要点总结
- DS-260 案件中，每份非英文的民事文件都需要经认证的英文翻译，但如果文件使用的是面谈所在国的官方语言，则不在此列。
- 译员需要签署一份声明，证明译文准确，并且译员有能力从原文语言进行翻译；为每份文件分别出具一份声明更为稳妥。
- 官方语言例外只适用于 NVC 和领事馆，并且取决于面谈地点，而不是申请人的国籍或文件的签发国。
- travel.state.gov 上的互惠表（Reciprocity Schedule）列出了各国签发哪些民事文件以及哪个版本可被接受，因此申请人在订购任何翻译之前应先查阅该表。
- 如果要求提供完整记录却翻译了节略摘录，这份翻译就白费了，因为之后仍然需要取得并翻译完整记录。
- 完整的翻译应涵盖印章、公章、签名、手写内容、页边备注以及页面背面，无法辨认的部分要加以标注，而不是凭猜测填写。
- 每份译文中的姓名和日期都应与 DS-260 和护照一致，因此翻译公司需要拿到护照资料页以及之前的所有翻译件。
- 无犯罪记录证明、法院记录、兵役记录和收养记录与出生证明、结婚证适用同样的规则，都需要全文翻译。
- 如果无法取得原始记录，申请人需要证明该记录无法取得，并提交辅助证据，其中每一份外语证据都需要认证翻译。
DS-260 案件需要为每份非英文的民事文件提供经认证的英文翻译，除非该文件使用的是申请人面谈所在国的官方语言。国家签证中心（National Visa Center，NVC）要求提供一份由译员签署的声明，证明译文准确，并且译员有能力从原文语言进行翻译。官方语言例外只适用于 NVC 和领事馆。案件一旦转到 USCIS，所有材料都必须是英文。
DS-260 是移民签证申请表（Immigrant Visa Application）。USCIS 批准申请后，案件转到 NVC，申请人在线填写该表，并将民事文件的扫描件上传到 CEAC 门户网站。外语文件的扫描件如果没有对应的翻译就不算完整，因此两者要一起准备。具体案件需要哪些文件，由申请人的担保人或律师事务所决定；下面各部分说明这些文件的翻译应该是什么样子。
需要认证翻译的 DS-260 民事文件
所需的文件取决于申请人的家庭情况和个人经历。申请人本人需要出生证明；如果申请人已婚，还需要结婚证翻译。如果申请人或担保人之前的婚姻已经结束，则要加上离婚判决书和死亡证明。无犯罪记录证明需要来自申请人居住过的每一个国家。如果申请人的经历中有兵役记录、法院记录或收养记录，也要一并提交。
每份文件都要单独翻译，并使用它实际需要的语言组合。出生记录是海地克里奥尔语的申请人，需要海地克里奥尔语出生证明翻译；如果申请人还在某个讲西班牙语的国家居住过，则需要为该国的记录办理西班牙语无犯罪记录证明翻译。这一语言的记录由海地克里奥尔语翻译服务负责，而认证文件翻译服务则以同样的方式处理这类案件中常见的其他语言。
NVC 的翻译规定与官方语言例外
NVC 和领事馆的规定要求，凡是不是英文、也不是申请人申请签证所在国官方语言的民事文件，都必须提供认证翻译。每份译文都附有一份由译员签署的声明，证明译文准确，并且译员有能力进行翻译。为每份文件分别出具一份声明是更稳妥的做法，因为扫描件是逐份审核的。
该例外取决于面谈地点，而不是申请人的国籍，也不是文件的签发国。如果申请人在以西班牙语为官方语言的国家面谈，可以直接上传西班牙语记录而无需翻译。其他任何语言的记录仍然需要翻译。关于 NVC 与 USCIS 规定的比较，请参阅另一篇文章：NVC 翻译要求与 USCIS 的对比。
互惠表：每种文件应取得哪个版本
美国国务院发布了各国签证互惠与民事文件（Visa Reciprocity and Civil Documents by Country）一览表。表中列出了每个国家有哪些民事文件、由哪个机构签发，以及哪个版本可被接受，例如要求完整版记录而不是节略摘录。USCIS 的审理官员和领事官员都以它为依据。
申请人在订购翻译之前，应先查阅签发国的条目。翻译了错误的版本，这项工作就白费了，因为摘录仍然需要换成完整记录，而完整记录之后还要再翻译一遍。
NVC 文件审核会退回哪些材料
文件审核会将每份上传的扫描件与 DS-260 中填写的信息逐一比对。以下四种问题可以在上传之前避免：
- 互惠表要求提供完整版，却上传了节略摘录或简式记录。
- 上传了外语文件的扫描件，却没有附上它的认证翻译。
- 译文没有附上签署的能力与准确性声明。
- 译文中的姓名或日期与 DS-260 或护照不一致。
姓名不一致通常源于音译。护照用一种方式拼写姓名，而单独翻译的民事记录可能会出现另一种拼写。翻译公司应拿到护照资料页和之前的所有翻译件，这样每份文件才能使用相同的拼写。
只有涵盖页面上的所有内容，翻译才算完整：正文、标题、表格字段名称、印章、公章、标注为“[signature]”的签名、手写内容、页边备注，以及背面（如果背面有内容）。无法辨认的部分标注为“[illegible]”，而不是凭猜测填写，空白部分则标注为空白。仅靠机器翻译没有人工认证，而且会误译姓名、日期和缩写，因此不符合要求。
无犯罪记录证明、兵役记录与辅助证据
无犯罪记录证明翻译与民事记录遵循相同的规则：翻译全文和每一枚印章，并为该证明附上一份签署的声明。法院记录和兵役记录同样需要全文翻译，并描述其中的印章和手写内容。如果案件涉及被收养的子女，还要包括收养记录。
如果无法取得原始记录，申请人首先要证明它无法取得。证明方式是签发机构出具的书面说明，或者是互惠表中说明该记录通常无法取得的条目。随后，申请人提交辅助证据，例如教会或洗礼记录、学校记录、医疗记录，或者了解该事件的人员出具的宣誓书，通常需要两份。这些证据中的每一份外语材料，包括签发机构的说明，都需要各自的认证翻译。
DS-260 面谈应携带的材料
申请人将扫描件上传到 CEAC 门户网站，并在面谈时携带民事文件的原件或认证副本，以及认证翻译。文件夹中的译文应当与上传的译文是同一份，姓名和拼写也要一致，这样领事官员才能将纸质文件与扫描件对应起来。
订购之前，请查阅每份文件在互惠表中的条目，收齐每一页，包括背面，并按护照上的写法列出每个姓名。Texliff 为每份出生证明认证翻译附上单独签署的准确性与能力声明，案卷中的其他民事文件也以同样的方式处理。