Bản dịch sổ tiêm chủng cho buổi khám I-693

Hồ sơ tiêm chủng không bằng tiếng Anh cần có bản dịch tiếng Anh trước buổi khám I-693, vì bác sĩ dân sự (civil surgeon) phải đọc từng mục để chép lịch sử tiêm chủng vào biểu mẫu. Bản dịch hồ sơ tiêm chủng tái hiện chính xác tên vắc-xin, thương hiệu, số lô, số mũi tiêm và ngày tháng đúng như trên sổ, và để bác sĩ dân sự tự đánh giá ý nghĩa của từng mục.

Bác sĩ dân sự được USCIS chỉ định hoàn thành Form I-693, Report of Immigration Medical Examination and Vaccination Record, dựa trên các hồ sơ tiêm chủng mà người nộp đơn mang đến. USCIS công bố biểu mẫu và hướng dẫn tại trang Form I-693.

Sổ tiêm chủng nước ngoài gồm những gì

Hồ sơ tiêm chủng khác nhau rất nhiều giữa các quốc gia. Ví dụ như carnet de vacunación của các nước nói tiếng Tây Ban Nha, Impfpass của Đức, 予防接種手帳 của Nhật Bản, và các cuốn sổ tiêm chủng trẻ em mà nhiều bộ y tế cấp từ lúc sinh. Mỗi loại ghi vắc-xin theo tên thương hiệu và chữ viết tắt của địa phương, thường trong một bảng in sẵn mà y tá hoặc phòng khám điền tay qua nhiều năm.

Ngày tháng là nguồn rắc rối thứ hai. Có sổ viết ngày trước, có sổ viết năm trước, và có sổ trộn cả hai kiểu trên cùng một trang. Sổ của Nhật thường tính năm theo niên hiệu hoàng đế thay vì lịch Gregorian. Bản dịch giữ nguyên mọi ngày tháng như sổ in và, ở chỗ thứ tự ngày và tháng có thể bị đọc nhầm, thêm một ghi chú ngắn của biên dịch viên nêu rõ sổ dùng thứ tự nào, để bác sĩ dân sự không phải đoán 03/04 là tháng Ba hay tháng Tư.

Vì sao biên dịch viên giữ nguyên tên thương hiệu nước ngoài

Việc của biên dịch viên là nói đúng những gì hồ sơ ghi. Nếu sổ ghi một loại vắc-xin theo tên thương hiệu địa phương, bản dịch ghi cùng tên thương hiệu đó. Biên dịch viên không thay bằng một sản phẩm tương tự bán tại Hoa Kỳ, và không thêm tên bệnh nếu sổ không in tên bệnh.

Một mũi tiêm ở nước ngoài có được tính vào các loại vắc-xin mà I-693 yêu cầu hay không là một đánh giá y khoa, và bác sĩ dân sự là người đưa ra đánh giá đó. Biên dịch viên đối chiếu thương hiệu nước ngoài với sản phẩm của Hoa Kỳ sẽ đang đưa ra đánh giá này mà không có chuyên môn, và một đối chiếu sai có thể làm thay đổi điều bác sĩ dân sự ghi lại. Chữ viết tắt được giữ nguyên như bản gốc. Khi cần giải thích một chữ viết tắt, một ghi chú ngắn của biên dịch viên có thể nêu nghĩa của các từ trong ngôn ngữ nguồn mà không nêu tên bất kỳ sản phẩm nào của Hoa Kỳ.

Các mục viết tay, con dấu và số lô trên sổ

Phần lớn rủi ro của một cuốn sổ tiêm chủng nằm ở chữ viết tay. Số mũi tiêm, số lô và ngày tháng thường được viết tay, và chỉ cần sai một chữ số trong số lô là bản dịch không khớp với bản gốc. Biên dịch viên kiểm tra từng số lô theo từng ký tự so với bản nguồn và đánh dấu mọi mục không đọc được là [illegible] thay vì đoán.

