Dịch tài liệu visa K-1 cho đơn I-129F và lãnh sự quán

Một hồ sơ K-1 đi qua hai cơ quan, và một bản dịch được chứng nhận có thể dùng cho cả hai nếu kèm phần chứng nhận mà mỗi cơ quan yêu cầu. Đơn thỉnh cầu Form I-129F được gửi đến USCIS, nơi yêu cầu mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải có bản tiếng Anh. Giai đoạn visa tiếp theo do Trung tâm Visa Quốc gia và một lãnh sự quán Hoa Kỳ xử lý; hai nơi này chấp nhận tài liệu bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi người thụ hưởng nộp đơn, cũng như bằng tiếng Anh.

Bằng chứng trong đơn I-129F cần bản dịch được chứng nhận

Với đơn thỉnh cầu, USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ của mọi tài liệu có chứa tiếng nước ngoài, được biên dịch viên chứng nhận là đầy đủ và chính xác, kèm lời xác nhận biên dịch viên có đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Trang Form I-129F trên website của USCIS liệt kê các yêu cầu đối với đơn thỉnh cầu, và quy định về bản dịch cũng giống như quy định áp dụng cho mọi hồ sơ khác. Bằng chứng bằng tiếng nước ngoài được dịch trước khi gửi hồ sơ qua đường bưu điện, vì vậy dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS nên được thực hiện ngay từ đầu khi bạn chuẩn bị đơn thỉnh cầu.

Bản thân đơn thỉnh cầu được lập bằng tiếng Anh, nên các trang bằng tiếng nước ngoài đến từ phần bằng chứng: bằng chứng về lần gặp mặt trực tiếp, các giấy tờ cho thấy những cuộc hôn nhân trước đã chấm dứt, và lời khai của người thân hoặc bạn bè viết bằng ngôn ngữ khác. Bản chứng nhận nên nêu rõ những tài liệu mà nó bao gồm. Mỗi tài liệu có một bản chứng nhận riêng là cách nộp hồ sơ an toàn hơn, vì viên chức khi đó có thể đối chiếu từng bản dịch với bản gốc của nó.

Khi thiếu bản dịch, bản dịch chưa đầy đủ hoặc chưa được chứng nhận, USCIS có thể gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE), và chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần gửi RFE khi bằng chứng ban đầu chưa đủ. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định những gì đưa vào đơn thỉnh cầu. Công ty dịch thuật lo phần ngôn ngữ của những tài liệu đã được chọn.

Dịch bằng chứng về lần gặp mặt trực tiếp

Đơn thỉnh cầu phải chứng minh cặp đôi đã gặp nhau trực tiếp, và bằng chứng thường được lập bằng ngôn ngữ khác tiếng Anh. Thẻ lên máy bay, hóa đơn khách sạn và nhà hàng, dấu nhập cảnh và xuất cảnh, vé sự kiện và ghi chú viết tay là những ví dụ điển hình. Hóa đơn khách sạn chỉ là bằng chứng khi viên chức đọc được tên, ngày và số tiền, vì vậy mọi dòng in, dấu đóng và phần viết tay đều được dịch, kể cả những dòng tưởng như không liên quan.

Tin nhắn cần được xử lý riêng. Các cuộc trò chuyện được lưu dưới dạng ảnh chụp màn hình có tên người gửi, tên người dùng, mốc thời gian và thứ tự tin nhắn, và bản dịch giữ tất cả những thông tin này hiển thị. Một bản dịch tin nhắn văn bản được chứng nhận tái hiện các nhãn giao diện và định dạng ngày của bản gốc, để viên chức thấy được ai viết từng dòng và vào lúc nào. Một đoạn văn bản đã dịch được dán gộp và xóa hết các nhãn thì không thể cho thấy điều đó.

Chỉ dùng dịch máy thì không đủ cho bất kỳ loại bằng chứng nào kể trên. Dịch máy không có chứng nhận của con người, và thường xử lý sai tên, ngày tháng, từ viết tắt cũng như tiếng lóng vốn có rất nhiều trong tin nhắn trò chuyện.

Quyết định ly hôn và giấy chứng tử nước ngoài cho các cuộc hôn nhân trước

Khi một trong hai người từng kết hôn trước đây, hồ sơ phải chứng minh cuộc hôn nhân trước đã chấm dứt. Bằng chứng là quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử, và cả hai đều được dịch đầy đủ: tòa án hoặc cơ quan cấp, số hồ sơ, phán quyết, các ngày tháng, chữ ký và mọi dấu đóng. Một bản dịch quyết định ly hôn bỏ sót dấu xác nhận phán quyết cuối cùng hoặc ngày quyết định có hiệu lực có thể chính là nguyên nhân làm nảy sinh câu hỏi mà hồ sơ này được nộp để trả lời.

