Dịch giấy tờ điều chỉnh diện U visa cho Form I-485

Hồ sơ xin thẻ xanh U visa cần bản dịch tiếng Anh được chứng nhận cho mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài hỗ trợ Form I-485, trên thực tế gồm giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn và giấy tờ tùy thân của người nộp đơn và của từng thành viên gia đình trong hồ sơ. Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ, và dịch thuật giấy tờ được chứng nhận cho USCIS đi kèm lời xác nhận của biên dịch viên rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và biên dịch viên có năng lực ở cả hai ngôn ngữ.

USCIS là bên quyết định về điều kiện hợp lệ, còn luật sư hoặc đại diện được công nhận quyết định những gì đưa vào hồ sơ. Nói chung, người đã giữ tình trạng không di dân U trong ba năm có thể nộp đơn xin thẻ xanh trên Form I-485, và các thành viên gia đình đủ điều kiện đang ở nước ngoài có thể được đưa vào qua Form I-929. Chủ đề ở đây là giấy tờ, và các phần dưới đây đi theo thứ tự mà văn phòng luật sư thường thu thập chúng.

Hồ sơ I-485 và I-929 gồm những giấy tờ gia đình nào

Phần cốt lõi của hồ sơ là bằng chứng về quan hệ. Người nộp đơn chính chứng minh mối liên hệ với từng người phụ thuộc bằng giấy khai sinh của mỗi đứa con và giấy đăng ký kết hôn của người phối ngẫu, và đôi khi cần thêm quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử chấm dứt một cuộc hôn nhân trước. Hộ chiếu và thẻ căn cước quốc gia xác lập mỗi người là ai và dùng tên nào.

Nhiều giấy tờ trong số này được cấp ở quê nhà từ nhiều năm trước khi đơn U được nộp, bằng ngôn ngữ quốc gia. Mỗi giấy tờ được dịch đầy đủ, ngay cả khi viên chức có thể nhận ra vài từ, vì USCIS không chấp nhận việc chỉ đọc một phần trang giấy bằng tiếng nước ngoài. Hồ sơ về thời gian ở nước ngoài, bằng chứng về việc hiện diện liên tục tại Hoa Kỳ và các lời khai về khó khăn cũng theo cùng quy tắc.

Dịch giấy khai sinh khi giấy của con phải thể hiện cả cha lẫn mẹ

Giấy khai sinh của con đóng vai trò lớn nhất trong hồ sơ người phụ thuộc, vì nó cho biết cha mẹ là ai. Viên chức đối chiếu nó với đơn U ban đầu để xác nhận rằng người cha hoặc mẹ được nêu ở đó chính là người có tên trên giấy tờ. Một bản dịch bỏ sót tên của cha hoặc mẹ, gộp hai ô lại hoặc bỏ dòng của cán bộ hộ tịch sẽ tạo ra sự không khớp mà bản gốc không có. Nếu ô dành cho cha hoặc mẹ để trống trên bản gốc, bản dịch đánh dấu là để trống thay vì bỏ ô đó đi.

Một số quốc gia cấp cả bản trích lục ngắn và bản đầy đủ có thông tin chi tiết về cha mẹ. Bảng đối chiếu Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ cho biết phiên bản nào được chấp nhận, nên người nộp đơn cần kiểm tra trước khi đặt, vì dịch nhầm phiên bản sẽ tốn phí vô ích. Ví dụ, một acta de nacimiento của Mexico sẽ được xử lý qua dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha, với tên cha mẹ, chi tiết đăng ký, mã CURP, cùng mọi con dấu và ghi chú bên lề đều được giữ lại.

Giấy đăng ký kết hôn và việc khớp tên với đơn ban đầu

Giấy đăng ký kết hôn của người nộp đơn chính chứng minh quan hệ vợ chồng, và mỗi cái tên trên đó phải khớp với hộ chiếu, các hồ sơ đã nộp trước đó và giấy khai sinh của các con. Tên là chỗ mà một hồ sơ kéo dài nhiều năm dễ bị lệch nhất. Nếu giấy tờ này ghi họ thời con gái còn giấy tờ kia ghi họ sau khi kết hôn, bản dịch giữ đúng những gì mỗi nguồn ghi, và chính các giấy tờ sẽ giải thích sự khác biệt đó.

