Dịch hồ sơ trường y cho ECFMG của bác sĩ nước ngoài

Hồ sơ trường y được gửi cho ECFMG, và sau đó cho USCIS, kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ của mọi trang, còn tên bằng cấp được giữ bằng ngôn ngữ gốc với bản dịch đặt bên cạnh. ECFMG xem xét các giấy tờ này trong quá trình cấp chứng nhận, và USCIS xem lại chính những giấy tờ đó khi nhà tuyển dụng nộp Form I-129 cho bác sĩ H-1B.

Những giấy tờ trường y nào cần dịch cho ECFMG

Bác sĩ tốt nghiệp ở nước ngoài nhìn chung cần có chứng nhận ECFMG trước khi được đào tạo tại Hoa Kỳ. Một số sau đó làm việc theo diện J-1 do ECFMG bảo lãnh, số khác được bệnh viện hoặc phòng khám nộp đơn H-1B. ECFMG quyết định mỗi người tốt nghiệp phải gửi những giấy tờ nào, còn luật sư hoặc đại diện được công nhận quyết định những gì đưa vào đơn bảo lãnh.

Các giấy tờ thường có nội dung bằng tiếng nước ngoài gồm những loại sau.

• Bằng tốt nghiệp trường y, kèm phụ lục hoặc phần đính kèm nếu trường có cấp.
• Bảng điểm, gồm tên môn học, số giờ và điểm số.
• Giấy chứng nhận hoàn thành thực tập hoặc nội trú tại quốc gia nơi bạn học.
• Giấy phép hành nghề y hoặc giấy chứng nhận đăng ký do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia gốc cấp.
• Thư xác nhận tư cách tốt từ cơ quan cấp phép hoặc từ trường.

Mỗi giấy tờ này cần một bản dịch được chứng nhận riêng cho toàn bộ trang. Bản dịch bằng tốt nghiệp bao gồm mặt trước, các chữ ký và mọi số đăng ký hoặc con dấu, còn bản dịch bảng điểm bao gồm từng học kỳ và từng cột điểm. Bản dịch giấy phép hành nghề cũng theo cùng quy tắc: cơ quan cấp, số đăng ký và các ngày tháng đều xuất hiện bằng tiếng Anh. ECFMG mong đợi bản dịch sát nghĩa và đầy đủ, do một dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp thực hiện, còn USCIS yêu cầu biên dịch viên xác nhận về năng lực và độ chính xác.

Cách dịch tên bằng cấp

Tên bằng cấp được dịch đúng như bản gốc, với cách viết gốc được giữ trong ngoặc vuông sau phần tiếng Anh. Bằng của Mexico ghi danh hiệu médico cirujano được dịch thành “Physician and Surgeon [médico cirujano]”, và chữ Arzt trong tiếng Đức được dịch thành “Physician [Arzt]”. Biên dịch viên không đổi cả hai thành “MD”, vì bằng không ghi “MD” và bản dịch ghi lại đúng những gì giấy tờ nói.

Bằng liên thông sáu năm cũng đặt ra câu hỏi tương tự. Một số quốc gia cấp một văn bằng duy nhất sau sáu năm học y, trong khi Hoa Kỳ chia việc đào tạo thành bằng cử nhân và bằng y khoa. Bản dịch ghi tên bằng và thời lượng chương trình đúng như bản in, còn ECFMG hoặc đơn vị đánh giá quyết định văn bằng đó tương đương thế nào với bằng của Hoa Kỳ. Bản dịch bằng tốt nghiệp tiếng Tây Ban Nha dành cho người tốt nghiệp ở Mỹ Latinh cũng theo quy tắc này. Bằng của trường y dạy bằng tiếng Nga cũng vậy, và trang dịch vụ dịch tiếng Nga mô tả cách xử lý các giấy tờ đó.

