Solicitud de visa DS-160: traducción certificada que acepta el consulado

El DS-160 se completa en línea en inglés, así que el formulario en sí nunca necesita traducción. Los documentos que acompañan la solicitud sí: un oficial consular espera que todo papel que no esté en inglés, o que no esté en el idioma oficial del país donde el solicitante presenta la solicitud, venga con una traducción certificada al inglés.

El Departamento de Estado fija esa regla para sus consulados, y es más estrecha que la regla que aplica USCIS. Un consulado puede leer documentos en el idioma oficial local sin traducción, pero USCIS no tiene esa excepción. Por eso, un documento que fue aceptado en el consulado necesita una traducción certificada si después se incluye en un trámite ante USCIS. Muchos solicitantes piden una traducción certificada de documentos para USCIS incluso en un caso consular, porque una traducción preparada con ese estándar sirve en ambos lugares.

Documentos de la entrevista DS-160 que necesitan traducción certificada

La entrevista es breve. El oficial trabaja con las respuestas del DS-160 y con los pocos papeles que el solicitante entrega para respaldarlas. Qué papeles importan depende de la clase de visa y de las instrucciones del propio consulado, y cualquier papel en idioma extranjero entre ellos sigue la regla de traducción. La lista siguiente muestra lo que los solicitantes de las categorías no inmigrantes más comunes suelen llevar, aunque las instrucciones del consulado determinan lo que realmente se exige.

• Los visitantes B-1/B-2 suelen llevar cartas de empleo, cartas del banco y registros de propiedades o negocios que demuestren sus vínculos con su país de origen.
• Los estudiantes F-1 llevan diplomas y expedientes académicos de escuelas anteriores, junto con cartas del banco que muestren quién paga los estudios.
• Los trabajadores H-1B pueden necesitar un título y cartas de empleadores anteriores si el consulado las pide, ya que la petición se basó en esa trayectoria.
• Los transferidos L-1 pueden necesitar cartas del empleador extranjero que describan el puesto que ocupaban antes del traslado.
• Los prometidos K-1 llevan actas de nacimiento, certificados de antecedentes policiales y sentencias de divorcio de cualquier matrimonio anterior.

Los dependientes añaden un grupo más de registros. A un cónyuge que solicita como dependiente de un trabajador H-1B o L-1 se le pide demostrar el parentesco, por lo que una traducción de acta de matrimonio y las actas de nacimiento de los hijos van en la misma carpeta. Cada registro conserva su propia certificación, lo que facilita reemplazar una sola página sin rehacer todo el conjunto.

Reglas consulares de traducción y la excepción del idioma oficial

Según la regla consular, cada traducción incluye una declaración firmada por el traductor en la que afirma que la traducción es precisa y que está capacitado para traducir desde ese idioma. Los solicitantes no inmigrantes llevan los originales y las traducciones a la entrevista. En los casos de visa K-1 y de visa de inmigrante, los solicitantes cargan copias escaneadas en el portal CEAC y llevan los originales o copias certificadas a la entrevista. Los requisitos de traducción del NVC comparados con las reglas de USCIS se explican en un artículo aparte.

La excepción del idioma oficial depende de dónde presenta la solicitud el solicitante, no de dónde nació. Un diploma vietnamita en manos de un solicitante F-1 en Ho Chi Minh está en el idioma oficial del país donde se presenta la solicitud. El mismo diploma en manos de un ciudadano vietnamita que solicita en un tercer país necesita una traducción al inglés, y también la necesita si más adelante aparece en un trámite ante USCIS. Una traducción de diploma vietnamita preparada una sola vez sirve para ambas situaciones, y los servicios de traducción de vietnamita pueden encargarse de los expedientes académicos y los registros que lo acompañan.

Cómo lee el oficial consular los documentos traducidos

Un oficial en la ventanilla tiene poco tiempo por solicitante, así que un documento solo ayuda si se puede leer de un vistazo. La traducción debe seguir el formato del original lo bastante de cerca como para que cada línea en inglés pueda cotejarse con la línea de la que proviene. Los sellos, los timbres, las firmas y las notas manuscritas se describen entre corchetes, y las partes que no se pueden leer se marcan como ilegibles en lugar de adivinarse. La traducción automática por sí sola no tiene certificación humana y maneja mal los nombres, las fechas, las abreviaturas y los términos legales, por lo que no cumple el requisito.

Un conjunto pequeño de traducciones limpias funciona mejor que una carpeta grande. De una carta o un estado de cuenta del banco se leen el titular de la cuenta, el saldo y la fecha, así que esos tres datos deben coincidir exactamente con el original. Una traducción de estado de cuenta bancario en español para un solicitante mexicano o colombiano conserva los números de cuenta, los montos, la moneda y las fechas tal como están impresos. Los nombres siguen la ortografía del pasaporte, porque un oficial que ve dos grafías de un mismo nombre se detendrá a preguntar por ello.

Solicitudes de documentos adicionales de la Sección 221(g)

La Sección 221(g) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (Immigration and Nationality Act) es la disposición con la que un oficial consular rechaza una solicitud de manera temporal porque falta algo. El solicitante recibe una carta que enumera lo que debe enviar o volver a presentar, y la lista suele mencionar documentos como comprobantes de empleo, registros financieros o registros civiles.

Una traducción solicitada de esta manera sigue las mismas reglas de certificación que cualquier otra. El solicitante la envía por el medio que indica la carta, junto con una copia del original, y no sustituye el documento solicitado por otro distinto. Un papel sin traducir o una traducción sin certificación puede dejar el caso donde estaba, con la misma carta todavía abierta.

Cómo revisar los documentos del DS-160 antes de la entrevista

Los documentos civiles tienen una cuestión de versión que conviene resolver antes de traducir nada. La tabla Visa Reciprocity and Civil Documents by Country del Departamento de Estado indica, país por país, qué documentos existen, quién los emite y qué versión es aceptable. Traducir un extracto resumido cuando el consulado quiere el registro completo desperdicia la tarifa y el tiempo. El abogado o representante acreditado decide qué presenta el solicitante, así que cualquier duda sobre el conjunto debe plantearse a esa persona.

Una revisión final abarca tres puntos: que la ortografía del nombre en cada traducción coincida con el pasaporte y con el DS-160, que tengas el original a la mano para la entrevista y que cada traducción tenga su propia certificación firmada. Texliff prepara cada traducción con su propia certificación y mantiene el formato alineado con el original. Para la prueba financiera, una traducción de estado de cuenta bancario es el documento que se pide con más frecuencia en esta etapa.