Dùng lại bản dịch cho USCIS: khi nào bản cũ vẫn dùng được

Bản dịch được chứng nhận từ một hồ sơ trước có thể đưa vào hồ sơ USCIS mới khi tài liệu gốc là cùng một phiên bản, bản dịch bao gồm toàn bộ trang, và phần chứng nhận vẫn đáp ứng những gì USCIS yêu cầu. Nếu một trong ba điều đó không đạt, dịch mới là lựa chọn an toàn hơn. Đặt bản dịch cũ, tài liệu hiện hành và hộ chiếu hiện tại cạnh nhau là cách giải quyết được hầu hết các trường hợp.

Câu hỏi này xuất hiện ở mỗi bước, từ visa hôn thê/hôn phu sang điều chỉnh tình trạng, từ điều chỉnh tình trạng sang đơn gỡ bỏ điều kiện, và từ thẻ xanh sang nhập tịch. Cùng một giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn xuất hiện trong mọi bộ hồ sơ, nên người nộp đơn thường hỏi liệu có cần dịch lần thứ hai hay không. Quy định của USCIS yêu cầu mỗi tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm chứng nhận của biên dịch viên. Không có điều nào trong đó nói bản dịch hết hạn, và cũng không có điều nào nói bản dịch trước đó được chấp nhận tự động.

Mỗi hồ sơ được xét dựa trên chính các tài liệu của hồ sơ đó. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định những gì đưa vào bộ hồ sơ, và các bước kiểm tra dưới đây là những bước nên làm trước tiên.

Chỉ dùng lại bản dịch nếu tài liệu gốc là cùng một phiên bản

Một bản dịch gắn với một tài liệu cụ thể. Bản dịch giấy khai sinh làm từ một bản trích lục rút gọn không mô tả đúng giấy chứng nhận bản đầy đủ được cấp sau đó, dù đứa trẻ, cha mẹ và ngày tháng đều giống nhau. Phiên bản sau có thể có số đăng ký, ghi chú hoặc chú thích bên lề mà bản trích lục đã bỏ qua. Vì bố cục cần giúp viên chức đối chiếu từng thành phần đã dịch với bản gốc, một bản dịch có ít trường thông tin hơn tài liệu mới sẽ để lại những mục không có gì để so sánh.

Một giấy tờ mà cơ quan cấp đã cấp lại theo định dạng mới cũng gây ra vấn đề tương tự. Reciprocity Schedule của Bộ Ngoại giao liệt kê, theo từng quốc gia, phiên bản nào của giấy tờ hộ tịch được chấp nhận. Nếu hồ sơ trước đã dịch một phiên bản mà bảng này không ưu tiên, bản dịch có thể chính xác nhưng tài liệu đứng sau nó lại là tài liệu sai để dịch.

Bản dịch cũ có thể đã bỏ sót một số phần của trang

Tính đầy đủ là lý do dễ khiến một bản dịch cũ không đạt khi được xem xét lại. Đầy đủ nghĩa là mọi thứ trên trang: nội dung chính, tiêu đề, nhãn của các trường biểu mẫu, con dấu, dấu triện, chữ ký, các mục viết tay, ghi chú bên lề, đầu trang, chân trang, số thứ tự, và mặt sau của trang nếu có nội dung. Một bản dịch làm vội có thể bỏ qua mặt sau, chỉ nhắc đến con dấu trong vài từ, hoặc bỏ các nhãn in sẵn vì chúng có vẻ hiển nhiên.

Hãy đặt bản dịch cũ cạnh bản gốc và đọc từ trên xuống dưới. Mỗi con dấu phải xuất hiện như một thành phần được mô tả, với phần chữ trong đó được dịch. Những phần không đọc được phải ghi là "[illegible]" thay vì đoán, và những phần trống phải ghi là để trống. Bản dịch chỉ đưa ra các dòng liên quan, hoặc chỉ tóm tắt các mục, thì ngay từ lần đầu cũng chưa đáp ứng yêu cầu. Bản dịch giấy đăng ký kết hôn bỏ sót phần nhân chứng hoặc ghi chú của viên chức hộ tịch là một ví dụ điển hình.

Phần chứng nhận phải đầy đủ và thông tin liên hệ phải còn dùng được

Trang chứng nhận là một mục kiểm tra riêng. Trang này cần có tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, lời xác nhận về năng lực ở cả hai ngôn ngữ, lời xác nhận bản dịch đầy đủ và chính xác, và phần nêu rõ tài liệu đã được dịch. Cấp một chứng nhận riêng cho từng tài liệu là cách làm an toàn hơn, nên một tờ duy nhất bao trùm cả chồng giấy tờ cần được xem xét kỹ hơn.

