Dịch giấy tờ I-485 diện phụ thuộc cho vợ/chồng và con

Vợ/chồng hoặc con điều chỉnh tình trạng cư trú theo diện phụ thuộc sẽ nộp Form I-485 riêng, và mỗi đơn đều cần hồ sơ hộ tịch bằng tiếng nước ngoài được dịch sang tiếng Anh kèm giấy chứng nhận. Giấy chứng nhận kết hôn chứng minh quan hệ giữa vợ/chồng và đương đơn chính, còn giấy khai sinh của mỗi người con chứng minh quan hệ giữa con và cha hoặc mẹ. Hộ chiếu, hồ sơ nhận con nuôi hoặc giám hộ, và giấy tờ chứng minh các cuộc hôn nhân trước đã chấm dứt sẽ hoàn thiện bộ hồ sơ.

Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài, được biên dịch viên chứng nhận là đầy đủ và chính xác, kèm lời xác nhận rằng biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ. Khi đương đơn chính giữ tình trạng H-1B, L-1, E-2 hoặc tình trạng khác, các thành viên gia đình thường giữ tình trạng phụ thuộc tương ứng, chẳng hạn H-4 hoặc L-2. Luật sư hoặc đại diện được công nhận sẽ quyết định ai đủ điều kiện và cần nộp gì, nên phần dưới đây chỉ nói về hồ sơ giấy tờ. Các quy định chung có trên trang dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS.

Những giấy tờ I-485 diện phụ thuộc nào cần dịch

Mọi giấy tờ không phải bằng tiếng Anh đều cần có bản dịch trong hồ sơ của từng thành viên gia đình, kể cả những giấy tờ mà đương đơn chính đã nộp trước đó. Nếu I-129 hoặc I-140 trước đây đã có bản dịch giấy chứng nhận kết hôn, I-485 của người phụ thuộc cần kèm một bản sao của bản dịch đó cùng giấy chứng nhận của nó.

Với một gia đình thông thường, danh sách khá ngắn:

• giấy chứng nhận kết hôn liên kết vợ/chồng với đương đơn chính;
• giấy khai sinh của từng người con, ghi tên cả cha và mẹ;
• các trang hộ chiếu của từng thành viên gia đình có dữ liệu nhân thân và mọi thị thực hoặc dấu xuất nhập cảnh;
• hồ sơ nhận con nuôi, giám hộ hoặc quyền nuôi dưỡng đối với người con không phải con ruột;
• quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử cho bất kỳ cuộc hôn nhân trước nào của một trong hai vợ chồng.

Các hồ sơ phải thống nhất với nhau. Một bộ hồ sơ gia đình trong đó tên của vợ/chồng xuất hiện với ba cách viết khác nhau sẽ gây ra những câu hỏi mà thêm một tài liệu cũng không giải quyết được.

Dịch giấy chứng nhận kết hôn cho I-485 của vợ/chồng

Hồ sơ kết hôn là bằng chứng chính của mối quan hệ, nên bản dịch giấy chứng nhận kết hôn phải thể hiện mọi thành phần in sẵn và viết tay: tên của cả hai vợ chồng, ngày và nơi kết hôn, số đăng ký, cơ quan cấp, cùng mọi con dấu hoặc ghi chú bên lề. Ngày kết hôn và cách viết tên của cả hai vợ chồng nên khớp với đơn bảo lãnh trước đó của đương đơn chính. Nếu hồ sơ trước đây dùng cách viết khác, biên dịch viên vẫn dịch đúng những gì giấy chứng nhận thể hiện, và gia đình giải thích sự khác biệt riêng thay vì sửa bản dịch cho khớp.

Một số hồ sơ cần chú ý thêm. Giấy chứng minh quan hệ hôn nhân của Hàn Quốc (혼인관계증명서) được cấp theo hệ thống sổ đăng ký quan hệ gia đình thay thế hojeok vào năm 2008, và bản dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Hàn phải theo đúng từng mục của giấy này, giống như mọi bản dịch tiếng Hàn sang tiếng Anh được chứng nhận khác. Một số nước cấp giấy chứng nhận vào thời điểm tổ chức đám cưới và sau đó cấp một bản trích lục đăng ký riêng. Reciprocity Schedule của Bộ Ngoại giao cho biết phiên bản nào được chấp nhận đối với từng quốc gia, và bạn nên kiểm tra trước khi trả phí dịch.

Hôn nhân đăng ký sau lễ cưới theo nghi thức tôn giáo

Ở một số quốc gia, cặp đôi làm lễ cưới theo nghi thức tôn giáo và đăng ký hôn nhân với cơ quan dân sự nhiều tháng hoặc nhiều năm sau đó. Khi ấy giấy chứng nhận dân sự ghi ngày đăng ký muộn hơn ngày cưới mà hai người khai. Bản dịch thể hiện cả hai ngày đúng như văn bản gốc. Giấy chứng nhận tôn giáo, nếu gia đình cũng nộp, được dịch như một tài liệu riêng với giấy chứng nhận riêng. Biên dịch viên không điều chỉnh hai ngày này cho khớp nhau trong bản dịch.