Ngôn ngữ của tòa án có hệ thống từ vựng riêng, và bản dịch phải bám theo những gì quyết định nêu về thời điểm cuộc hôn nhân chấm dứt. Một bản dịch quyết định ly hôn tiếng Tây Ban Nha bắt đầu từ toàn bộ quyết định chứ không phải bản tóm tắt kết quả. Khi một quốc gia cấp cả bản trích lục rút gọn lẫn hồ sơ đầy đủ, bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao cho biết phiên bản nào được chấp nhận. Kiểm tra bảng này trước khi đặt dịch giúp bạn khỏi mất phí cho bản dịch của phiên bản sai.

Giấy khai sinh và giấy chứng nhận lý lịch tư pháp ở giai đoạn lãnh sự

Sau khi USCIS chấp thuận đơn thỉnh cầu, hồ sơ được chuyển đến Trung tâm Visa Quốc gia rồi đến một lãnh sự quán. Ở giai đoạn này, các giấy tờ hộ tịch không bằng tiếng Anh, hoặc không bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi người thụ hưởng nộp đơn, cần có bản dịch được chứng nhận. Mỗi bản dịch kèm một lời xác nhận có chữ ký của biên dịch viên rằng bản dịch chính xác và biên dịch viên có đủ năng lực dịch. Người thụ hưởng tải bản scan lên cổng CEAC và mang bản gốc hoặc bản sao được chứng thực đến buổi phỏng vấn.

Giấy khai sinh của người thụ hưởng là một giấy tờ hộ tịch thuộc loại này. Khi bản ghi được viết bằng tiếng Tagalog, một bản dịch giấy khai sinh tiếng Tagalog bao gồm mọi trường thông tin in sẵn, dấu đóng và phần viết tay, còn dịch vụ dịch thuật tiếng Tagalog có thể xử lý các hồ sơ hộ tịch khác đi kèm.

Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp cũng là giấy tờ hộ tịch. Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp từ một quốc gia mà người thụ hưởng từng sinh sống, nếu không bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ chính thức của lãnh sự quán, cần có bản dịch được chứng nhận. Một bản dịch lý lịch tư pháp bao gồm cơ quan cấp, các dấu đóng và mọi nội dung in trên trang giấy về việc có hay không có tiền án tiền sự được ghi nhận.

Ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức chỉ thuộc về Trung tâm Visa Quốc gia và các lãnh sự quán. Tài liệu gửi đến USCIS, kể cả hồ sơ nộp sau khi kết hôn, phải bằng tiếng Anh.

Dùng lại một bản dịch được chứng nhận từ đơn thỉnh cầu đến thẻ xanh

USCIS và lãnh sự quán đều yêu cầu lời xác nhận có chữ ký của biên dịch viên về tính đầy đủ, chính xác và năng lực, nên một bản dịch được chứng nhận lập cho đơn thỉnh cầu có thể được dùng lại ở buổi phỏng vấn lãnh sự. Tương tự, một bản dịch lập cho lãnh sự quán có thể đưa vào các hồ sơ USCIS về sau, miễn là nó bao gồm toàn bộ tài liệu và bản chứng nhận xác định rõ tài liệu đó. Người thụ hưởng không phải trả tiền dịch cùng một giấy khai sinh hai lần.

Sau khi kết hôn, người thụ hưởng nộp Form I-485 để điều chỉnh tình trạng cư trú, và các bản dịch trước đó lại được dùng đến. Giấy chứng nhận kết hôn cấp ở nước ngoài bằng ngôn ngữ khác sẽ được đưa vào hồ sơ cùng bản dịch riêng của nó. Giữ mỗi bản dịch cùng với bản chứng nhận và bản scan của tài liệu gốc giúp hồ sơ sau này chỉ cần sao chép thay vì làm lại từ đầu.

Ba điểm quyết định liệu một bản dịch có dùng tiếp được ở giai đoạn sau hay không:

• Bản dịch bao gồm toàn bộ tài liệu, kể cả mặt sau của trang giấy nếu có nội dung.
• Bản chứng nhận nêu tên tài liệu, biên dịch viên, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên.
• Tên và ngày tháng được viết giống nhau trong mọi bản dịch thuộc hồ sơ.

Trước khi tập hợp hồ sơ, hãy đặt từng bản dịch cạnh bản gốc của nó và xác nhận rằng không thiếu gì trên trang giấy, từ các dấu đóng đến ảnh chụp màn hình tin nhắn cuối cùng. Chúng tôi lập mỗi bản chứng nhận để nêu rõ tài liệu mà nó bao gồm, và giấy tờ của chính người thụ hưởng là nơi nên bắt đầu, trước hết là một bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận.