Puntos clave
- Una traducción certificada para USCIS debe prepararse a partir de la versión completa de cada registro civil, con todas las referencias de folio, sellos y notas marginales.
- USCIS exige una traducción completa al inglés, certificada como completa y precisa, y un extracto abreviado puede omitir datos que el oficial espera ver.
- El Cuadro de reciprocidad del Departamento de Estado indica qué versión de los documentos civiles de cada país es aceptable, y conviene consultarlo antes de encargar cualquier traducción.
- Las certificaciones cubanas remiten al libro del registro por tomo y folio, y la traducción reproduce esas referencias exactamente como aparecen impresas en el registro.
- Las palabras manuscritas que no se pueden leer se marcan como ilegibles en lugar de adivinarse, y se recurre a pruebas secundarias cuando la autoridad emisora no puede proporcionar un registro cubano.
- El acta dominicana de la Junta Central Electoral existe en una versión completa, la inextensa, y en una más corta, el extracto, y la inextensa es la versión que se debe enviar primero a traducir.
- Las partidas venezolanas y las copias reexpedidas más recientes se traducen con el formato del documento que se tiene en mano, y cada versión se certifica como un documento independiente.
- El registro civil de nacimiento colombiano incluye un NUIP y los datos de la oficina de registro, que se copian en la traducción exactamente como figuran en el registro.
- Las notas marginales que anotan matrimonios, cambios de nombre y reconocimientos forman parte del registro, y una traducción que las omite está incompleta.
- Ambos apellidos se conservan en el orden impreso, y el abogado o representante acreditado decide qué registros se incluyen en cada trámite del I-130, I-485, TPS, parole o asilo.
Un registro civil de Cuba, República Dominicana, Venezuela o Colombia está listo para traducirse cuando es la versión completa que emite el registro, con todas las referencias de folio, sellos y notas marginales todavía en la página. Cada uno de estos registros emite más de un tipo de copia, y USCIS lee la traducción al inglés frente al registro que se adjunta, por lo que la versión debe quedar definida antes de comenzar la traducción.
Copia completa o extracto: qué versión espera USCIS
USCIS exige una traducción completa al inglés de cualquier documento en otro idioma, certificada como completa y precisa. "Completa" abarca toda la página: el texto impreso, las etiquetas de los campos del formulario, los sellos, las firmas, las anotaciones manuscritas y todo lo que esté escrito en el margen. Un extracto abreviado puede omitir los datos de los padres o las notas marginales, de modo que su traducción solo es completa para un registro que ya es incompleto.
El Departamento de Estado indica, país por país, qué documentos civiles existen y qué versión es aceptable. Conviene leer el Cuadro de reciprocidad antes de encargar una traducción, porque traducir la versión equivocada se pierde la tarifa y puede obligar a repetir el trabajo. Quien necesite una traducción certificada de documentos para USCIS de varios de estos países debe revisar por separado la entrada del cuadro correspondiente a cada uno.
Certificaciones de nacimiento y de matrimonio de Cuba
Los registros cubanos de nacimiento y de matrimonio los emite el Registro Civil como certificaciones. Cada una remite al libro del registro por tomo (volumen) y folio (página). Esas referencias forman parte del registro, así que la traducción las reproduce exactamente como están impresas. El carnet de identidad es el documento nacional de identidad, y se traduce como un documento independiente.
Las inscripciones cubanas más antiguas se escribían a mano en los libros del registro, y una certificación copiada de alguna de ellas puede ser difícil de leer. El traductor marca como "[illegible]" cualquier palabra que no se pueda leer, en lugar de adivinarla. Los registros cubanos reexpedidos son difíciles de obtener desde el extranjero, y quien espera uno no debe suponer que una copia más antigua será sustituida después. Si la autoridad emisora no puede proporcionar el registro, el solicitante demuestra que no está disponible, normalmente con una declaración escrita de la autoridad, y presenta pruebas secundarias, como registros de la iglesia o de la escuela. Cada prueba secundaria en español necesita su propia traducción certificada.
Actas de nacimiento dominicanas de la Junta Central Electoral
El acta de nacimiento dominicana la emite la Junta Central Electoral, conocida como JCE. Existe en una versión inextensa, que es la transcripción completa de la inscripción en el registro, y en un extracto, que es el resumen más corto. La familia que tenga ambas debe enviar primero la inextensa a traducir, ya que contiene la inscripción completa.
