Dịch giấy tờ điều chỉnh tình trạng cho người được cấp tị nạn nộp Form I-485

Người được cấp tị nạn (asylee) hoặc người tị nạn (refugee) nộp Form I-485 cần bản dịch tiếng Anh được chứng nhận cho mọi giấy tờ tiếng nước ngoài trong hồ sơ. Trên thực tế, đó là hộ chiếu hoặc thẻ căn cước quốc gia, giấy đăng ký kết hôn cấp ở nước ngoài sau khi được cấp quy chế, giấy khai sinh của con sinh ở nước ngoài, và mọi bằng chứng thứ cấp thay cho giấy tờ mà người nộp đơn không thể lấy được. Người được cấp tị nạn và người tị nạn đủ điều kiện xin thẻ xanh sau một năm ở trong quy chế, và trang Form I-485 của USCIS có liên kết đến bản hướng dẫn liệt kê các giấy tờ hỗ trợ. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định những gì đưa vào hồ sơ; công việc dịch thuật bắt đầu khi đã có danh sách đó.

Những giấy tờ I-485 nào của người được cấp tị nạn và người tị nạn cần dịch

USCIS yêu cầu mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ, và biên dịch viên phải xác nhận bản dịch đầy đủ, chính xác và nêu rõ mình có năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Công ty dịch thuật cung cấp dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS sẽ cấp xác nhận này. USCIS không có danh sách các công ty dịch thuật được phê duyệt, nên “bản dịch được USCIS chứng nhận” chỉ có nghĩa là bản dịch có xác nhận mà USCIS yêu cầu.

Những giấy tờ thường cần dịch nhất trong hồ sơ điều chỉnh tình trạng của người được cấp tị nạn hoặc người tị nạn gồm:

• Trang thông tin cá nhân cùng các trang visa, nhập cảnh và ghi chú xác nhận của hộ chiếu, hoặc thẻ căn cước quốc gia nếu người nộp đơn có.
• Giấy tờ đăng ký tị nạn hoặc các giấy tờ tùy thân khác cấp bên ngoài Hoa Kỳ, nếu người nộp đơn có.
• Giấy đăng ký kết hôn của cuộc hôn nhân diễn ra sau khi được cấp quy chế, khi người phối ngẫu thuộc hồ sơ.
• Giấy khai sinh của con, kể cả con sinh ở nước ngoài sau khi được cấp quy chế.
• Thư, bản khai có tuyên thệ và các bằng chứng thứ cấp khác viết bằng ngôn ngữ khác.

Hồ sơ tị nạn trước đó là nơi nên bắt đầu, vì cùng một hộ chiếu hoặc giấy khai sinh thường xuất hiện trong cả hai hồ sơ. Hồ sơ mới nên dùng cùng họ tên và cùng cách hiểu về từng giấy tờ, vì vậy nên lấy các bản dịch từ hồ sơ tị nạn ra và đối chiếu trước khi đặt dịch bất cứ thứ gì mới.

Dịch hộ chiếu và thẻ căn cước quốc gia, không kèm bình luận

Hộ chiếu hoặc thẻ căn cước quốc gia do nước mà người nộp đơn đã rời đi cấp được dịch như mọi giấy tờ tùy thân khác. Biên dịch viên dịch mọi trường thông tin in sẵn, cơ quan cấp, con dấu, ghi chú xác nhận, các dòng mã đọc bằng máy và nội dung viết tay, đồng thời mô tả chữ ký và con dấu trong dấu ngoặc vuông. Bản dịch chỉ ghi lại những gì giấy tờ nói. Bản dịch không thêm ghi chú nào về quốc gia, chính phủ hay lý do người nộp đơn ra đi.

Nhiều hộ chiếu in trang thông tin cá nhân bằng tiếng Anh, nhưng dấu nhập cảnh và xuất cảnh, các trang visa và ghi chú gia hạn thường bằng ngôn ngữ địa phương. Viên chức chỉ có thể đối chiếu một con dấu đã dịch với bản gốc khi mỗi con dấu xuất hiện kèm ngày và nơi cấp. Một bản dịch hộ chiếu cho USCIS chỉ gồm trang có ảnh sẽ để các trang còn lại không được giải thích. Trang trống được ghi chú là trang trống, và con dấu không đọc được được ghi “[illegible]” chứ không được đoán. Hộ chiếu hết hạn vẫn được dịch nếu nằm trong hồ sơ, và các ngày tháng được chép đúng như trên trang.

Cách viết họ tên phải khớp với quyết định cấp tị nạn và I-94

Người được cấp tị nạn và người tị nạn thường đã có sẵn một cách viết họ tên trong hồ sơ: quyết định cấp tị nạn hoặc cho nhập cảnh diện tị nạn, I-94, và thường là thẻ cho phép làm việc. Mỗi bản dịch nên được đối chiếu với cách viết đó trước khi hoàn tất. Một họ tên được viết theo ba cách khác nhau giữa hộ chiếu, giấy đăng ký kết hôn và giấy khai sinh của con sẽ khiến viên chức có lý do để đặt câu hỏi.