Ngôn ngữ của giấy tờ cũng cần được kiểm tra. Giấy tờ hộ tịch của Haiti thường viết bằng tiếng Pháp, trong khi gia đình có thể nói tiếng Haiti Creole ở nhà, nên văn phòng luật sư cần xác nhận giấy chứng nhận thực sự viết bằng ngôn ngữ nào trước khi đặt dịch giấy đăng ký kết hôn tiếng Haiti Creole hay bản tiếng Pháp. Các bản khai và thư đi kèm loại giấy tờ này thường bằng tiếng Creole, và dịch vụ dịch tiếng Haiti Creole đảm nhận những trang đó. Dù là ngôn ngữ nào, giấy chứng nhận đã dịch đều theo bố cục của bản gốc để viên chức có thể đối chiếu từng ô với bản nguồn.

Hộ chiếu, căn cước quốc gia và lý lịch tư pháp cho thời gian ở nước ngoài

Giấy tờ tùy thân được dịch từng trang. Với hộ chiếu, điều đó nghĩa là trang dữ liệu, mọi trang có ghi chú hoặc xác nhận, và các dấu visa có chữ bằng tiếng nước ngoài. Trang trống được đánh dấu là trống thay vì bỏ qua, và bản dịch hộ chiếu giữ các dòng mã đọc bằng máy cùng các con dấu theo đúng thứ tự của bản gốc. Thẻ căn cước quốc gia thường có chữ ở cả hai mặt, và mặt sau cũng được dịch.

Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp được đưa vào hồ sơ khi một người từng sống ở nước khác và hồ sơ yêu cầu giấy xác nhận. Một bản dịch lý lịch tư pháp thể hiện đúng cơ quan cấp, ngày tháng, kết quả được nêu và mọi câu chữ giới hạn phạm vi của giấy chứng nhận. Viên chức đọc một dòng ngắn như "no record found" theo nghĩa đen, vì vậy biên dịch viên không thêm bối cảnh vào đó.

Giấy tờ từ quốc gia nơi vụ phạm tội xảy ra

Một số gia đình cần giấy tờ từ quốc gia mà họ đã phải rời đi dưới áp lực, và những giấy tờ đó có thể rất khó lấy. Chúng được dịch đúng như hiện có. Nếu một trang bị hư hỏng hoặc không đọc được con dấu, biên dịch viên đánh dấu đoạn đó là "[illegible]" thay vì đoán, và chứng nhận áp dụng cho giấy tờ trong tình trạng thực tế của nó.

Các cơ quan địa phương ở những nơi như vậy thường dùng bố cục riêng, với các mục viết tay và chữ viết tắt địa phương. Chữ viết tay, chữ viết tắt và ghi chú bên lề được dịch cùng với phần chữ in, giúp viên chức so sánh bản dịch với bản scan từng dòng.

Bằng chứng thứ cấp khi không có giấy tờ gốc

Khi không thể lấy được giấy tờ gốc, trước hết người nộp đơn chứng minh rằng giấy tờ đó không có sẵn, thông qua văn bản của cơ quan cấp hoặc một mục trong Reciprocity Schedule cho biết giấy tờ đó nhìn chung không có sẵn. Sau đó người nộp đơn nộp bằng chứng thứ cấp, chẳng hạn hồ sơ nhà thờ hoặc hồ sơ rửa tội, hồ sơ trường học, hồ sơ y tế, hoặc bản khai có tuyên thệ của những người biết trực tiếp về sự kiện, thường là hai người. Mỗi bằng chứng bằng tiếng nước ngoài cần có bản dịch được chứng nhận riêng.

Giấy tờ thay thế cho một thành viên gia đình phải thể hiện cùng họ tên và ngày sinh mà hồ sơ ban đầu đã dùng. Bằng chứng cho đơn U gốc là một bộ giấy tờ riêng, được đề cập trong bài về dịch bằng chứng cho U visa và T visa.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch

• Thu thập bản scan rõ nét của mọi trang của mọi giấy tờ, bao gồm cả mặt sau của từng trang.
• Liệt kê cách viết tên chính xác được dùng trong đơn U và trên từng hộ chiếu.
• Kiểm tra Reciprocity Schedule để biết phiên bản được chấp nhận của từng giấy tờ hộ tịch.
• Ghi lại những giấy tờ nào không có sẵn và bằng chứng thứ cấp nào sẽ thay thế.
• Yêu cầu một chứng nhận riêng cho từng giấy tờ, đó là cách làm an toàn hơn.

Khi đã có đủ những mục này, mỗi bản dịch có thể được đối chiếu với tên trên đơn trước khi hồ sơ được gửi đi. Texliff chuẩn bị bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận cho từng đứa con và các giấy tờ khác trong hồ sơ gia đình theo cách tương tự.