Dịch hồ sơ quân sự cho USCIS: hồ sơ I-485, N-400 và xin tị nạn

Hồ sơ quân sự nước ngoài nộp cho USCIS cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm bản chứng nhận có chữ ký, giống như mọi tài liệu tiếng nước ngoài khác. Người nộp đơn thường cần đến bản dịch này khi câu trả lời của họ trên Form I-485 hoặc Form N-400 nhắc đến việc phục vụ trong quân đội quốc gia, một đơn vị dự bị hoặc một lực lượng vũ trang khác, và viên chức muốn xem giấy tờ làm căn cứ cho câu trả lời đó.

Cả hai mẫu đơn đều hỏi về việc phục vụ quân đội và các hình thức tương tự, nên những hồ sơ cho thấy một người đã phục vụ khi nào, ở đâu và việc phục vụ kết thúc ra sao trở thành một phần của bằng chứng. Quy định của USCIS yêu cầu mọi tài liệu tiếng nước ngoài trong hồ sơ phải đi kèm bản dịch đầy đủ và chứng nhận của biên dịch viên về năng lực và độ chính xác. Sổ quân vụ, giấy xuất ngũ và thẻ miễn nghĩa vụ đều thuộc yêu cầu này giống như giấy khai sinh. Luật sư hoặc đại diện được công nhận sẽ quyết định nộp những gì; các phần dưới đây trình bày cách dịch các giấy tờ đó.

Những giấy tờ quân sự thường xuất hiện trong hồ sơ I-485 và N-400

Giấy tờ nào tồn tại còn tùy vào từng quốc gia. Nga và một số nước thuộc Liên Xô cũ cấp sổ quân nhân, ghi lại việc nhập ngũ, các lần điều động đơn vị, quân hàm và xuất ngũ ở cùng một nơi. Nhiều nước Mỹ Latinh cấp thẻ quân vụ hoặc giấy xuất ngũ sau khi hoàn thành nghĩa vụ bắt buộc; cartilla militar của Mexico là một ví dụ quen thuộc. Một số nước chỉ cấp thẻ hoãn hoặc miễn nghĩa vụ cho những người chưa bao giờ được gọi nhập ngũ, và thẻ này cũng cần được dịch, vì nó giải thích lý do hồ sơ không có thời gian phục vụ.

Ngoài hồ sơ chính, bộ hồ sơ thường còn có giấy chứng nhận quân hàm và khen thưởng, lệnh điều động, kết luận của hội đồng y khoa dẫn đến việc chấm dứt phục vụ và thư của cơ quan tuyển quân. Hồ sơ tị nạn có thể thêm bằng chứng về việc đào ngũ, từ chối nhập ngũ hoặc phản đối nhập ngũ vì lương tâm, và trang dịch tài liệu xin tị nạn giải thích cách xử lý các bằng chứng rộng hơn này. Mỗi giấy tờ là một tài liệu riêng, và việc có chứng nhận riêng cho từng giấy tờ là cách làm an toàn hơn.

Cách dịch quân hàm, tên đơn vị và loại hình xuất ngũ

Quân hàm không tương ứng gọn gàng từ nước này sang nước khác, nên công ty dịch thuật giữ nguyên quân hàm như ghi trong bản gốc và thêm phần diễn giải tương đương trong ngoặc vuông, chẳng hạn một quân hàm sergeant theo sau là [senior sergeant]. Bản dịch không bao giờ gán một quân hàm của Hoa Kỳ. Người đọc thấy được tài liệu ghi gì và đại khái nghĩa là gì, mà biên dịch viên không tự quyết định rằng hai quân hàm là một.

Tên đơn vị cũng được xử lý theo cách tương tự. Số hiệu đơn vị, doanh trại hoặc cơ quan tuyển quân của khu vực được phiên âm chính xác, và có thể thêm phần mô tả ngắn trong ngoặc vuông khi chỉ riêng cái tên không cho người đọc tiếng Anh biết gì. Các từ viết tắt được giữ nguyên trong bản dịch, kèm phần diễn giải đầy đủ trong ngoặc vuông ở lần xuất hiện đầu tiên.

Ngày tháng cần được chú ý nhất. Nhiều nước viết ngày trước, và một số hồ sơ viết tên tháng bằng chữ hoặc dùng lịch địa phương. Bản dịch ghi mỗi ngày ở dạng không gây nhầm lẫn và tách bạch ngày bắt đầu, ngày kết thúc và ngày cấp. Loại hình xuất ngũ được dịch sát nghĩa. Xuất ngũ khi hết thời hạn phục vụ, vì lý do sức khỏe, do cắt giảm quân số hay do chuyển sang lực lượng dự bị, mỗi loại mang một ý nghĩa khác nhau, và bản dịch giữ nguyên mọi sự phân biệt mà bản gốc đưa ra.

