Dịch giấy tờ tài chính từ nước ngoài cho Form I-864

Tờ khai thuế nước ngoài, sao kê ngân hàng nước ngoài, thư xác nhận của nơi làm việc, bản định giá tài sản và sao kê lương hưu đính kèm Form I-864 đều cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm chứng nhận của biên dịch viên, vì USCIS yêu cầu điều này cho mọi tài liệu có chứa tiếng nước ngoài. Những tài liệu vốn đã bằng tiếng Anh, chẳng hạn bảng kê thuế của IRS, không cần dịch. Bản thân Form I-864 Affidavit of Support là biểu mẫu tiếng Anh, nên vấn đề chỉ đặt ra với phần chứng cứ mà người bảo lãnh, người đồng bảo lãnh hoặc thành viên hộ gia đình nộp kèm. Trang của USCIS về Form I-864 có biểu mẫu và hướng dẫn mới nhất, trong đó nêu những hồ sơ hỗ trợ cần nộp cùng bản khai.

Những tài liệu đính kèm Form I-864 nào cần bản dịch được chứng nhận

Người bảo lãnh sống ở nước ngoài, người đồng bảo lãnh có thu nhập từ quốc gia khác, hoặc thành viên hộ gia đình khai tài sản ở nước ngoài thường có những hồ sơ chưa bao giờ được cấp bằng tiếng Anh. Quy định của USCIS yêu cầu mỗi hồ sơ đó phải kèm bản dịch tiếng Anh, và biên dịch viên phải xác nhận bản dịch đầy đủ, chính xác và bản thân có năng lực ở cả hai ngôn ngữ. Tiêu chuẩn này cũng áp dụng cho mọi tài liệu tiếng nước ngoài khác trong hồ sơ, như trình bày ở trang dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS, và phần giải thích chung có trong bài viết của Texliff về yêu cầu dịch tài liệu của USCIS.

Năm loại hồ sơ sau thường được cấp bằng tiếng nước ngoài nhất:

• Cơ quan thuế nước ngoài cấp tờ khai thuế thu nhập và thông báo ấn định thuế.
• Ngân hàng nước ngoài cấp sao kê, sổ tiết kiệm và thư xác nhận tài khoản.
• Nhà tuyển dụng nước ngoài viết thư nêu chức vụ, mức lương và thời gian làm việc.
• Đơn vị định giá hoặc cơ quan đăng ký đất đai cấp bản định giá bất động sản, giấy chứng nhận quyền sở hữu và trích lục đăng ký.
• Đơn vị cung cấp ở nước ngoài cấp sao kê lương hưu và tài khoản hưu trí.

Luật sư hoặc người đại diện được công nhận phụ trách hồ sơ sẽ quyết định tài liệu nào được đưa vào hồ sơ. Công ty dịch thuật chỉ chuẩn bị bản tiếng Anh cho những gì đã được chọn.

Tờ khai thuế nước ngoài và hồ sơ của cơ quan thuế

Tờ khai thuế nước ngoài là một biểu mẫu có các nhãn trường in sẵn, các ô số liệu, và thường có con dấu hoặc số biên nhận điện tử. Một bản dịch tờ khai thuế đầy đủ dịch cả nhãn trường lẫn nội dung kê khai, để viên chức có thể đối chiếu mọi con số với dòng gốc. Phụ lục, tài liệu đính kèm và trang thông báo ấn định thuế hoặc trang biên nhận của cơ quan thuế cũng được dịch, vì chúng thuộc cùng một tài liệu.

Số và ngày tháng cần đặc biệt cẩn thận. Con số viết với dấu chấm làm dấu phân cách hàng nghìn và dấu phẩy làm dấu thập phân phải xuất hiện trong bản dịch theo dạng mà viên chức đọc đúng, còn ngày viết 03/04/2025 có thể là ngày 4 tháng 3 hoặc ngày 3 tháng 4, nên biên dịch viên viết tháng bằng chữ. Ngoài ra, bố cục được giữ sát với bản gốc nhất có thể, và năm tài chính không trùng với năm dương lịch được giữ nguyên như đã in. Chẳng hạn, tờ khai thuế thu nhập của Hàn Quốc có thể được đọc từng dòng qua bản dịch tờ khai thuế tiếng Hàn, trong đó mỗi nhãn trường tiếng Hàn được theo sau bởi bản dịch tiếng Anh, theo đúng thứ tự của bản gốc.

Sao kê ngân hàng và tài sản ở nước ngoài

Khi người bảo lãnh dựa vào tài sản, chứng cứ nộp kèm Form I-864 phải cho thấy ai sở hữu tài sản và tài sản đó trị giá bao nhiêu. Sao kê ngân hàng nước ngoài thường có tên chủ tài khoản, số tài khoản, số dư và danh sách giao dịch, và mọi dòng trong đó đều là một phần của tài liệu. Một bản dịch sao kê ngân hàng bao gồm phần đầu trang, mô tả giao dịch, số dư lũy kế, con dấu của ngân hàng và các ghi chú in ở cuối mỗi trang.

