Puntos clave
- Traduce el formato largo del acta de nacimiento, la copia completa que muestra a ambos padres, porque un extracto con solo el nombre, la fecha y el lugar del niño por lo general no acredita la filiación.
- Muchos registros emiten un extracto breve y una copia completa del mismo asiento, con nombres como odpis skrócony y odpis zupełny, o certificado breve y copia certificada del asiento.
- Trámites como el I-130, el I-485 y el N-600 se apoyan en un acta de nacimiento para demostrar la relación entre padre o madre e hijo, así que una versión sin los datos de los padres no cumple esa función.
- El Reciprocity Schedule del Departamento de Estado indica la versión aceptable del acta de nacimiento de cada país, y tanto los oficiales de USCIS como los consulados lo consultan, así que lee la entrada antes de pedir una traducción.
- Un acta de nacimiento que nombra a ambos padres con sus datos y lleva números de asiento del registro probablemente es una copia completa, mientras que un título con palabras como extracto o abreviado apunta al formato corto.
- Una traducción certificada reproduce el original tal cual, así que traducir un extracto produce una versión en inglés exacta de un documento que sigue sin acreditar la filiación y que puede dar lugar a una Solicitud de evidencia (RFE).
- El orden correcto es pedir primero la copia completa al registro civil, indicando que se quiere la versión con los datos de los padres, y traducirla después.
- La traducción debe abarcar todo lo que aparece en la página, incluidos el título, las etiquetas de los campos, los sellos, las firmas entre corchetes, las anotaciones manuscritas y las notas marginales, con las partes ilegibles marcadas.
- Un título traducido y una disposición que sigue el original permiten que el oficial vea qué versión era el documento de origen y relacione cada línea en inglés con la del original.
- Las actas de matrimonio y otros documentos civiles también pueden presentarse como extractos o asientos completos, así que la misma verificación de versión se aplica antes de pedir cualquiera de ellos.
Traduce el formato largo: la copia completa del acta de nacimiento que muestra a los padres del niño y los datos de la inscripción. Un extracto abreviado o certificado breve que solo indica el nombre, la fecha y el lugar de nacimiento por lo general no acredita la filiación, y una traducción certificada de ese documento no lo corrige. USCIS, el National Visa Center y los consulados piden la versión que muestra quiénes son los padres.
Las actas de nacimiento en formato largo y corto tienen contenido distinto
Muchos registros civiles emiten la misma acta de nacimiento en más de un formato. El formato corto, llamado extracto, copia abreviada o certificado breve según el país, incluye el nombre del niño, la fecha de nacimiento y el lugar de nacimiento, y a veces los nombres de los padres en una sola línea. El formato largo es una copia completa del asiento del registro. Indica a ambos padres con sus datos, al declarante que informó el nacimiento, el número y la fecha de inscripción, la oficina del registro y cualquier anotación posterior, como una legitimación, una adopción o la corrección de un nombre.
Trámites como la Petición I-130 para familiar extranjero, la Solicitud I-485 para registrar residencia permanente o ajustar estatus y la Solicitud N-600 de certificado de ciudadanía requieren un acta de nacimiento porque el hecho que se debe demostrar es la relación entre padre o madre e hijo. Un extracto que omite a los padres no puede demostrarla. Corresponde al abogado o al representante acreditado del solicitante decidir qué documentos necesita un trámite en particular.
El Reciprocity Schedule indica la versión aceptable por país
El Departamento de Estado publica la tabla Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Para cada país indica qué documentos civiles existen, quién los emite y qué versión es aceptable. Tanto los adjudicadores de USCIS como los oficiales consulares la consultan, así que la entrada del país de nacimiento es lo primero que debes leer antes de pedir cualquier cosa.
La redacción de las entradas sigue el sistema de cada país, y los ejemplos siguientes describen el patrón general sin sustituir la tabla:
- Polonia emite una copia completa, el odpis zupełny, y una copia abreviada, el odpis skrócony.
- Brasil emite la certidão de nascimento en formato breve y en el inteiro teor, la transcripción completa del asiento del registro.
- Los países de habla hispana suelen distinguir entre un acta de nacimiento completa (acta completa) y un extracto (extracto), y los nombres de ambos varían según el país.
- El Reino Unido e Irlanda distinguen entre una copia certificada del asiento y un certificado breve.
