Traducción de documentos ilegibles para USCIS: archivos dañados e incompletos

Un documento original desvaído, dañado o incompleto aún se puede traducir para USCIS, pero la traducción solo puede ser tan completa como lo permita la legibilidad de la página. Todo lo que el traductor no pueda leer se marca como "[illegible]" y se deja tal cual, y la certificación puede indicar que la traducción se hizo a partir de una copia de legibilidad limitada. Cuando el problema es el registro original, la mejor solución suele ser obtener una copia nueva de la oficina que lo emitió.

Traducción de documentos ilegibles para USCIS: qué puede hacer el traductor

Los reglamentos de USCIS exigen una traducción completa al inglés de todo documento en idioma extranjero, certificada como completa y precisa. En una página limpia, eso significa que cada línea, sello y firma aparece en inglés. En una página dañada, significa que el traductor reporta lo que realmente hay en la página, incluidas las partes que no se pueden leer. Un traductor que llena un vacío con una suposición razonable ha alterado la evidencia, y el oficial no puede saber qué palabras vienen del documento y cuáles del traductor.

La misma regla se aplica a los nombres, las fechas y los números, donde una suposición equivocada causa el mayor daño. Si el último dígito de un número de registro está manchado, la traducción muestra los dígitos que se pueden leer y marca el que falta. Si el mes de una fecha es ilegible pero el año se ve claramente, el traductor deja el mes marcado y no lo deduce a partir de otras anotaciones de la página.

Cómo se usa "[illegible]" dentro de una traducción certificada

La marca se coloca sobre la parte más pequeña que no se puede leer. Una palabra ilegible recibe una marca en esa palabra, y el resto de la línea se traduce con normalidad. Las pérdidas más largas se describen por tamaño y posición, por ejemplo "[illegible, approximately two lines]" o "[corner torn off, text missing]". El traductor puede añadir una breve nota entre corchetes sobre la causa, como "[faded]" u "[obscured by stamp]", cuando eso ayuda al oficial a relacionar la nota con el original.

Los demás elementos de la página reciben el mismo trato que tendrían en una copia limpia. Los sellos, las firmas, las anotaciones manuscritas y las notas al margen se describen o se traducen, y las secciones en blanco se marcan como tales. El formato sigue al original lo bastante de cerca como para que el oficial pueda ubicar cada línea traducida junto a su línea de origen. Una página que llega recortada en el borde es un problema aparte, porque el traductor no puede saber qué había fuera del encuadre.

Qué dice la certificación sobre una copia de origen deficiente

La certificación declara que la traducción es completa y precisa, y que el traductor domina ambos idiomas. Cuando el original es difícil de leer, la certificación puede añadir una frase que indique que la traducción se preparó a partir de una copia de legibilidad limitada y que las partes ilegibles están marcadas en el texto. La frase describe la copia de origen, de modo que el oficial no dé por hecho que el original era claro.

USCIS no lleva una lista aprobada de traductores ni de empresas de traducción, y "USCIS-certified" solo significa que la traducción lleva la certificación que USCIS pide. Una traducción certificada de documentos para USCIS que registra abiertamente sus propios límites le da al oficial una imagen exacta del expediente, algo que no logra una traducción que presenta en silencio una página dañada como si estuviera limpia.

Cuando un mejor escaneo o un registro reemitido es la verdadera solución

Algunos problemas de legibilidad vienen del escaneo y no del papel. Una página fotografiada en ángulo, tomada con poca luz o enviada por fax a menudo se lee mejor cuando se vuelve a escanear. Conviene hacer una imagen nueva antes de la traducción, porque la marca debe describir una pérdida real en el papel y no una mala fotografía.

Un escaneo útil sigue estos cinco puntos:

• Coloca la página plana sobre el cristal del escáner y escanea la página completa, incluidos los cuatro bordes.
• Escanea ambos lados de cada página, incluso cuando el reverso parezca vacío, porque allí suelen aparecer sellos y notas.
• Usa color, ya que la tinta desvaída y los sellos de color se distinguen mejor del papel en color que en blanco y negro.
• No recortes, no gires solo en parte ni reduzcas la imagen, y no dobles la página para que quepa en el cristal.
• En un registro de varias páginas, escanea todas las páginas en orden, incluidas las páginas en blanco y las portadas.

