Ai có thể dịch tài liệu cho USCIS và vì sao người nộp đơn không nên tự dịch

Quy định của USCIS yêu cầu mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ và giấy chứng nhận của biên dịch viên. Giấy chứng nhận nêu rõ bản dịch hoàn chỉnh, chính xác và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Quy định không nêu giấy phép, bằng cấp hay nhà cung cấp nào được chấp thuận, nên câu hỏi thực tế là ai có thể ký lời cam kết này một cách đáng tin, và câu trả lời tùy thuộc vào việc ai đứng ra bảo đảm.

Viên chức xét duyệt đọc giấy chứng nhận cạnh bản dịch và thấy tên, thông tin liên hệ cũng như mối quan hệ của người ký với hồ sơ. Giấy chứng nhận từ người không có lợi ích gì trong kết quả sẽ được đọc như một lời cam kết độc lập. Giấy chứng nhận từ chính người đang xin quyền lợi thì được đọc theo cách khác. Công ty dịch thuật thực hiện bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS sẽ cung cấp phiên bản độc lập đó.

USCIS không có danh sách biên dịch viên được chấp thuận

USCIS không công bố danh sách biên dịch viên hay công ty dịch thuật được chấp thuận, không cấp chứng chỉ cho biên dịch viên và không chứng nhận công ty. Vì vậy cụm "bản dịch được USCIS chứng nhận" chỉ mô tả một bản dịch có kèm giấy chứng nhận mà USCIS yêu cầu. Nó không có nghĩa là cơ quan này bảo chứng, và không công ty nào có thể tuyên bố điều đó một cách trung thực.

Vì quy định đặt ra một lời cam kết chứ không phải một chứng chỉ, trọng lượng của bản dịch nằm ở chính lời cam kết đó. Giấy chứng nhận là tuyên bố có chữ ký của biên dịch viên về năng lực của chính họ và về công việc đã làm. Trên thực tế, giấy chứng nhận có tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, lời xác nhận thành thạo cả hai ngôn ngữ, lời xác nhận bản dịch hoàn chỉnh và chính xác, và phần nêu rõ tài liệu đã được dịch. Làm một giấy chứng nhận riêng cho từng tài liệu là cách an toàn hơn, vì khi đó mỗi tài liệu đều đi kèm lời cam kết của riêng nó.

Vì sao người nộp đơn không nên ký giấy chứng nhận

Khi người nộp đơn, người bảo lãnh, vợ/chồng hoặc người thân ruột thịt ký giấy chứng nhận, người đó đang chứng nhận bằng chứng trong chính hồ sơ của mình. Quy định không liệt kê ai được phép dịch, nhưng giấy chứng nhận không được thiết kế cho tình huống này. Nó tồn tại để viên chức có thể dựa vào lời cam kết của một người khác với bên hưởng lợi từ tài liệu, và một người ký thuộc về hồ sơ thì không thể đem lại điều đó.

Viên chức có thể coi trọng bản dịch như vậy ít hơn, và có thể đặt câu hỏi về nó. Họ có thể hỏi ai đã chuẩn bị bản dịch, người ký có đọc được bản gốc ở trình độ chuyên nghiệp hay không, và họ có thể liên hệ ai để xác nhận bản dịch được thực hiện như thế nào. Với giấy chứng nhận của một thành viên gia đình, những người duy nhất để liên hệ lại là các bên khác trong hồ sơ.

Mối lo này tăng lên theo loại tài liệu. Bản dịch giấy chứng nhận kết hôn nộp kèm Form I-130 hoặc I-751 là bằng chứng của chính mối quan hệ, nên bản dịch do một trong hai vợ chồng chứng nhận buộc viên chức phải chấp nhận lời của một bên về bằng chứng cho đúng điều đang được quyết định. Giấy khai sinh, quyết định ly hôn và hồ sơ cảnh sát cũng đặt ra mối lo tương tự. Khi viên chức nghi ngờ một bản dịch, kết quả thường gặp là Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE), và trong một số trường hợp là Thông báo ý định từ chối (NOID). Chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ ngay mà không cần gửi yêu cầu trước, nếu bằng chứng ban đầu không đủ.

Giấy chứng nhận của công ty dịch thuật mang lại điều gì

Giấy chứng nhận của công ty dịch thuật độc lập với hồ sơ. Người ký là một biên dịch viên có tên, không có lợi ích gì trong kết quả, công ty có địa chỉ thực và số điện thoại, và viên chức biết có thể liên hệ ai. Nếu một trang bị thất lạc, bị đặt câu hỏi hoặc cần dùng lại cho một hồ sơ sau, công ty có thể cấp lại đúng bản dịch được chứng nhận đó từ hồ sơ lưu trữ, với cùng câu chữ và cùng thông tin người ký. Bản dịch do người nộp đơn tự làm không để lại bản lưu nào như vậy.

