Miễn trừ I-601 và I-601A: dịch bằng chứng về hoàn cảnh khó khăn từ nước ngoài

Mọi tài liệu về hoàn cảnh khó khăn trong hồ sơ miễn trừ I-601 hoặc I-601A được viết bằng ngôn ngữ khác đều cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm chứng nhận của biên dịch viên. Quy định của USCIS yêu cầu điều này đối với mọi tài liệu tiếng nước ngoài trong hồ sơ, và thư của bác sĩ ở nước ngoài phải tuân theo cùng quy tắc như giấy khai sinh.

Form I-601, tức Đơn xin miễn trừ các lý do không đủ điều kiện nhập cảnh, và Form I-601A, tức Đơn xin miễn trừ tạm thời về thời gian cư trú bất hợp pháp, được xét dựa trên bằng chứng trong bộ hồ sơ. Phần lớn bằng chứng đó đến từ nước khác: hồ sơ y tế, học bạ, thư của người thân, giấy tờ tài chính. Dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS giúp viên chức đọc được từng giấy tờ trong số đó.

Những tài liệu về hoàn cảnh khó khăn từ nước ngoài nào cần bản dịch được chứng nhận

Bộ hồ sơ về hoàn cảnh khó khăn được lập từ mọi thứ cho thấy tình hình của người thân đủ điều kiện và của gia đình. Khi người thân đó sống ở nước ngoài, hoặc gia đình lưu giữ giấy tờ ở quê nhà, nhiều giấy tờ sẽ không bằng tiếng Anh. Các ví dụ điển hình là giấy ra viện, kết quả xét nghiệm, đơn thuốc, thư của bác sĩ điều trị, học bạ của con cái, thư của nơi làm việc, phiếu lương, sao kê ngân hàng, giấy tờ nhà đất và lời khai bằng văn bản của người thân.

Mỗi loại đều được xử lý như nhau: một bản dịch tiếng Anh đầy đủ và một giấy chứng nhận có chữ ký của công ty dịch thuật. USCIS không có danh sách biên dịch viên được phê duyệt và không cấp chứng chỉ cho biên dịch viên, nên "bản dịch được USCIS chứng nhận" chỉ có nghĩa là bản dịch có kèm phần chứng nhận mà USCIS yêu cầu. Tài liệu nào được đưa vào bộ hồ sơ và chúng hỗ trợ đơn miễn trừ ra sao là do luật sư hoặc đại diện được công nhận quyết định, không phải công ty dịch thuật.

Hồ sơ y tế được dịch đúng như đã viết, không diễn giải

Hồ sơ y tế là phần mang tính kỹ thuật nhất trong hầu hết các bộ hồ sơ về hoàn cảnh khó khăn. Một bệnh viện ở Mexico hoặc Colombia có thể ghi chẩn đoán bằng cách viết tắt lâm sàng, với từ viết tắt, tên thuốc và cách ghi liều lượng khác với thông lệ ở Mỹ. Nếu bản gốc ghi "DM2" hoặc "HTA", bản tiếng Anh giữ nguyên chữ viết tắt như đã viết, và phần giải nghĩa trong ngoặc vuông chỉ được thêm khi ý nghĩa hoàn toàn chắc chắn.

Biên dịch viên không chẩn đoán, không sửa và không giải thích. Chẩn đoán được giữ đúng như bác sĩ đã viết, kể cả những cách diễn đạt dè dặt như "có khả năng" hoặc "cần loại trừ", và các giá trị xét nghiệm giữ nguyên đơn vị gốc. Con dấu, số giấy phép hành nghề của bác sĩ, chữ ký và ghi chú viết tay bên lề được mô tả trong ngoặc vuông. Bất cứ chỗ nào không đọc được đều được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán, vì một từ đoán sai trong hồ sơ y tế có thể làm thay đổi nội dung mà tài liệu thể hiện. Dịch hồ sơ y tế tiếng Tây Ban Nha cũng tuân theo những quy tắc này.

Dịch máy không đáp ứng yêu cầu. Bản dịch máy không có chứng nhận của con người, và xử lý sai tên, ngày tháng, từ viết tắt cùng các thuật ngữ lâm sàng, vốn là những điều quan trọng nhất trong một báo cáo về hoàn cảnh khó khăn.

Thư và bản khai có tuyên thệ của người thân được dịch đầy đủ

Người thân ở nước ngoài thường viết về sức khỏe của người thân đủ điều kiện, tài chính của hộ gia đình hoặc những điều kiện sống mà gia đình sẽ phải đối mặt. Một lá thư, hoặc một bản dịch bản khai có tuyên thệ có chữ ký của người biết trực tiếp sự việc, được dịch sát từng chữ. Biên dịch viên không chỉnh lại ngữ pháp, không gộp các câu ngắn và không làm giọng văn nhẹ đi, và lời khai ở ngôi thứ nhất vẫn giữ ở ngôi thứ nhất.