Con dấu phòng khám, chữ ký và các tiêu đề in sẵn được dịch hoặc mô tả như phần còn lại của trang, ví dụ "[stamp: Community Health Center]" và "[signature]". Các mục bị gạch bỏ và được sửa lại được thể hiện đúng như đã sửa. Các hàng mũi tiêm trống được đánh dấu là để trống, và mặt sau của sổ cùng mọi trang rời được chèn thêm đều được đưa vào, vì chúng thường chứa các mũi tiêm về sau.

Tên người nộp đơn theo đúng sổ, kể cả khi sổ viết khác với hộ chiếu. Sự khác biệt đó vẫn hiện rõ trong bản dịch, cũng là cách làm áp dụng cho bản dịch giấy khai sinh trong cùng hồ sơ.

Hồ sơ y tế nộp làm bằng chứng kèm đơn xin miễn trừ

Sổ tiêm chủng chỉ là một loại giấy tờ y tế có thể xuất hiện quanh Form I-693. Một số người nộp đơn còn nộp hồ sơ điều trị trước đây làm bằng chứng, chẳng hạn để hỗ trợ đơn xin miễn trừ (waiver). Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận có chữ ký cho các hồ sơ này, và đó chính là điều mà dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS cung cấp.

Hồ sơ làm bằng chứng được xử lý khác với sổ tiêm chủng, vì chúng được dịch đầy đủ thay vì chỉ đọc lấy vài dữ liệu. Tóm tắt xuất viện, kết quả xét nghiệm, thư của bác sĩ và biểu mẫu bệnh viện được dịch từng trang, gồm cả đầu trang, chân trang, con dấu, ghi chú viết tay và nhãn của mọi trường thông tin. Đơn vị, khoảng tham chiếu và chữ viết tắt y khoa được giữ nguyên như bản nguồn. Chẳng hạn, một thư của bệnh viện ở Trung Quốc cần có bản dịch hồ sơ y tế tiếng Trung đầy đủ, và điều tương tự áp dụng cho bản dịch hồ sơ y tế ở bất kỳ ngôn ngữ nào khác. Dịch máy không đáp ứng yêu cầu, vì không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng và thuật ngữ y khoa.

Luật sư hoặc người đại diện được công nhận (accredited representative) quyết định nộp những hồ sơ nào. Công ty dịch thuật dịch những gì nhận được và không chọn hay chỉnh sửa bằng chứng.

Giấy chứng nhận cho hồ sơ tiêm chủng và bằng chứng y tế

Mỗi tài liệu được dịch nên có giấy chứng nhận riêng, gồm họ tên đánh máy, chữ ký, ngày và thông tin liên lạc của biên dịch viên, tuyên bố về năng lực ở cả hai ngôn ngữ, tuyên bố rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, và phần nhận dạng tài liệu. Một giấy chứng nhận cho mỗi tài liệu là cách nộp an toàn hơn. USCIS không lưu danh sách biên dịch viên được phê duyệt, nên "USCIS-certified translation" nghĩa là bản dịch có giấy chứng nhận theo yêu cầu của USCIS, không phải sự chứng thực của USCIS.

Người nộp đơn tự ký giấy chứng nhận cho hồ sơ của chính mình là đang chứng nhận bằng chứng trong hồ sơ của chính mình, và viên chức có thể đánh giá thấp hơn. Công ty dịch thuật cấp giấy chứng nhận độc lập với hồ sơ.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch

Hãy mang sổ tiêm chủng bản gốc đến buổi khám, và quét hoặc chụp mọi trang trước khi đặt dịch, kể cả bìa và trang trong của mặt sau. Giữ mọi hồ sơ điều trị trước đây trong một thư mục riêng, và gửi mỗi tài liệu thành một tệp riêng để mỗi tài liệu có giấy chứng nhận riêng. Văn phòng bác sĩ dân sự quyết định họ cần xem những gì. Với sổ bằng tiếng Tây Ban Nha, chúng tôi dịch mọi trang kèm giấy chứng nhận riêng, như mô tả tại trang dịch hồ sơ tiêm chủng tiếng Tây Ban Nha.