Họ tên trong các hệ chữ không phải Latinh có nhiều cách viết tiếng Anh chấp nhận được, vì vậy phiên âm họ tên cho USCIS nên theo một cách viết thống nhất trong toàn bộ hồ sơ. Khi hồ sơ hiện có mang một cách viết mà người nộp đơn nay cho là sai, biên dịch viên không lặng lẽ sửa. Bản dịch báo lại những gì giấy tờ gốc thể hiện, còn người nộp đơn và luật sư sẽ quyết định xử lý điểm khác biệt đó. Chuỗi họ tên bốn phần trong tiếng Ả Rập, gồm tên riêng, tên cha, tên ông và họ, là nguồn gây sai lệch thường gặp, vì thứ tự và số lượng tên trong bản gốc hiếm khi khớp với các ô trên mẫu đơn của Hoa Kỳ.

Dịch giấy đăng ký kết hôn cho hôn nhân sau khi được cấp quy chế

Người nộp đơn kết hôn sau khi nhận quy chế tị nạn có thể có giấy đăng ký kết hôn từ quê hương, từ nước thứ ba hoặc từ Hoa Kỳ. Giấy tờ của Hoa Kỳ không cần dịch. Giấy tờ từ nước ngoài thì cần, và bản dịch giấy đăng ký kết hôn gồm thông tin cơ quan đăng ký, họ tên của cả hai vợ chồng và người làm chứng nếu có, ngày tháng, số đăng ký và mọi con dấu.

Một số nước cấp giấy đăng ký kết hôn viết tay, khiến việc dịch giấy đăng ký kết hôn tiếng Dari là công việc của người đọc được chữ viết tay cũng như ngôn ngữ. Khi giấy tờ dùng lịch khác, bản dịch ghi ngày đúng như trong bản gốc, để viên chức có thể so sánh với ngày đã quy đổi. Hợp đồng hôn nhân theo nghi thức tôn giáo được dịch đầy đủ, kể cả những điều khoản trông có vẻ thông thường.

Giấy khai sinh của con cấp ở nước ngoài

Đứa con sinh sau khi được cấp quy chế có thể có giấy khai sinh của nước mà gia đình sống vào thời điểm đó, và không phải lúc nào cũng là quê hương. Giấy khai sinh được dịch đầy đủ, với họ tên của cha mẹ được viết theo cách chính giấy tờ của họ viết. Nếu họ tên của cha hoặc mẹ trên giấy khai sinh của con khác với trên hộ chiếu, biên dịch viên báo lại cách viết trong bản gốc, còn gia đình và luật sư sẽ quyết định cách giải thích điểm khác biệt đó.

Bộ Ngoại giao công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country liệt kê từng nước cấp những loại giấy tờ hộ tịch nào và phiên bản nào được chấp nhận. Người nộp đơn nên xem bảng này trước khi đặt dịch, vì bản trích lục đầy đủ và bản trích lục rút gọn là hai giấy tờ khác nhau, và dịch nhầm bản sẽ mất phí vô ích. Một số nước nói tiếng Ả Rập, đặc biệt là Ả Rập Xê Út, cấp giấy tờ ghi ngày theo lịch Hijri, nên bản dịch giấy khai sinh tiếng Ả Rập phải xử lý được loại lịch này. Các gia đình cần dịch vụ dịch tiếng Ả Rập thường mang theo nhiều giấy tờ như vậy cùng lúc.

Bằng chứng thứ cấp khi không thể lấy giấy tờ từ quê hương

Một số người nộp đơn không thể lấy giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ tùy thân từ cơ quan đã cấp. Khi đó người nộp đơn chứng minh giấy tờ không có sẵn, thường bằng văn bản của cơ quan cấp hoặc một mục trong Bảng đối ứng cho biết giấy tờ đó nói chung không có sẵn, và nộp bằng chứng thứ cấp thay thế. Bằng chứng thứ cấp có thể gồm hồ sơ nhà thờ hoặc giấy rửa tội, học bạ, hồ sơ y tế, và bản khai có tuyên thệ của những người trực tiếp biết sự việc, thường là hai người.

Mỗi tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong số đó đều cần bản dịch được chứng nhận riêng. Dịch máy không đáp ứng yêu cầu này, vì không có chứng nhận của con người và thường xử lý sai họ tên, ngày tháng và chữ viết tắt.

Trước khi đặt dịch, người nộp đơn nên gom từng giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, đối chiếu với Bảng đối ứng và so cách viết họ tên với quyết định cấp tị nạn và I-94. Chúng tôi lập một xác nhận riêng cho từng giấy tờ, đây là cách làm an toàn hơn, và bản dịch giấy tờ tị nạn ban đầu là tài liệu tham khảo tốt để khớp cách viết trong hồ sơ mới.