Thông tin liên hệ phải liên lạc được với một người, vì viên chức muốn xác minh bản dịch sẽ dùng đến nó. Số điện thoại đã bị ngắt, hoặc tên miền email không còn tồn tại, khiến phần chứng nhận không ai xác nhận được. Ngày tháng cũng quan trọng: phần chứng nhận ghi ngày trước thời điểm phiên bản hiện tại của tài liệu được cấp thì thuộc về một bản sao trước đó. USCIS không có danh sách phê duyệt biên dịch viên hay công ty dịch thuật, nên phần chứng nhận được đánh giá dựa trên nội dung nó nêu và người đã ký.

Tên phải khớp với cách viết trên hộ chiếu hiện tại

Hồ sơ đầu tiên có thể đã dùng một cách chuyển tự khớp với giấy tờ cũ, trong khi bản dịch hộ chiếu hiện tại hoặc chính cuốn hộ chiếu lại ghi một cách viết khác. Tên tiếng Việt thường gặp vấn đề này vì dấu thanh, dấu phụ và thứ tự họ, tên đệm, tên gọi có thể khác nhau giữa các giấy tờ. Bản dịch giấy khai sinh tiếng Việt bỏ dấu ở hồ sơ này nhưng giữ dấu ở hồ sơ khác sẽ tạo ra sự không khớp dễ thấy ngay trong một hồ sơ duy nhất.

Khi cách viết khác nhau, bản dịch có thể được cập nhật để tên La-tinh hóa theo đúng hộ chiếu, hoặc sự khác biệt có thể được giải thích trong hồ sơ. Các ký tự gốc trên tài liệu nguồn không thay đổi, chỉ có cách La-tinh hóa thay đổi. Nếu có nhiều giấy tờ tiếng Việt, bạn có thể xem thêm tại dịch vụ dịch thuật tiếng Việt.

Khi nào dịch mới là lựa chọn an toàn hơn

Một số điều trong hồ sơ cho thấy rõ nên dịch mới.

• Hướng dẫn hiện hành của biểu mẫu, hoặc yêu cầu của viên chức, đòi hỏi thứ mà bản dịch cũ không có, chẳng hạn bản đầy đủ của một giấy tờ.
• Cơ quan đăng ký đã cấp lại giấy tờ theo định dạng khác hoặc với các mục mới kể từ hồ sơ trước.
• Người nộp đơn, người bảo lãnh hoặc một người thân gần gũi đã làm bản dịch trước đó, nghĩa là người đó đã tự chứng nhận bằng chứng trong chính hồ sơ của mình và viên chức có thể coi trọng bản dịch đó ít hơn.
• Bản lưu của bản dịch đã phai màu, bị cắt xén hoặc quá tối để đọc, và không còn bản gốc sạch.
• Bản dịch cũ thiếu trang, con dấu hoặc mặt sau của trang và không thể sửa bằng cách thêm một tờ.

Dùng lại một bản dịch không đạt một trong những điểm này có nguy cơ gây chậm trễ về sau. Bản dịch bị thiếu, không đầy đủ hoặc không có chứng nhận có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny), và chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần ban hành RFE trước nếu bằng chứng ban đầu không đủ. Dịch máy không có chứng nhận của người dịch và xử lý kém tên, ngày tháng và thuật ngữ pháp lý, nên văn bản bắt nguồn từ dịch máy, dù sau đó có người chỉnh sửa, không phải là bản dịch đáng để dùng lại.

Công ty dịch thuật ban đầu có thể cấp lại phần chứng nhận

Khi bản dịch cũ đầy đủ và chính xác nhưng trang chứng nhận bị mất, đã cũ hoặc thiếu một thành phần, hãy quay lại công ty đã thực hiện bản dịch. Công ty dịch thuật còn lưu tệp có thể xác nhận đó là công việc của mình và cấp chứng nhận mới với ngày tháng và thông tin liên hệ hiện tại. Một trang do người không dịch văn bản ký không có giá trị như chứng nhận của biên dịch viên.

Yêu cầu cần nêu rõ tài liệu, đơn hàng ban đầu và hồ sơ mà bản dịch sẽ được dùng. Nếu công ty không tìm thấy tệp, hoặc bản dịch không còn khớp với bản gốc, câu trả lời là dịch mới, không phải sửa một bản sao. Bài viết về yêu cầu dịch tài liệu của USCIS trình bày những gì mỗi loại hồ sơ yêu cầu.

Trước hồ sơ tiếp theo, hãy so sánh từng trang giữa bản dịch cũ, tài liệu gốc hiện hành và trang hộ chiếu hiện tại. Nếu mọi thứ khớp, hãy giữ bản dịch cũ trong bộ hồ sơ. Nếu có chỗ không khớp, một công ty cung cấp dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS có thể làm bản mới, và Texliff cấp một chứng nhận riêng cho từng tài liệu.