Dịch hồ sơ hộ tịch Mexico và Trung Mỹ cho USCIS

Hồ sơ hộ tịch từ Mexico, Guatemala, Honduras hoặc El Salvador phải được dịch đầy đủ sang tiếng Anh, kèm mọi con dấu, ghi chú và số đăng ký, và phải có giấy chứng nhận có chữ ký của công ty dịch thuật. Quy tắc này giống nhau cho đơn I-130, I-485, gia hạn DACA, hồ sơ TPS hay N-400.

Acta de nacimiento của Mexico: bản sao từ sổ cũ và mẫu chuẩn hóa

Giấy khai sinh của Mexico gọi là acta de nacimiento. Các bản sao lấy từ sổ đăng ký cũ (libro) thường được đánh máy hoặc viết tay trên mẫu có dòng kẻ, với chữ viết tắt, chữ ký của viên chức đăng ký và đôi khi là con dấu đã mờ. Các bản sao mới hơn dùng mẫu chuẩn hóa với nhãn trường in sẵn và mã định danh của sổ đăng ký. Hai loại trông rất khác nhau, và mọi trường thông tin cùng nhãn trên cả hai đều phải được chuyển sang tiếng Anh.

Hầu hết acta cũng in mã CURP, mã đăng ký dân cư gồm 18 ký tự. CURP được chép lại đúng như xuất hiện, không thêm khoảng trắng và không sửa ký tự nào. Số sổ, số trang và số mục trên các bản sao cũ cũng được xử lý như vậy. Viên chức đối chiếu các số này giữa giấy khai sinh, hộ chiếu và các mẫu đơn, nên chỉ cần đảo một ký tự trong bản dịch cũng tạo ra sự không khớp mà bản gốc không có.

Bản sao viết tay còn có vấn đề thứ hai: chữ viết tắt. Viên chức đăng ký có thể viết tắt tên tháng, chức danh hoặc địa danh, và biên dịch viên chỉ viết đầy đủ khi chắc chắn về nghĩa. Với những trường hợp còn lại, giữ nguyên như đã viết hoặc đánh dấu "[không đọc được]".

Trước khi đặt dịch, hãy xem Reciprocity Schedule về giấy tờ hộ tịch của Bộ Ngoại giao. Bảng này nêu phiên bản của từng loại hồ sơ mà mỗi quốc gia chấp nhận, và dịch nhầm phiên bản sẽ làm uổng đơn đặt dịch. Bài viết trước của Texliff về quy trình dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha trình bày cách xử lý chung đối với phần văn bản tiếng Tây Ban Nha.

Hồ sơ RENAP của Guatemala, RNP của Honduras và RNPN của El Salvador

Giấy chứng nhận của Guatemala do RENAP, cơ quan đăng ký quốc gia về nhân thân, cấp. Giấy chứng nhận của Honduras do RNP cấp, còn của El Salvador do RNPN cấp, cơ quan này dùng thuật ngữ partida để chỉ một mục đăng ký. Mỗi cơ quan có bố cục, tiêu đề và con dấu riêng, cũng như cách riêng để thể hiện viên chức đăng ký, municipio và ngày ghi mục. Một bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha cho một trong các quốc gia này nên theo bố cục của mẫu do cơ quan đó cấp, để viên chức có thể đối chiếu từng dòng đã dịch với bản gốc.

Ngày tháng cần được chú ý. Một số hồ sơ ghi ngày bằng chữ, số khác dùng chữ số. Bản dịch tái hiện đúng những gì bản gốc thể hiện và viết ngày tiếng Anh theo thứ tự tháng, ngày, năm, để viên chức không phải băn khoăn 04/05 là tháng Tư hay tháng Năm.

Hai họ và các trường municipio, tiểu bang

Tên người nói tiếng Tây Ban Nha có hai họ: họ cha trước, rồi họ mẹ. Bản dịch giữ cả hai họ theo đúng thứ tự in trên hồ sơ, không gộp lại và không bỏ họ thứ hai. Tên cha mẹ nằm ở các trường riêng, và viên chức dùng chúng để xác nhận quan hệ gia đình mà hồ sơ I-130 hoặc DACA dựa vào.

Các trường địa danh cũng được xử lý theo nguyên tắc sát nghĩa như vậy. Hồ sơ của Mexico ghi đơn vị hành chính cấp huyện (municipio) và tiểu bang (estado) nơi đăng ký tách riêng với nơi sinh, còn hồ sơ Trung Mỹ thể hiện department hoặc municipio theo cách tương tự. Địa danh được giữ nguyên dạng tiếng Tây Ban Nha gốc, và cơ quan đăng ký được nêu đúng như in.