Sao kê của các ngân hàng ở Brazil hoặc Bồ Đào Nha là trường hợp thường gặp, và phần mô tả giao dịch thường dùng những chữ viết tắt mà chỉ ngân hàng phát hành mới định nghĩa. Một bản dịch sao kê ngân hàng tiếng Bồ Đào Nha có thể giữ nguyên chữ viết tắt gốc và thêm nghĩa tiếng Anh trong ngoặc, để viên chức thấy cả nguồn lẫn cách hiểu. Sao kê dài nhiều trang được dịch toàn bộ, kể cả những trang chỉ có vài dòng giao dịch.

Các tài liệu về quyền sở hữu đi cùng với sao kê. Giấy chứng nhận quyền sở hữu bất động sản, báo cáo định giá hoặc sao kê lương hưu được dịch như bất kỳ hồ sơ nào khác, và tên chủ tài khoản nên được viết giống nhau trong mọi bản dịch cũng như trên hộ chiếu và trên Form I-864. Nếu hồ sơ nước ngoài viết tên khác đi, bản dịch bám theo hồ sơ đó và nhóm pháp lý của người bảo lãnh sẽ giải thích sự khác biệt riêng.

Số tiền xuất hiện trong bản dịch như thế nào

Biên dịch viên ghi từng số tiền đúng như tài liệu nêu và nói rõ loại tiền tệ, chẳng hạn 4,250.00 real Brazil hoặc 3,100,000 won Hàn Quốc. Biên dịch viên không quy đổi số tiền sang đô la Mỹ. Việc quy đổi là một phép tính phụ thuộc vào tỷ giá và ngày áp dụng, và biên dịch viên không có thẩm quyền thêm một con số mà tài liệu gốc không có.

Khi chính tài liệu gốc nêu tỷ giá hối đoái hoặc ghi số tiền bằng hai loại tiền tệ, bản dịch tái hiện cả hai đúng như đã in. Mọi phép quy đổi mà người bảo lãnh muốn viên chức xem nên đặt trong một ghi chú kèm theo hoặc bảng tính riêng do người bảo lãnh hoặc nhóm pháp lý chuẩn bị, được đánh dấu rõ là của họ chứ không phải một phần của hồ sơ đã dịch.

Thư xác nhận của nơi làm việc ở nước ngoài

Thư xác nhận của nhà tuyển dụng tuy ngắn nhưng mọi phần của nó đều được dịch: tiêu đề thư, số tham chiếu, chức danh, mức lương, phần chữ ký và mọi con dấu. Mức lương được ghi đúng như thư nêu, kể cả việc trả theo tháng hay theo năm, vì biên dịch viên không thể đổi con số theo tháng thành con số theo năm. Khi thư có chữ ký, bản dịch ghi "[signature]" ở cùng vị trí, kèm tên và chức danh người ký như đã in.

Form I-864W và Form I-864A

Form I-864W được nộp thay cho bản khai bảo lãnh đầy đủ khi người nhập cư đủ điều kiện được miễn bản khai bảo lãnh tài chính. Biểu mẫu này bằng tiếng Anh. Mọi hồ sơ bằng tiếng nước ngoài đính kèm, chẳng hạn giấy tờ hộ tịch nước ngoài, đều cần bản dịch được chứng nhận giống như chứng cứ nộp kèm Form I-864.

Form I-864A là hợp đồng giữa người bảo lãnh và thành viên hộ gia đình, người bổ sung thu nhập hoặc tài sản vào tình hình tài chính của người bảo lãnh. Hồ sơ nước ngoài của chính thành viên hộ gia đình đó, dù là tờ khai thuế, sao kê ngân hàng hay thư xác nhận của nơi làm việc, đều theo các quy tắc nêu trên. Mỗi hồ sơ được dịch toàn bộ và có chứng nhận riêng.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch

Trước hết hãy thu thập bản gốc đầy đủ, với mọi trang, tài liệu đính kèm và con dấu, rồi kiểm tra bảng Reciprocity and Civil Documents của Bộ Ngoại giao đối với mọi giấy tờ hộ tịch thuộc cùng hồ sơ. Hãy viết tên của người bảo lãnh, người đồng bảo lãnh và thành viên hộ gia đình đúng như trên hộ chiếu để các bản dịch khớp với nhau. Texliff chuẩn bị mỗi hồ sơ thành một bản dịch riêng với chứng nhận riêng, dù đó là một bản sao kê ngân hàng hay cả một bản dịch báo cáo tài chính.