Năng lực là nửa còn lại của lời cam kết. Biên dịch viên phải đọc được ngôn ngữ nguồn, kể cả chữ viết tay, từ viết tắt và lối trình bày riêng của từng cơ quan đăng ký, và phải viết tiếng Anh mà viên chức Hoa Kỳ đọc không bị nhầm lẫn. Tên, ngày tháng và địa danh phải khớp với hộ chiếu và các bằng chứng khác trong hồ sơ. Bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha cho thấy rõ điều này: cách đặt tên có hai họ, các con dấu của cơ quan đăng ký và các ghi chú bên lề đều phải xuất hiện trong bản tiếng Anh. Một công ty cung cấp dịch vụ dịch thuật tiếng Tây Ban Nha áp dụng cùng các bước kiểm tra này cho mọi hồ sơ tiếng Tây Ban Nha, và các ngôn ngữ khác cũng vậy.

Một bản dịch hoàn chỉnh gồm những gì khi viên chức xem xét

Viên chức xem xét hồ sơ sẽ so sánh bản gốc, bản dịch và giấy chứng nhận. Các điểm kiểm tra rất thực tế. Viên chức xem bản dịch có thể hiện mọi con dấu, dấu đóng và phần viết tay trên bản gốc hay không, cách viết tên và định dạng ngày tháng có khớp với hộ chiếu và đơn hay không, và giấy chứng nhận có nêu biên dịch viên là ai và có thể liên hệ người đó bằng cách nào hay không.

Khi bản dịch hoàn chỉnh, từng điểm này được giải quyết ngay trên trang giấy. "Hoàn chỉnh" nghĩa là mọi thứ trên bản gốc đều được thể hiện: nội dung chính, tiêu đề, nhãn của các ô trong biểu mẫu, con dấu, dấu đóng, chữ ký, phần viết tay, ghi chú bên lề, đầu trang, chân trang, số thứ tự, và mặt sau của trang nếu có nội dung. Chữ ký được ghi là "[signature]" và đoạn không đọc được được ghi là "[illegible]" thay vì đoán. Các phần để trống được đánh dấu là để trống. Bố cục bám sát bản gốc đủ để viên chức đối chiếu từng thành phần đã dịch với nguồn của nó.

Bản tóm tắt, bản trích đoạn và bản dịch chỉ gồm những trang liên quan đều không đáp ứng yêu cầu. Ngoại lệ là báo hoặc ấn phẩm, nơi chỉ cần dịch bài viết liên quan. Riêng bản dịch máy không có chứng nhận của biên dịch viên và xử lý sai tên, ngày tháng, từ viết tắt và thuật ngữ pháp lý, nên cũng không đáp ứng yêu cầu.

Những tài liệu ngoài hồ sơ hộ tịch cũng cần bản dịch được chứng nhận

Quy định áp dụng cho mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ, và hồ sơ hộ tịch chỉ là một nhóm. Học bạ và bằng cấp, giấy chứng nhận lý lịch tư pháp, hồ sơ y tế và thư của nhà tuyển dụng đều cần bản dịch tiếng Anh được chứng nhận khi bản gốc bằng ngôn ngữ khác. Bằng chứng thứ cấp, như sổ ghi chép của nhà thờ, hồ sơ nhà trường hoặc bản khai có tuyên thệ dùng khi không có hồ sơ chính, cũng cần như vậy. Khi hồ sơ đã nằm ở USCIS, mọi thứ phải bằng tiếng Anh, nên ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức áp dụng tại NVC và các lãnh sự quán không giúp ích gì trong hồ sơ nộp cho USCIS. Bài yêu cầu dịch tài liệu của USCIS trình bày quy định chung chi tiết hơn.

Luật sư hoặc người đại diện được công nhận trong hồ sơ sẽ quyết định nộp những tài liệu nào. Trước khi đặt dịch, hãy chuẩn bị bản scan rõ nét của mọi trang của từng bản gốc, kể cả mặt sau, và kiểm tra cách viết từng cái tên so với hộ chiếu. Ví dụ, một tấm bằng tốt nghiệp cần giấy chứng nhận riêng và một bản dịch bằng tốt nghiệp được chứng nhận có cả con dấu và chữ ký của phòng đào tạo. Texliff làm mỗi bản dịch kèm giấy chứng nhận riêng, nên hồ sơ thể hiện lời cam kết của một người ký cho mỗi tài liệu.