Lỗi bản dịch trong RFE của USCIS và cách phản hồi

Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) của USCIS do vấn đề bản dịch là thông báo cho biết một tài liệu tiếng nước ngoài trong hồ sơ được nộp mà không có bản dịch tiếng Anh đầy đủ hoặc không có chứng nhận của biên dịch viên. Cách phản hồi thông thường là gửi bản sao rõ nét của tài liệu gốc, một bản dịch đầy đủ mới và chứng nhận cho từng tài liệu, tất cả trước hạn ghi trong thông báo.

Cách RFE mô tả lỗi bản dịch

Thông báo nêu tên bằng chứng mà viên chức thấy còn thiếu, và cách diễn đạt khác nhau giữa các thông báo. Bản thân các lỗi thì quy về một số nhóm nhỏ.

• Bản dịch không có chứng nhận, nên không có gì cho thấy ai đã thực hiện bản dịch hoặc biên dịch viên có đủ năng lực ở cả hai ngôn ngữ hay không.
• Chứng nhận có nhưng thiếu một tuyên bố bắt buộc, hoặc thiếu chữ ký, ngày tháng hay thông tin liên hệ của biên dịch viên.
• Bản sao của tài liệu gốc không đọc được, nên viên chức không thể đối chiếu bản dịch với bản gốc.
• Chỉ một phần tài liệu được dịch, chẳng hạn phần nội dung chính mà không có tiêu đề hoặc nhãn của các ô trong biểu mẫu.
• Con dấu, dấu niêm, ghi chú bên lề, nội dung viết tay hoặc mặt sau của trang bị bỏ sót, không được dịch.
• Một tên hoặc ngày trong bản dịch khác với biểu mẫu hoặc với các bằng chứng khác trong hồ sơ.

Quy định của USCIS yêu cầu mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ mà biên dịch viên đã chứng nhận là hoàn chỉnh và chính xác, cùng tuyên bố rằng biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. RFE nhắc lại yêu cầu này vì viên chức không thể đánh giá bằng chứng viết bằng ngôn ngữ mà mình không đọc được.

RFE về bản dịch so với RFE về tài liệu

Hai vấn đề khác nhau có thể dẫn đến những thông báo giống nhau. Với RFE về bản dịch, tài liệu thuộc đúng loại hồ sơ nhưng bản dịch hoặc chứng nhận của nó chưa đạt. Với RFE về tài liệu, bản thân hồ sơ là phiên bản sai, và một bản dịch tốt hơn cũng không giúp được gì.

Bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao liệt kê, theo từng quốc gia, những loại giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, cơ quan nào cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Chẳng hạn, có thể cần bản đầy đủ của giấy chứng nhận trong khi người nộp đơn lại nộp bản trích lục. Dịch lại bản trích lục chỉ lặp lại sai sót, vì vậy người nộp đơn cần lấy đúng phiên bản trước rồi mới đặt dịch.

Khi không có bản gốc, người nộp đơn phải chứng minh rằng bản gốc không có sẵn, bằng văn bản của cơ quan cấp hoặc bằng mục trong bảng cho biết hồ sơ đó nói chung không có sẵn. Khi đó, bằng chứng thứ cấp sẽ thay thế: hồ sơ nhà thờ hoặc hồ sơ rửa tội, hồ sơ trường học, hồ sơ y tế, hoặc bản khai có tuyên thệ đã dịch của những người biết trực tiếp về sự việc, thường là hai người. Mỗi bằng chứng thứ cấp bằng tiếng nước ngoài đều cần bản dịch được chứng nhận riêng, và có RFE chỉ vì một trong số đó được nộp mà không có bản dịch.

Bộ hồ sơ phản hồi đã chỉnh sửa gồm những gì

Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định nội dung của bản phản hồi. Bộ hồ sơ giải quyết lỗi bản dịch thường gồm bốn thứ, theo thứ tự sau.

1. Thư kèm theo của người đại diện, nêu tên từng tài liệu mà thông báo đã đặt câu hỏi và cho biết đã sửa những gì.
2. Bản sao rõ nét của tài liệu gốc, gồm mọi trang và cả mặt sau của bất kỳ trang nào có chữ.
3. Bản dịch tiếng Anh đầy đủ mới, bám sát bố cục của bản gốc đủ để viên chức đối chiếu từng phần với bản gốc.
4. Chứng nhận riêng cho từng tài liệu, gồm họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, tuyên bố về năng lực ở cả hai ngôn ngữ, tuyên bố về tính đầy đủ và chính xác, và phần nhận dạng tài liệu đã dịch.

