ riêng bên cạnh, và bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận thường là hồ sơ đầu tiên trong số đó cần đối chiếu với cuốn sổ.