Las actas dominicanas suelen incluir datos de registro tardío y anotaciones marginales agregadas después de la inscripción original. Cada una se traduce en el lugar de la página donde aparece y en el mismo orden, de modo que el oficial pueda comparar cada línea del inglés con el original.
Traducción de acta de nacimiento venezolana: partida y cédula
Una traducción de acta de nacimiento en español de Venezuela suele partir de la partida de nacimiento que emite el registro civil. Las copias reexpedidas vienen en formatos más nuevos, cuyo diseño y ubicación de los datos del registro difieren de las partidas más antiguas. El traductor sigue el formato del documento que tiene en mano y no lo reorganiza en un formulario estándar.
La cédula de identidad es el documento de identificación, y puede presentarse junto con la partida cuando el solicitante necesita relacionar un nombre o un número entre registros. En un expediente que incluya un registro venezolano más antiguo y otro más reciente, cada uno debe traducirse y certificarse como un documento independiente.
Registro civil de nacimiento colombiano, NUIP y cédula
El registro civil de nacimiento colombiano incluye un NUIP, el número único de identificación personal, junto con los datos de la oficina de registro que inscribió el nacimiento. La cédula de ciudadanía es el documento de identidad de los adultos, y los certificados de la Registraduría confirman la identidad o los datos del registro. El NUIP y el nombre de cada oficina se copian en la traducción exactamente como aparecen, ya que los oficiales comparan los números entre documentos.
Un acta de matrimonio colombiana plantea las mismas preguntas sobre versiones y anotaciones. Una traducción de acta de matrimonio en español debe prepararse a partir de la copia completa del registro, con cada anotación traducida en su lugar.
Notas marginales, dos apellidos y folios manuscritos
Las notas marginales son anotaciones breves escritas junto al registro principal para indicar hechos posteriores, como un matrimonio, un cambio de nombre o el reconocimiento por parte de uno de los padres. Forman parte del registro, y una traducción que las omite está incompleta según el requisito de USCIS, aunque el texto principal sea exacto.
Tener dos apellidos es normal en los cuatro países: el primero proviene del padre y el segundo de la madre. La traducción conserva ambos en el orden impreso y no elimina el segundo ni los une con un guion. En algunos de estos países, una mujer casada puede aparecer registrada o ser conocida con "de" seguido del nombre de su esposo, y la traducción reproduce esa redacción tal como está escrita. Cuando una misma persona aparece con distintas formas del nombre en distintos registros, el traductor sigue cada documento tal como es, y el peticionario puede explicar la diferencia en una declaración. Una traducción de pasaporte muestra la forma del nombre que el solicitante ya usa ante el gobierno.
Cómo se prepara un expediente para trámites de I-130, I-485, TPS, parole y asilo
Los mismos registros aparecen en trámites distintos. Una petición familiar con el Formulario I-130 requiere los registros de nacimiento y de matrimonio que demuestren la relación. Un ajuste de estatus con el Formulario I-485 pide el registro de nacimiento del propio solicitante y sus documentos de identidad. Los trámites de Estatus de Protección Temporal (TPS) y de parole usan registros de identidad y nacionalidad, y los casos de asilo pueden sumar registros escolares, de iglesia o médicos como pruebas secundarias. El abogado o representante acreditado decide qué se incluye en cada trámite, y la empresa de traducción trabaja a partir de esa lista.
Para cada documento, la empresa de traducción elabora una traducción al inglés que sigue el formato del original, describe entre corchetes los sellos y las firmas, marca las partes ilegibles y adjunta una certificación de competencia en español e inglés y de que la traducción es completa y precisa. Lo más seguro es dar a cada documento su propia certificación. La traducción automática por sí sola no lleva certificación humana y maneja mal los nombres, las fechas y las abreviaturas, por lo que no cumple el requisito. Si falta una traducción o no está certificada, USCIS puede emitir una Solicitud de evidencia (RFE) o una Notificación de intención de denegar (Notice of Intent to Deny), y también puede denegar un trámite sin pedir nada antes cuando las pruebas iniciales son insuficientes. Para los registros en español en general, consulta nuestros servicios de traducción de español.
Antes de enviar los registros, reúne la versión de copia completa de cada uno, escanea ambos lados de cada página e indica cuáles registros son manuscritos. Un registro de divorcio que puso fin a un matrimonio anterior pertenece al mismo expediente, y traducimos cada certificado de divorcio página por página, igual que los demás.