Mọi thứ có trên trang giấy đều thuộc về bản dịch: tiêu đề thư, ngày tháng, khối địa chỉ, lời kết, chữ ký và mọi con dấu hoặc dấu của người làm chứng. Chữ ký xuất hiện dưới dạng "[signature]". Thư viết tay rất phổ biến trong các bộ hồ sơ này, và từ nào biên dịch viên không đọc được sẽ được đánh dấu chứ không điền vào. Nhiều thư của người thân ở Mỹ Latinh được viết bằng tiếng Tây Ban Nha, và dịch vụ dịch tiếng Tây Ban Nha thực hiện chúng theo cùng quy tắc như mọi giấy tờ khác.

Giấy chứng tử, học bạ, giấy tờ tài chính và bài báo

Khi một người thân gần gũi qua đời, bản dịch giấy chứng tử phải theo định dạng của quốc gia cấp giấy. Bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao liệt kê mỗi quốc gia cấp những giấy tờ hộ tịch nào và phiên bản nào được chấp nhận, vì vậy cần tìm đúng phiên bản trước khi đặt dịch bất cứ thứ gì.

Học bạ của con cái sống ở nước ngoài được dịch giữ nguyên điểm số, tên môn học, thang điểm và con dấu. Giấy tờ tài chính cũng được xử lý đúng nguyên văn như vậy. Một bản dịch báo cáo tài chính giữ nguyên mọi con số, ký hiệu tiền tệ, ngày tháng và nhãn tài khoản như bản in, và biên dịch viên không quy đổi tiền tệ hay tính lại tổng số. Khoản thanh toán ghi bằng tiền địa phương vẫn giữ bằng loại tiền đó, và mọi việc quy đổi do phụ lục riêng của luật sư đảm nhiệm.

Tài liệu về tình hình đất nước là nơi duy nhất mà một phần tài liệu, chứ không phải toàn bộ, được dịch. Với báo chí hoặc ấn phẩm khác, chỉ cần dịch bài viết liên quan. Một báo cáo bệnh viện hay một lá thư thì không bao giờ được xử lý theo cách đó.

Số trang và thứ tự phụ lục trong bộ hồ sơ về hoàn cảnh khó khăn

Các bộ hồ sơ về hoàn cảnh khó khăn thường dài, và mỗi bản dịch phải khớp với bản gốc từng trang một. Một hồ sơ bệnh viện bốn mươi trang sẽ cho ra bản dịch bốn mươi trang tương ứng, với mặt sau của trang được dịch bất cứ khi nào có nội dung. Bản dịch một phần, bản tóm tắt và bản "chỉ các trang liên quan" không đáp ứng yêu cầu, nên không thể rút ngắn bộ hồ sơ ở khâu dịch thuật.

Bố cục nhất quán giúp viên chức đối chiếu từng phần đã dịch với bản gốc. Mỗi bản gốc được đặt cùng bản dịch của nó, và mỗi tài liệu đã dịch có giấy chứng nhận riêng, đây là cách làm an toàn hơn. Luật sư đặt số phụ lục và thứ tự, còn công ty dịch thuật giữ cách đánh số trang khớp với mục lục phụ lục. Số trang thay đổi sau khi bộ hồ sơ đã được đánh số có thể làm sai mục lục, nên bản gốc cần được chốt trước khi bắt đầu dịch.

Tên và ngày tháng phải khớp với hồ sơ I-130 và I-485

Tên là nơi phần lớn sự không nhất quán xuất hiện trong bộ hồ sơ về hoàn cảnh khó khăn. Một người nộp đơn nói tiếng Tây Ban Nha có thể có hai họ trong một hồ sơ, một họ trong hồ sơ khác và họ sau khi kết hôn trong hồ sơ thứ ba. Cách viết trong hộ chiếu và trong các giấy tờ hộ tịch đã nộp cùng Form I-130 hoặc Form I-485 nên làm chuẩn cho mọi bản dịch về sau, trừ khi chính tài liệu gốc ghi cách viết khác. Trong trường hợp đó, biên dịch viên tái hiện đúng những gì tài liệu ghi, còn luật sư quyết định cách giải thích sự khác biệt.

Ngày tháng cũng theo quy tắc tương tự. Bản dịch viết ngày theo định dạng Hoa Kỳ gồm tháng, ngày và năm, và một ngày tháng mơ hồ trong bản gốc được dịch như đã in kèm ghi chú trong ngoặc vuông chứ không âm thầm chuyển đổi. Một bản sao hồ sơ đã nộp trước đó, hoặc ít nhất là trang hộ chiếu, giúp công ty dịch thuật đối chiếu cách viết trước khi các tài liệu mới hoàn tất.

Trước khi gửi bộ hồ sơ cho luật sư, hãy kiểm tra rằng mỗi trang tiếng nước ngoài đều có một trang tiếng Anh tương ứng, mỗi bản dịch đều có giấy chứng nhận có chữ ký và tên khớp với hồ sơ đã nộp trước đó. Với hồ sơ y tế, hãy gửi bản sao đầy đủ thay vì chỉ các trang chọn lọc cho nhóm chuẩn bị bản dịch hồ sơ y tế được chứng nhận của bạn, để không còn gì phải dịch thêm về sau.