Cuando el propio papel está desvaído, roto o dañado por agua, la mejor respuesta es una copia nueva. Un registro civil o una escuela a menudo puede emitir un extracto certificado nuevo a partir de sus propios libros, y un extracto nuevo se puede traducir sin problemas. El Reciprocity Schedule del Departamento de Estado indica, para cada país, qué documentos civiles existen, quién los emite y qué versión se acepta. Consultarlo primero muestra qué versión espera un oficial, como una copia en formato extenso en lugar de un extracto abreviado. Traducir una copia dañada de la versión equivocada es trabajo perdido.

Actas de nacimiento de registros manuscritos

Los registros de nacimiento son el ejemplo más común de este problema, porque muchos se escribieron a mano en un libro de registro hace décadas y se han copiado varias veces desde entonces. Una traducción de acta de nacimiento en criollo haitiano suele partir de un acte de naissance, una anotación escrita a mano en francés en un libro del registro y copiada de nuevo para cada extracto nuevo. Para cuando la copia llega al traductor, puede que un sello se superponga al nombre o que la tinta de una fecha se haya reducido a unos pocos trazos.

En un caso así, el extracto de archivo suele ser la versión más limpia, ya que el registro lo reemite a partir de su propio libro. Incluso cuando el traductor lee la letra manuscrita sin dificultad, como en los servicios de traducción de criollo haitiano, cualquier palabra que siga siendo dudosa después de una lectura cuidadosa se marca igualmente.

Si el registro no puede emitir una copia legible, el solicitante puede demostrar que el registro principal no está disponible, mediante una declaración escrita de la autoridad emisora o una entrada del Reciprocity Schedule, y luego presentar evidencia secundaria. Los registros escolares, los registros de la iglesia y las declaraciones juradas de personas con conocimiento personal del nacimiento cuentan como evidencia secundaria. Cada pieza en idioma extranjero necesita su propia traducción certificada.

Registros escolares y médicos con páginas faltantes o dañadas

Los expedientes académicos y médicos plantean las mismas cuestiones con algunos añadidos. Una traducción de certificado de calificaciones suele llegar como la fotocopia de una fotocopia, con notas o nombres de materias perdidos en el margen. El traductor marca las anotaciones perdidas. Cuando la pérdida afecta a una nota o a una fecha, se le puede pedir a la escuela un certificado de calificaciones oficial reemitido.

La traducción de registros médicos sigue la misma regla, y las notas manuscritas de los médicos son una fuente frecuente de palabras ilegibles. Marcar el nombre de un medicamento o una dosis como "[illegible]" siempre es más seguro que adivinar, ya que una suposición en un registro clínico puede leerse como un hecho. En los registros que llegan con páginas faltantes, la traducción cubre las páginas entregadas y no da a entender que el expediente esté completo.

Un conjunto incompleto de páginas es distinto de una página difícil de leer. Si falta la página 2 de un registro de cuatro páginas, la traducción cubre las páginas 1, 3 y 4 y anota el vacío. El peticionario o el abogado decide si le pide al emisor la página faltante, porque la empresa de traducción no puede aportar contenido que nunca se envió.

Qué preparar antes de enviar documentos dañados

Reúne la mejor copia disponible de cada documento, escaneada plana y en color por ambos lados, y anota qué páginas faltan o están dañadas. Pide a la oficina emisora una copia certificada nueva cuando se pueda obtener, y revisa el Reciprocity Schedule para conocer la versión correcta. Conserva cualquier declaración escrita de una oficina que no pueda reemitir un registro, ya que respalda una solicitud para que se acepte evidencia secundaria. Presentar un original dañado o un reemplazo es una decisión del abogado o del representante acreditado que lleva el trámite. Marcamos las partes ilegibles en una traducción de acta de matrimonio o en cualquier otro registro e indicamos los límites del original en la certificación.