Dịch đánh giá tâm lý cho hồ sơ nộp USCIS

Bản đánh giá tâm lý, hồ sơ trị liệu hoặc báo cáo tâm thần được lập bên ngoài Hoa Kỳ phải được dịch đầy đủ sang tiếng Anh, và bản dịch phải kèm xác nhận có chữ ký, thì USCIS hoặc tòa di trú mới xem xét. Quy tắc này như nhau dù báo cáo hỗ trợ cho hồ sơ xin tị nạn, đơn tự bảo lãnh VAWA trên Form I-360, hay đơn xin miễn trừ khó khăn trên Form I-601 hoặc I-601A.

Hồ sơ sức khỏe tâm thần có những vấn đề mà giấy khai sinh không có. Chúng chứa thuật ngữ chẩn đoán, mã phân loại, điểm kiểm tra, lời trích dẫn của bệnh nhân và chứng chỉ hành nghề của nhà chuyên môn, và mỗi loại đều có một cách đúng để chuyển sang tiếng Anh.

Dịch đánh giá tâm lý cho USCIS: hồ sơ yêu cầu những gì

USCIS yêu cầu mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ phải có bản dịch tiếng Anh đầy đủ, kèm xác nhận rằng bản dịch hoàn chỉnh và chính xác, và biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ. Trên thực tế, bản xác nhận ghi họ tên đánh máy, chữ ký, ngày và thông tin liên lạc của biên dịch viên, đồng thời nêu tên tài liệu đã dịch. Làm một bản xác nhận riêng cho từng hồ sơ là cách an toàn hơn. USCIS không có danh sách biên dịch viên hay công ty được phê duyệt, nên “bản dịch được USCIS chứng nhận” chỉ mô tả một bản dịch có kèm xác nhận mà USCIS yêu cầu. Cơ quan này không bảo chứng cho bất kỳ ai. Một bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS tuân theo cùng các quy tắc cho báo cáo lâm sàng như cho bất kỳ hồ sơ nào khác.

“Đầy đủ” nghĩa là mọi thứ in hoặc viết trên trang: tiêu đề thư, đề mục, nhãn của các ô trên biểu mẫu, con dấu, dấu niêm, chữ ký, ghi chú viết tay bên lề, chân trang và số trang. Phần không đọc được thì ghi “[illegible]” thay vì đoán, và ô trống thì ghi là để trống. Bản tóm tắt hay trích đoạn của một bản đánh giá dài không đáp ứng yêu cầu, và dịch máy cũng không, vì không có xác nhận của con người và thường sai tên, ngày tháng và thuật ngữ lâm sàng. Khi bản dịch bị thiếu hoặc không được chứng nhận, USCIS có thể gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny), và cũng có thể từ chối hồ sơ mà không hỏi thêm trước. Hồ sơ nào nên đưa vào bộ hồ sơ là quyết định của luật sư hoặc người đại diện được công nhận. Công ty dịch thuật làm việc với những trang được giao.

Thuật ngữ chẩn đoán và mã phân loại giữ đúng như người lập hồ sơ đã viết

Biên dịch viên không chẩn đoán. Nếu một bác sĩ tâm thần người Nga ghi chẩn đoán bằng thuật ngữ của hệ thống phân loại quốc gia, bản tiếng Anh sẽ dùng thuật ngữ tiếng Anh chính xác nhất với nội dung nguồn, và mã in trong báo cáo được chép đúng như trên bản gốc. Biên dịch viên không quy đổi mã sang hệ thống khác, không thay thuật ngữ của nhà chuyên môn bằng thuật ngữ khác và không thêm chẩn đoán mà nguồn không có.

Một số thuật ngữ trong thực hành cũ hoặc theo vùng không có từ tương đương chính xác trong tiếng Anh. Khi đó bản dịch dùng từ tiếng Anh gần nghĩa nhất và giữ thuật ngữ gốc trong ngoặc vuông, để viên chức, chuyên gia đánh giá và luật sư đều thấy tài liệu nguồn đã viết gì. Từ viết tắt được xử lý tương tự: giữ nguyên từ viết tắt, và chỉ ghi dạng đầy đủ trong ngoặc vuông khi nguồn có viết rõ ở chỗ khác.

Chứng chỉ hành nghề và số giấy phép được chép lại, không định dạng lại

Một bản đánh giá có sức nặng một phần nhờ người ký, nên phần chữ ký được chăm chút như phần kết luận. Chức danh của nhà chuyên môn, phòng khám hay bệnh viện, khoa, cùng mọi thông tin đăng ký hoặc dịch giấy phép hành nghề trên trang đều được dịch đầy đủ. Bốn quy tắc sau áp dụng cho mọi hồ sơ loại này.

• Số giấy phép, số đăng ký và số hồ sơ được chép từng chữ số và không bao giờ định dạng lại.
• Tên của nhà chuyên môn giữ một cách viết duy nhất từ đầu đến cuối, khớp với mọi tài liệu khác trong hồ sơ có cùng tên.
• Con dấu và dấu niêm được mô tả bằng nội dung chữ trên đó, và chữ ký được ghi là “[signature]”.
• Địa chỉ và số điện thoại trên tiêu đề thư được dịch hoặc phiên âm đúng như in, kể cả khi trông giống phần trang trí.