Giấy khai sinh phải ghi tên cả cha và mẹ

Quan hệ của con với đương đơn chính được chứng minh bằng giấy khai sinh, nên giấy này cần ghi tên đương đơn chính là cha hoặc mẹ. Nhiều quốc gia cấp bản trích lục rút gọn chỉ ghi tên, ngày và nơi sinh của đứa trẻ. Bản trích lục như vậy thường bỏ sót thông tin cha mẹ, nên không thể chứng minh quan hệ dù được dịch hoàn hảo. Chẳng hạn, Ba Lan cấp cả bản đầy đủ (odpis zupełny) lẫn bản rút gọn (odpis skrócony), và cách phân chia này cũng có ở nơi khác.

Vì vậy gia đình nên xin bản đầy đủ từ cơ quan cấp trước khi bắt đầu dịch. Bản dịch giấy khai sinh tiếng Trung cũng phải chuyển đổi cẩn thận thứ tự ngày bắt đầu bằng năm, và tên của cha mẹ nên được viết đúng như trong hộ chiếu của họ. Nếu tên của cha hoặc mẹ khác nhau giữa giấy khai sinh và hộ chiếu, bản dịch theo giấy khai sinh.

Hồ sơ nhận con nuôi, giám hộ và hộ chiếu

Người con không phải con ruột của đương đơn chính cần có hồ sơ cho thấy quan hệ pháp lý được hình thành như thế nào: quyết định nhận con nuôi, lệnh của tòa án hoặc giấy tờ giám hộ, và giấy khai sinh đã điều chỉnh nếu có. Bản dịch hồ sơ nhận con nuôi bao gồm mọi trang của hồ sơ tòa án được nộp, kể cả số hồ sơ vụ việc, tên thẩm phán và con dấu. Khi một đoạn không đọc được, biên dịch viên đánh dấu là [không đọc được] và không đoán. Với con riêng, hãy xem bài viết riêng về dịch giấy tờ thẻ xanh cho con riêng.

Với hộ chiếu, trang dữ liệu và mọi trang có thị thực, dấu nhập cảnh hoặc sửa đổi là quan trọng nhất khi chúng không bằng tiếng Anh. Cách viết tên trong hộ chiếu của mỗi người thường trở thành mốc tham chiếu cho cả hồ sơ gia đình, nên người dịch các hồ sơ khác cần xem nó trước.

Sắp xếp một bộ hồ sơ gia đình với một giấy chứng nhận cho mỗi tài liệu

Một bộ hồ sơ gia đình gồm nhiều giấy tờ của nhiều người, và viên chức phải đối chiếu từng bản dịch với bản gốc. Cách an toàn hơn là mỗi tài liệu được dịch có một giấy chứng nhận riêng, gồm họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, lời xác nhận về năng lực, lời xác nhận bản dịch đầy đủ và chính xác, và một dòng nhận diện tài liệu. Khi đó bản dịch giấy chứng nhận kết hôn tự đứng độc lập, và bản dịch giấy khai sinh của từng người con cũng vậy.

Vợ/chồng và từng người con có thể mỗi người nộp một I-485 kèm bản sao giấy chứng nhận kết hôn và hồ sơ riêng của đương đơn chính, nên bản dịch của các hồ sơ dùng chung này phải có cùng một nội dung trong mọi bộ hồ sơ. Khi các hồ sơ được đọc cùng nhau, rất dễ nhận ra cùng một cái tên có cách viết khác nhau giữa bộ này với bộ khác.

USCIS có thể gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo về ý định từ chối (Notice of Intent to Deny) khi thiếu bản dịch hoặc bản dịch không được chứng nhận, và chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần gửi yêu cầu khi bằng chứng ban đầu không đủ. Bản dịch máy không có chứng nhận của con người và thường xử lý sai tên và ngày tháng, nên không đáp ứng yêu cầu.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch

Hãy chuẩn bị bản đầy đủ của từng hồ sơ hộ tịch, bản quét rõ nét của mọi trang kể cả mặt sau, và đơn bảo lãnh trước đó của đương đơn chính để có thể đối chiếu cách viết tên và ngày kết hôn. Kiểm tra mục của quốc gia đó trong Reciprocity Schedule, rồi cho dịch giấy khai sinh của từng người con cùng lúc với hồ sơ kết hôn, để toàn bộ hồ sơ gia đình được dịch theo cùng một bộ cách viết tên. Texliff chuẩn bị mỗi bản dịch kèm giấy chứng nhận riêng.