Dịch giấy tờ hỗ trợ Form I-131 cho các loại giấy phép đi lại

Form I-131 là một đơn dùng cho nhiều loại giấy phép đi lại, và mỗi loại được hỗ trợ bằng những hồ sơ tiếng nước ngoài khác nhau. USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận có chữ ký cho từng hồ sơ đó, vì vậy kế hoạch dịch thuật phụ thuộc vào loại giấy phép đi lại mà đơn đang yêu cầu.

Các giấy tờ hỗ trợ Form I-131 cần dịch

Trang Form I-131 trên uscis.gov liệt kê các loại giấy phép đi lại mà đơn này có thể yêu cầu. Có ba loại đáng chú ý ở đây. Advance parole cho phép một số người nộp đơn, chẳng hạn người có Form I-485 đang chờ xử lý, xin phép được quay trở lại sau chuyến đi. Reentry permit dành cho thường trú nhân dự định ở nước ngoài trong thời gian dài. Humanitarian parole là yêu cầu được nộp cho một người đang ở bên ngoài Hoa Kỳ.

Bản thân đơn bằng tiếng Anh, nhưng chứng cứ đi kèm thì thường không phải. Giấy chứng tử từ nước khác, thư của bệnh viện, hợp đồng lao động nước ngoài hay thư nhập học của một trường đại học ở nước ngoài đều phải được nộp kèm bản dịch tiếng Anh. USCIS yêu cầu bản dịch phải đầy đủ, có lời xác nhận của biên dịch viên về năng lực ở cả hai ngôn ngữ và được chứng nhận là chính xác. Luật sư hoặc đại diện được công nhận sẽ quyết định nên đính kèm những hồ sơ nào. Một công ty dịch thuật cung cấp dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS sẽ chuẩn bị mỗi hồ sơ thành một tài liệu được chứng nhận riêng.

Advance parole: giấy chứng tử và thư của bệnh viện

Người nộp đơn có Form I-485 đang chờ xử lý mà phải đi lại vì việc khẩn cấp trong gia đình thường cần chứng minh tình huống khẩn cấp đó. Các hồ sơ thường là bản dịch giấy chứng tử nước ngoài, thư của bệnh viện đã điều trị cho người thân, và đôi khi là bản xác nhận của bác sĩ điều trị. Mỗi loại là một tài liệu riêng và có giấy chứng nhận riêng, đó là cách làm an toàn hơn. Trước khi đặt dịch, hãy xem mục của quốc gia đó trong bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, nơi cho biết cơ quan cấp giấy chứng tử cung cấp phiên bản nào, để bạn không tốn phí cho nhầm loại.

Giấy chứng tử chứa những chi tiết rất dễ bị bỏ sót. Giấy ghi số đăng ký, nơi và ngày mất, nguyên nhân tử vong nếu cơ quan đăng ký có ghi, cùng tên của cha mẹ hoặc vợ/chồng. Khi giấy chứng tử đến từ một nước nói tiếng Ả Rập, ngày tháng có thể theo lịch Hijri và tên người có thể gồm bốn phần: tên riêng, tên cha, tên ông và họ. Một bản dịch giấy chứng tử tiếng Ả Rập cẩn thận giữ nguyên từng ngày như đã viết và đặt ngày dương lịch tương ứng trong ngoặc vuông để viên chức thấy cả hai. Thư của bệnh viện và thư của người thân từ cùng quốc gia cũng được xử lý theo quy trình này trong dịch vụ dịch thuật tiếng Ả Rập.

Reentry permit: hợp đồng, thư nhập học và hồ sơ kinh doanh

Thường trú nhân sẽ ở nước ngoài phải giải thích lý do. Các hồ sơ hỗ trợ thường là hợp đồng lao động với nhà tuyển dụng nước ngoài, thư nhập học của trường đại học, hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ sở hữu bất động sản, hoặc giấy đăng ký kinh doanh. Hợp đồng lao động nước ngoài được dịch như mọi bản dịch hợp đồng pháp lý khác: từng điều khoản, từng phụ lục, phần chữ ký và con dấu công ty đều được dịch, và số trang khớp với bản gốc để viên chức có thể đối chiếu.

Thư nhập học và hồ sơ bất động sản thường ngắn, nhưng chứa tên, ngày tháng và số đăng ký sẽ được đối chiếu với các phần khác của hồ sơ. Thiếu một con dấu hoặc để nguyên phần chân trang chưa dịch sẽ khiến bản dịch không đầy đủ, vì đầy đủ nghĩa là mọi thứ được in hoặc viết trên trang, kể cả mặt sau nếu có nội dung.

Humanitarian parole: chứng cứ từ bên ngoài Hoa Kỳ

Yêu cầu humanitarian parole được nộp thay cho một người đang ở nước ngoài, nên phần lớn chứng cứ bằng tiếng nước ngoài: giấy tờ tùy thân, thư của người thân ở Hoa Kỳ và ở nước ngoài, và các hồ sơ cho thấy tình huống khẩn cấp. Giấy tờ tùy thân, thường là hộ chiếu và giấy khai sinh, được dịch đầy đủ. Một bản dịch hộ chiếu bao gồm trang dữ liệu, mọi visa hoặc dấu nhập cảnh, và mọi trang xác nhận hoặc sửa đổi có chữ.

Thư của người thân được dịch đúng như đã viết. Giọng văn, thứ tự trình bày và mọi điều người viết chưa chắc chắn đều được giữ nguyên. Một lá thư viết vội hoặc đầy cảm xúc vẫn vội hoặc đầy cảm xúc trong tiếng Anh, và sự do dự hay câu chưa chắc chắn của người viết được giữ lại nguyên trạng. Trau chuốt câu chữ sẽ làm thay đổi nội dung mà viên chức đọc.

Dịch thư y tế mà không thêm diễn giải

Chẩn đoán, phác đồ điều trị và bản xác nhận của bác sĩ là những hồ sơ có khả năng cao nhất được đính kèm vào một yêu cầu khẩn cấp. Bản dịch tái hiện chẩn đoán đúng như bác sĩ nước ngoài đã viết, cùng với tên xét nghiệm, tên thuốc, liều lượng, ngày tháng, tiêu đề của bệnh viện và chữ ký. Biên dịch viên không giải thích chẩn đoán, không chuyển sang một thuật ngữ lâm sàng khác và không nhận xét về mức độ nghiêm trọng của tình trạng bệnh. Nếu một ghi chú viết tay không đọc được, nó được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán.

Bệnh viện nước ngoài dùng các chữ viết tắt khác với của Mỹ, và một lần đoán sai có thể làm đổi nghĩa của cả dòng. Một bản tóm tắt xuất viện bằng tiếng Tây Ban Nha có thể dùng chữ viết tắt không có từ tương đương trực tiếp trong tiếng Anh, vì vậy biên dịch viên giữ nguyên chữ viết tắt kèm ghi chú trong ngoặc vuông và chỉ viết đầy đủ thuật ngữ khi tài liệu gốc cho phép xác định chắc chắn nghĩa. Sự cẩn trọng tương tự áp dụng cho bản dịch hồ sơ y tế tiếng Tây Ban Nha. Chỉ dùng dịch máy thì không đáp ứng yêu cầu vì không có chứng nhận của người dịch và thường xử lý sai tên thuốc, ngày tháng và chữ viết tắt.

Nên dịch giấy tờ Form I-131 nào trước

Các yêu cầu khẩn cấp không có nhiều thời gian để chuẩn bị chậm, nên thứ tự chuẩn bị rất quan trọng. Nên dịch trước các hồ sơ chứng minh lý do đi lại hoặc lý do của yêu cầu, vì phần còn lại của bộ hồ sơ phụ thuộc vào chúng. Tiếp theo là giấy tờ tùy thân, rồi đến các thư hỗ trợ và hồ sơ bổ trợ.

1. Các hồ sơ chứng minh việc khẩn cấp hoặc lý do ở nước ngoài, chẳng hạn giấy chứng tử, thư của bệnh viện hoặc hợp đồng nước ngoài.
2. Giấy tờ tùy thân của người sẽ đi lại hoặc được parole.
3. Thư của người thân, nhà tuyển dụng hoặc tổ chức mô tả tình huống.
4. Hồ sơ bổ trợ có thêm chi tiết nhưng không phải là lý do chính.

Làm việc theo thứ tự đó cũng giúp văn phòng luật sư sớm phát hiện trang bị thiếu, khi vẫn còn thời gian để xin khách hàng bản quét tốt hơn.

Khớp tên và ngày tháng với Form I-131 và hộ chiếu

Mọi hồ sơ đã dịch đều được đối chiếu với đơn và với hộ chiếu. Cách viết tên trong bản dịch nên theo hộ chiếu, vì hộ chiếu là giấy tờ tùy thân mà viên chức đã có. Nếu một hồ sơ nước ngoài viết cùng một cái tên theo cách khác, bản dịch thể hiện cách viết trong tài liệu gốc và luật sư quyết định cách xử lý sự khác biệt đó. Ngày tháng trong bản dịch theo định dạng tháng, ngày, năm của Hoa Kỳ, và ngày theo lịch gốc được giữ lại khi tài liệu gốc dùng một loại lịch khác.

Trước khi đặt dịch, hãy gửi bản quét rõ nét của mọi trang, kể cả mặt sau, cùng với trang dữ liệu hộ chiếu và một bản sao đơn nháp. Khi có toàn bộ bộ hồ sơ, công ty dịch thuật có thể đối chiếu tên và số giữa mọi hồ sơ, và chúng tôi chuẩn bị bản dịch được chứng nhận của hồ sơ y tế cùng các giấy tờ hỗ trợ khác thành một bộ thống nhất.