- Filipinas emite el acta de nacimiento a través de la Philippine Statistics Authority (PSA), y la copia de la PSA es la versión que normalmente se presenta.
Cómo saber qué versión es un acta de nacimiento
La prueba más sencilla es buscar a los padres. Si el documento nombra a la madre y al padre con sus propios datos, probablemente es una copia completa. Si muestra solo al niño, o muestra los nombres de los padres sin nada más sobre ellos, probablemente es un extracto. El título a menudo también lo indica: palabras como "extract", "abridged", "short", "extracto" o "skrócony" apuntan al formato corto, mientras que "complete", "full", "zupełny", "inteiro teor" o "literal" apuntan al largo.
Una segunda señal son los datos de inscripción. Una copia completa suele incluir el libro, el tomo, la página o el número de asiento del registro, junto con la fecha de inscripción y el nombre del funcionario que hizo el asiento. Las notas marginales del asiento original corresponden a la copia completa, y un extracto puede omitirlas. Cuando el título y el contenido no coinciden, el registro que lo emitió puede indicar qué versión produjo, y la entrada del Reciprocity Schedule muestra cuál espera el Departamento de Estado.
Por qué traducir el formato corto desperdicia el pago
Una traducción certificada reproduce su original y nada más. Si el original es un extracto sin filiación, la traducción será una versión en inglés exacta y completa de un documento que sigue sin mostrar la filiación. USCIS puede entonces emitir una Solicitud de evidencia (RFE), y el solicitante tiene que pedir el certificado correcto al registro y pagar una segunda traducción. La política de USCIS también permite que los oficiales denieguen un trámite sin pedir antes más evidencia cuando la evidencia inicial es insuficiente, así que enviar la versión equivocada desde el principio conlleva un riesgo propio.
Los solicitantes que planifican con tiempo piden primero el formato largo al registro y lo traducen después. La solicitud al registro civil debe indicar que se quiere la copia completa con los datos de los padres, no el extracto. Una empresa de traducción solo puede trabajar con el documento que recibe, por lo que no puede reparar un original que carece de la información necesaria.
Cómo muestra la traducción el tipo de versión
USCIS exige una traducción completa al inglés, certificada como completa y exacta, con una declaración de que el traductor es competente en ambos idiomas. Completa aquí significa todo lo que aparece en la página: el título, las etiquetas de los campos del formulario, los sellos, las firmas descritas entre corchetes, las anotaciones manuscritas y las notas marginales. Las partes ilegibles se marcan como "[illegible]". El título del original se traduce tal como aparece, de modo que un oficial que lee la página en inglés pueda ver de inmediato si el original era un extracto o una copia completa.
La disposición importa por la misma razón. Cuando la página traducida sigue el orden del original, el oficial puede relacionar cada línea en inglés con la línea del original. Una traducción de acta de nacimiento del polaco de un odpis zupełny, una traducción de un inteiro teor brasileño y una traducción de acta de nacimiento del español de un acta completa deben mostrar los mismos campos en los mismos lugares, con las anotaciones trasladadas. El artículo de Texliff sobre la precisión en la traducción de actas de nacimiento explica con más detalle la declaración de certificación.
Otros documentos civiles tienen la misma división
Las actas de nacimiento son el caso más común, pero los registros también emiten versiones abreviadas y completas de otros documentos. Un extracto de matrimonio, por ejemplo, puede contener menos que el asiento completo del registro. La misma verificación se aplica a una traducción de acta de matrimonio: lee la entrada del Reciprocity Schedule, identifica la versión y traduce la que necesita el trámite. Cuando la única copia disponible es un extracto, hay que pedir una copia completa al registro antes de empezar la traducción.
Los nombres también deben escribirse igual en todos los documentos traducidos de un caso, lo que exige cuidado con los signos diacríticos del polaco. Texliff ofrece servicios de traducción del polaco y traducción certificada de documentos para USCIS para los demás documentos que necesita un trámite.
Antes de enviar un acta de nacimiento a traducir, revisa la entrada del país en el Reciprocity Schedule, confirma que el documento nombra a ambos padres y escanea todas las páginas, incluido el reverso. Nuestro equipo prepara cada traducción certificada de acta de nacimiento con su propia certificación y una disposición que sigue el original.