Ghi chú ở lề: reconocimiento và rectificación

Nhiều bản sao cũ có ghi chú ở lề, và ghi chú đó là một phần của tài liệu. Reconocimiento ghi nhận rằng cha hoặc mẹ đã chính thức nhận đứa trẻ sau khi mục đăng ký ban đầu được lập. Rectificación ghi nhận việc tòa án hoặc cơ quan hành chính sửa một họ tên, một ngày tháng hoặc chi tiết khác. Các ghi chú thường ngắn, viết tay hoặc đóng dấu, đặt ở mép trang nên rất dễ bị bỏ sót khi quét.

Bản dịch tái hiện từng ghi chú đầy đủ, đúng vị trí xuất hiện, kèm ngày tháng và cơ quan được nêu trong đó. Phần để trống được đánh dấu là để trống. Nếu một lần sửa đã thay đổi tên, hãy đọc hồ sơ đổi tên cùng với hộ chiếu đã dịch để cách viết khớp nhau.

Hồ sơ kết hôn, ly hôn và constancia khi thiếu hồ sơ gốc

Acta de matrimonio được dịch giống như giấy khai sinh: họ tên đầy đủ của cả hai vợ chồng với cả hai họ, nơi và ngày kết hôn, người làm chứng nếu có ghi, và mọi ghi chú ở lề. Việc ly hôn có thể xuất hiện dưới dạng ghi chú trên mục kết hôn hoặc đi kèm một acta de divorcio hay quyết định của tòa án riêng. Bản dịch giấy chứng nhận kết hôn và bản dịch giấy chứng nhận ly hôn nên nằm chung một bộ hồ sơ, để viên chức có thể theo dõi diễn biến của từng cuộc hôn nhân.

Khi không có hồ sơ chính, trước hết người nộp đơn chứng minh là không có, thường bằng constancia hoặc một văn bản khác của cơ quan cấp. Tiếp theo là bằng chứng thứ cấp: hồ sơ rửa tội hoặc học bạ, hồ sơ y tế, hoặc bản khai có tuyên thệ của những người trực tiếp biết sự việc. Mỗi giấy tờ tiếng nước ngoài cần một bản dịch được chứng nhận riêng, và constancia cũng được dịch.

Bộ hồ sơ bản dịch được chứng nhận gồm những gì khi nộp USCIS

Với mỗi hồ sơ, một dịch vụ dịch tài liệu làm việc từ bản gốc đầy đủ, cả mặt trước và mặt sau. Bản tóm tắt hoặc một trang trích đoạn không đáp ứng yêu cầu. Quy định của USCIS đòi hỏi bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận rằng bản dịch hoàn chỉnh, chính xác và biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ. Nên có một giấy chứng nhận cho từng tài liệu thay vì một giấy cho cả xấp, vì làm vậy an toàn hơn. USCIS không có danh sách biên dịch viên hay công ty dịch thuật được phê duyệt, nên "bản dịch được USCIS chứng nhận" nghĩa là bản dịch có giấy chứng nhận mà USCIS yêu cầu.

Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho hồ sơ Mexico hoặc Trung Mỹ gồm các mục sau:

• bản dịch tiếng Anh của từng hồ sơ, trình bày khớp với trang gốc;
• giấy chứng nhận nêu tên tài liệu, kèm họ tên đánh máy, chữ ký, ngày và thông tin liên hệ của biên dịch viên;
• một bản sao của hồ sơ gốc đính phía sau bản dịch của nó;
• một cách viết duy nhất cho mọi cái tên trên tất cả tài liệu trong hồ sơ.

Bản dịch thiếu hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo Ý định Từ chối (Notice of Intent to Deny). Chỉ dùng dịch máy thì không đáp ứng yêu cầu, vì dịch máy xử lý sai tên, ngày tháng và thuật ngữ đăng ký. Các hồ sơ lãnh sự và NVC theo quy tắc riêng, nhưng khi hồ sơ đã nằm ở USCIS thì mọi thứ phải bằng tiếng Anh. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định hồ sơ cần những giấy tờ nào.

Hãy chuẩn bị bản sao đầy đủ của từng hồ sơ, cả mặt trước và mặt sau, và kiểm tra mục của quốc gia đó trong Reciprocity Schedule trước khi đặt dịch. Chúng tôi dịch các hồ sơ này qua dịch vụ dịch tiếng Tây Ban Nha, và bản dịch giấy khai sinh thường là tài liệu nên chốt đầu tiên, vì các hồ sơ khác được đối chiếu với cách viết trong đó.