Mỗi tài liệu có một chứng nhận, thay vì một chứng nhận cho cả chồng giấy tờ, là cách làm an toàn hơn, vì khi đó viên chức có thể đọc bản dịch cùng chứng nhận của nó. Đầy đủ nghĩa là mọi thứ trên trang: con dấu, dấu niêm, chữ ký được ghi là "[signature]", nội dung viết tay, đầu trang, chân trang và số trang. Phần không đọc được thì đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán, và phần để trống thì ghi rõ là để trống. Bản dịch chỉ dùng dịch máy không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng và thuật ngữ pháp lý, nên không khắc phục được lỗi.

Sửa một tài liệu mà không thay đổi các thông tin khác

Bản dịch mới cũng là bằng chứng như bản đầu, và viên chức sẽ đọc nó đối chiếu với mọi thứ đã có trong hồ sơ. Nếu bản thay thế viết tên khác với biểu mẫu, hộ chiếu hoặc các tài liệu trước đó, việc sửa sẽ tạo ra một điểm không nhất quán mới. Cách viết trên hộ chiếu và trên biểu mẫu đã nộp nên là căn cứ để phiên âm, còn những khác biệt có thật trong bản gốc thì được ghi đúng như xuất hiện.

Tên viết bằng tiếng Ả Rập cho thấy rõ rủi ro này. Chuỗi tên gồm bốn phần là tên riêng, tên cha, tên ông và họ có thể được La-tinh hóa theo nhiều cách được chấp nhận, và hồ sơ có thể ghi ngày theo lịch Hijri. Bản dịch giấy khai sinh tiếng Ả Rập chuẩn bị cho bản phản hồi phải chọn đúng cách viết mà hồ sơ đã dùng, và chứng nhận nêu rõ tài liệu đã dịch. Điều này cũng áp dụng cho mọi hồ sơ dùng dịch vụ dịch tiếng Ả Rập cho nhiều giấy tờ.

Ngày tháng cũng cần cẩn thận như vậy. Bản dịch giấy chứng nhận kết hôn ghi ngày, tháng, năm theo thứ tự khác với biểu mẫu có thể trông như một ngày khác đối với người đọc không kiểm tra thứ tự. Chỉ tài liệu bị lỗi mới được thay thế. Tên, ngày và địa điểm trong các tài liệu mà thông báo không đặt câu hỏi giữ nguyên như đã nộp, và nếu chính biểu mẫu có lỗi thì người đại diện quyết định cách sửa.

Hạn chót, NOID và việc bị từ chối mà không có RFE

Thông báo ghi rõ hạn phản hồi, và ngày in trên đó là ngày được tính. Nên đặt dịch bản mới ngay khi nhận thông báo, vì chứng nhận chỉ có thể được ký sau khi bản dịch hoàn tất và đã được kiểm tra. Bản phản hồi lặp lại lỗi cũ, hoặc chỉ trả lời một số tài liệu bị đặt câu hỏi, có thể dẫn đến Thông báo Ý định Từ chối (NOID) hoặc bị từ chối.

USCIS không phải lúc nào cũng ra RFE trước. Chính sách của USCIS cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần ra RFE hoặc NOID trước khi bằng chứng ban đầu không đủ, và bản dịch thiếu hoặc không được chứng nhận là một phần của bằng chứng ban đầu. Nộp ngay từ đầu bản dịch đầy đủ, được chứng nhận cho từng tài liệu tiếng nước ngoài sẽ tránh được tình huống này. Bài yêu cầu dịch tài liệu của USCIS trình bày chi tiết hơn về tiêu chuẩn, còn trang dịch vụ dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS liệt kê các tài liệu mà Texliff thực hiện.

Những điều cần kiểm tra trước khi gửi bản phản hồi

Trước khi gửi bộ hồ sơ, hãy đối chiếu mọi tên và ngày trong từng bản dịch với biểu mẫu đã nộp, xác nhận mỗi chứng nhận đã được ký và ghi ngày, và kiểm tra không bỏ sót trang hay con dấu nào. Với giấy tờ hộ tịch, hãy đối chiếu với Reciprocity Schedule để chắc chắn phiên bản đang dịch là phiên bản được liệt kê. Chúng tôi chuẩn bị mỗi bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận kèm chứng nhận riêng, và sau đó người đại diện quyết định nộp những gì.