Bảng điểm, đợt luân phiên lâm sàng và tên bệnh viện

Bảng điểm y khoa là một tài liệu dài, và bản dịch cũng phải dài như vậy. Tên môn học, số tín chỉ hoặc số giờ, điểm số, kết quả thi và thang điểm in trên trang đều được dịch. Điểm không được quy đổi sang thang điểm trung bình của Hoa Kỳ, vì quy đổi là một sự diễn giải, còn bản dịch báo cáo đúng những gì trường đã ghi.

Các đợt luân phiên lâm sàng và hồ sơ thực tập thường nêu tên bệnh viện, khoa và bác sĩ hướng dẫn. Tên cơ quan được dịch khi tên đó có nghĩa, kèm bản gốc trong ngoặc vuông, còn tên riêng của người được phiên âm một lần rồi giữ nguyên ở mọi nơi. Con dấu, dấu triện, chữ ký và các ghi chú viết tay được mô tả trong bản dịch, và con dấu không đọc được sẽ được đánh dấu “[illegible]” thay vì đoán. Mặt sau có bất kỳ nội dung nào, chẳng hạn ghi chú của phòng đào tạo, cũng được dịch. Hướng dẫn về dịch bằng tốt nghiệp so với đánh giá bằng cấp giải thích công việc của biên dịch viên dừng ở đâu và công việc của đơn vị đánh giá bắt đầu từ đâu.

Ngày nhập học và ngày tốt nghiệp phải khớp nhau giữa các giấy tờ

Một hồ sơ y khoa chứa cùng những ngày tháng ở nhiều nơi. Bằng tốt nghiệp ghi ngày tốt nghiệp, bảng điểm ghi thời gian nhập học và ngày thi cuối cùng, còn giấy chứng nhận thực tập ghi ngày bắt đầu và kết thúc riêng. Khi các ngày đã dịch không khớp nhau, người đọc không thể biết lỗi là của trường hay của bản dịch.

Nguyên nhân thường gặp là thứ tự ngày tháng. Ngày viết 03/04/2012 nghĩa là ngày 3 tháng 4 ở hầu hết thế giới và ngày 4 tháng 3 ở Hoa Kỳ, nên bản dịch viết tên tháng bằng chữ. Họ tên cũng gây ra vấn đề tương tự: một họ được viết theo cách này trên bằng tốt nghiệp và cách khác trên bảng điểm sẽ trông như hai người khác nhau. Công ty dịch thuật giữ một cách viết cho mỗi họ tên trong toàn bộ hồ sơ, đó là cách viết khớp với hộ chiếu.

Điều thay đổi khi giấy tờ được gửi cho USCIS cùng Form I-129

Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm bản xác nhận có chữ ký rằng biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ và bản dịch đầy đủ, chính xác. Bản dịch làm cho ECFMG chỉ dùng được cho đơn bảo lãnh nếu đáp ứng tiêu chuẩn đó: mọi trang đều được dịch, có đính kèm bản xác nhận, và tên bằng cấp được diễn đạt giống nhau ở cả hai nơi. Nếu cùng một văn bằng có hai tên tiếng Anh khác nhau trong hồ sơ ECFMG và đơn bảo lãnh, viên chức xét duyệt sẽ đặt câu hỏi.

Khi bản dịch bị thiếu, chưa đầy đủ hoặc không có chứng nhận, USCIS có thể ra Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE), và chính sách cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần RFE. Chứng cứ hỗ trợ cho bác sĩ H-1B thường gồm bằng cấp, bảng điểm và giấy phép hành nghề, nên thiếu sót ở bất kỳ giấy tờ nào cũng ảnh hưởng đến hồ sơ. Trang dịch vụ bản dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS cho thấy cách xử lý phần chứng nhận và bố cục của các trang đã dịch.

Trước khi đặt dịch, hãy gom đủ mọi trang của từng giấy tờ, bao gồm mặt sau của bằng tốt nghiệp và mọi phụ lục, rồi kiểm tra họ tên và ngày tháng đã khớp nhau. Chúng tôi lập một bản chứng nhận riêng cho từng giấy tờ, và trang dịch hồ sơ y tế liệt kê những hồ sơ khác mà bác sĩ thường bổ sung vào hồ sơ.