Một bản dịch đầy đủ của sổ quân vụ bao gồm những gì

USCIS mong đợi bản dịch bao quát mọi thứ có trên trang giấy. Với sổ quân nhân, điều đó có nghĩa là các tiêu đề in sẵn, các mục viết tay, từng con dấu và dấu đóng, mỗi chữ ký được ghi chú là [signature], cơ quan cấp, số trang và các ghi chú bên lề. Những mục không đọc được sẽ được đánh dấu [illegible] thay vì đoán, và các phần để trống được ghi chú là để trống. Một cuốn sổ có nhiều con dấu nhỏ của các chỉ huy khác nhau sẽ có một mục cho từng con dấu.

Huân chương và bằng khen được dịch đúng như tên gọi, kèm cơ quan trao tặng và ngày tháng. Biên dịch viên không tìm huân chương tương đương hay đánh giá mức độ quan trọng của một giải thưởng. Nếu cuốn sổ có dán ảnh, bản dịch ghi chú ở đúng vị trí ảnh xuất hiện, để viên chức có thể đối chiếu từng phần của bản dịch với bản gốc. Chỉ dịch những trang nhắc đến việc phục vụ, hoặc chỉ dịch một phần trích, đều không đáp ứng yêu cầu. Bản dịch máy đơn thuần không có chứng nhận của biên dịch viên và thường làm sai quân hàm, từ viết tắt và ngày tháng, nên cũng không đáp ứng yêu cầu.

Hồ sơ đã dịch khớp với câu trả lời trên đơn như thế nào

Hồ sơ đã dịch cho thấy cùng những sự việc mà người nộp đơn đã khai trên đơn. Nếu Form N-400 ghi thời gian phục vụ trong một giai đoạn nhất định, cuốn sổ cần cho thấy đúng giai đoạn đó, cùng quốc gia và một hình thức xuất ngũ khớp với phần mô tả. Viên chức dễ dàng nhận ra sự không khớp giữa đơn và hồ sơ đã dịch, và điều đó có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny). Người nộp đơn nên đọc bản dịch hoàn chỉnh đối chiếu với đơn trước khi nộp và đưa mọi điểm chưa khớp cho luật sư, người sẽ quyết định cần nói gì về điểm đó.

Có những quy định về việc không đủ điều kiện nhập cảnh đối với một số hình thức phục vụ, và luật sư sẽ tư vấn về các quy định này; bản dịch không làm thay đổi nội dung hồ sơ theo hướng nào. Các tài liệu hỗ trợ cũng cần được chú ý như vậy. Lời khai bằng văn bản của một cựu chỉ huy hoặc người thân mô tả việc phục vụ là một bản khai có tuyên thệ (affidavit), và dịch bản khai có tuyên thệ tuân theo cùng quy tắc dịch đầy đủ từng trang. Dịch bản khai có tuyên thệ tiếng Tây Ban Nha là trường hợp điển hình khi lời khai của một chỉ huy hoặc cơ quan địa phương ở Mỹ Latinh được viết bằng tiếng Tây Ban Nha.

Sổ quân vụ tiếng Nga, tiếng Ukraina và cách viết tên

Sổ quân vụ tiếng Nga và tiếng Ukraina thường gặp trong các hồ sơ này. Sổ quân nhân tiếng Nga thường nằm cùng hồ sơ với giấy tờ của cảnh sát hoặc giấy xác nhận lý lịch, và trang dịch lý lịch tư pháp tiếng Nga giải thích cách xử lý những giấy tờ đó. Giấy tờ do Ukraina cấp trước năm 1991 được viết bằng tiếng Nga, còn giấy tờ cấp sau đó bằng tiếng Ukraina, nên một quá trình phục vụ có thể cần cả hai ngôn ngữ; dịch vụ dịch tiếng Ukraina đảm nhận các hồ sơ về sau. Tên được La-tinh hóa theo chuẩn hộ chiếu Ukraina.

Hồ sơ quân sự, hộ chiếu và thẻ miễn nghĩa vụ của cùng một người có thể mang ba cách viết khác nhau của cùng một cái tên. Công ty dịch thuật làm theo từng giấy tờ đúng như được viết và ghi chú sự khác biệt trong ngoặc vuông thay vì âm thầm chọn một cách, và viên chức sẽ thấy cùng một điểm không khớp mà người nộp đơn có thể giải thích.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch

Hãy quét mọi trang của cuốn sổ hoặc giấy chứng nhận, kể cả trang trống và bìa trong, ở độ phân giải đủ để đọc rõ các con dấu. Chuẩn bị hộ chiếu và mọi giấy tờ khác cho thấy cách viết tên và ngày tháng của người nộp đơn; cần có bản dịch hộ chiếu khi giấy tờ đó không bằng tiếng Anh. Liệt kê những hồ sơ mà luật sư dự định nộp, để mỗi hồ sơ có chứng nhận riêng. Texliff chuẩn bị các hồ sơ này trong khuôn khổ dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS, và chúng tôi trả lại bản dịch theo bố cục của bản gốc để viên chức có thể so sánh hai bản từng trang một.