Học vị và chuyên khoa được dịch bằng thuật ngữ mà quốc gia cấp dùng, kèm một ghi chú ngắn trong ngoặc vuông khi tên gọi tiếng Anh có thể gây hiểu lầm.

Lời của bệnh nhân, tên bài kiểm tra và điểm số giữ nguyên hình thức gốc

Người đánh giá thường trích lời của người họ khám. Lời trích giữ ngôi thứ nhất, đúng thì và thứ tự mà nhà chuyên môn đã ghi, để câu “I could not sleep after he left” không biến thành lời thuật lại về điều bệnh nhân đã nói. Biên dịch viên không chỉnh ngữ pháp cho trôi chảy, không làm nhẹ lời lẽ mạnh và không thêm từ giải thích mà người nói chưa từng dùng. Khi nhà chuyên môn ghi lại bằng cách diễn giải thay vì trích nguyên văn, bản dịch vẫn là lời diễn giải.

Các bài kiểm tra tâm lý và thang đánh giá được liệt kê bằng tên in trong báo cáo, giữ nguyên từ viết tắt gốc, và mọi điểm số, giá trị thang con và ngưỡng cắt đều được chuyển sang nguyên vẹn. Bảng chấm điểm được dựng lại theo đúng thứ tự hàng và cột của bản gốc để viên chức có thể đối chiếu từng con số với nguồn. Lời khai do người thân hoặc đồng nghiệp cũ ký và đính kèm hồ sơ, chẳng hạn bản khai có tuyên thệ (xem dịch bản khai có tuyên thệ), được dịch và chứng nhận riêng với các trang lâm sàng.

Hồ sơ nước ngoài và báo cáo riêng của chuyên gia đánh giá tại Hoa Kỳ là hai tài liệu khác nhau

Nhiều hồ sơ xin tị nạn, VAWA và miễn trừ có hai lớp chứng cứ về sức khỏe tâm thần. Lớp thứ nhất là hồ sơ lập ở nước ngoài, như ghi chú xuất viện, bản tóm tắt buổi trị liệu hoặc một bản đánh giá trước đó. Lớp thứ hai là báo cáo viết bằng tiếng Anh của một nhà chuyên môn tại Hoa Kỳ đã khám cho người nộp đơn. Chỉ lớp thứ nhất cần dịch. Báo cáo của chuyên gia đánh giá người Mỹ là tác phẩm của chính họ, và công ty dịch thuật không viết, chỉnh sửa hay tóm tắt nó.

Khi chuyên gia đánh giá tại Hoa Kỳ dựa vào hồ sơ nước ngoài, các hồ sơ đó được đính kèm và dịch như mọi chứng cứ khác, đó là lý do dịch tài liệu xin tị nạn thường gồm cả các trang y tế và tâm lý nằm cạnh bản khai. Một buổi phỏng vấn thực hiện qua thông dịch viên là chuyện khác, vì thông dịch lời nói và biên dịch giấy tờ là hai dịch vụ khác nhau. Tại tòa di trú, các chứng cứ còn được đánh số trang và lập mục lục, và giấy chứng nhận bản dịch phải được đánh máy, có chữ ký, có thông tin liên lạc của biên dịch viên cùng lời khẳng định về năng lực và độ chính xác.

Ngôn ngữ nguồn làm thay đổi hình thức vật lý của hồ sơ. Hồ sơ phòng khám bằng tiếng Tây Ban Nha có thể đến dưới dạng ghi chú quét kèm phần viết tay bổ sung, còn bản tóm tắt xuất viện bằng tiếng Nga thường là một biểu mẫu có đóng dấu với phần tường thuật đánh máy, và cả hai đều cần giữ nguyên bố cục. Cách xử lý theo từng ngôn ngữ được mô tả ở các trang dịch hồ sơ y tế tiếng Tây Ban Nha, dịch hồ sơ y tế tiếng Nga và dịch vụ dịch thuật tiếng Nga.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch hồ sơ trị liệu

Hồ sơ trị liệu mô tả bạo lực, lạm dụng và nỗi sợ hãi, và nhiều người nộp hồ sơ có lý do chính đáng để hỏi công ty dịch thuật rằng hồ sơ của họ được tiếp nhận, lưu trữ và xóa như thế nào. Hỏi bằng văn bản trước khi gửi bất kỳ trang nào là điều hợp lý. Bản xác nhận chỉ chứa những gì cần thiết: lời khẳng định của biên dịch viên, thông tin nhận diện tài liệu và thông tin liên lạc.

Văn phòng luật sư nên thu thập đầy đủ hồ sơ trước, kể cả mặt sau của các trang và mọi tài liệu đính kèm, rồi quyết định hồ sơ nào đưa vào bộ hồ sơ nộp. Với các trang lâm sàng, chúng tôi thực hiện dịch hồ sơ y tế được chứng nhận kèm một bản xác nhận riêng cho từng hồ sơ, và các bản dịch được trả về theo cùng thứ tự trang với bản gốc.