Puntos clave
- Un certificado policial o un registro judicial extranjero que no esté en inglés necesita una traducción completa al inglés con la certificación del traductor, desde una carta de una sola línea que indica que no hay antecedentes hasta un registro de varias páginas.
- El NVC y los consulados permiten una excepción por el idioma oficial, pero cuando el caso está en manos de USCIS, todo documento en idioma extranjero, incluidos los certificados policiales, debe traducirse al inglés.
- La Tabla de Reciprocidad del Departamento de Estado muestra qué autoridad emite el certificado policial en cada país, por lo que los solicitantes deben consultarla antes de pagar la traducción de una versión equivocada.
- Se traduce todo lo que aparece en la página, incluidos sellos, códigos de verificación, bloques de firma y notas manuscritas; los campos en blanco se marcan como en blanco y las partes ilegibles se marcan como ilegibles.
- Frases como "no se encontraron antecedentes", "no buscado", "causa sobreseída" y "condena condicional" tienen significados muy precisos, así que la traducción conserva la redacción del original y nunca cambia un resultado por otro.
- Una resolución judicial se traduce con el número de caso, los cargos, las referencias a las leyes y el resultado, en el mismo orden del original, y el nombre del delito no se cambia para que coincida con una categoría de Estados Unidos.
- Los nombres siguen el expediente de la autoridad que emite el documento, por lo que la traducción coincide con la grafía del pasaporte y registra como variante cualquier otra grafía que aparezca en el original.
- Un certificado policial emitido de nuevo es un documento nuevo que necesita su propia traducción y certificación, porque la fecha, el número de expediente y el sello son distintos a los del anterior.
- El abogado o representante acreditado decide qué registros extranjeros divulgar y presentar, y la empresa de traducción solo traduce los documentos que recibe.
Un certificado policial que no esté en inglés necesita una traducción completa al inglés con la certificación del traductor, y lo mismo vale para cualquier registro judicial extranjero que se presente con él. Los reglamentos de USCIS exigen esto para todo documento en idioma extranjero, lo que incluye la breve carta que dice que no se encontraron antecedentes. En los casos de visa de inmigrante, el NVC y el consulado también piden traducciones certificadas de los documentos civiles, cada una con una declaración firmada de que la traducción es exacta y de que el traductor es competente. Una traducción certificada de documentos para USCIS abarca toda la página, incluidas las líneas que parecen sin importancia.
Traducción de certificados policiales para trámite consular y ajuste de estatus
Normalmente, al solicitante que está en el NVC o en un consulado se le piden certificados policiales de los países donde ha vivido, y las instrucciones del caso indican qué países y qué edades aplican. Los escaneos se suben al portal CEAC y los originales se llevan a la entrevista. Un certificado que no esté en inglés, ni en el idioma oficial del país donde se procesa la visa, necesita una traducción certificada. La excepción por el idioma oficial es solo para el NVC y los consulados. Una vez que el caso está en manos de USCIS, como en un ajuste de estatus con el Formulario I-485, todo documento en idioma extranjero debe estar en inglés.
Los solicitantes de ajuste de estatus y de naturalización se enfrentan a los registros extranjeros de otra manera. Quien fue arrestado o acusado en el extranjero puede necesitar la decisión final del tribunal además del certificado policial, y el Formulario N-400 le pregunta al solicitante sobre asuntos pasados. El abogado o representante acreditado decide qué divulgar y qué registros presentar. La empresa de traducción traduce los documentos que se le entregan.
Cómo es un certificado policial en cada país
Los documentos difieren más de lo que la mayoría de los solicitantes espera. Algunos países emiten una sola página con un nombre, una fecha de nacimiento, un número de expediente, un sello y una frase que dice que no se encontró nada. Otros emiten varias páginas que enumeran cada registro con una fecha, un cargo, el tribunal y un resultado. Algunos certificados se imprimen desde una base de datos con un código QR o un número de verificación, y otros se escriben a máquina en papel membretado y se firman a mano.
Todo es texto que se debe traducir: la oficina emisora, la línea del propósito, el código de verificación, los sellos, el bloque de firma y cualquier fecha o nota manuscrita. Los campos en blanco se marcan como en blanco, y las partes ilegibles se marcan como "[ilegible]" en lugar de adivinarse. Un certificado de una sola frase recibe el mismo tratamiento que un registro de diez páginas, porque el oficial compara la página en inglés con el original línea por línea.
La tabla Visa Reciprocity and Civil Documents by Country del Departamento de Estado indica qué autoridad emite el certificado policial en cada país y si el documento existe siquiera. Consultar esa entrada antes de pedir una traducción evita pagar por la versión equivocada. Si la tabla indica que un registro por lo general no está disponible, el solicitante lo demuestra con la entrada de la tabla o con una declaración escrita de la autoridad emisora.
Frases fijas de un certificado policial que exigen una traducción exacta
Los certificados policiales y los registros judiciales usan frases fijas, y cada una tiene un significado muy preciso. "No se encontraron antecedentes" solo dice que una búsqueda no arrojó nada, mientras que "sin antecedentes penales" expresa una conclusión sobre la persona. "No buscado" y "sin órdenes de arresto pendientes" son afirmaciones distintas. "Causa sobreseída", "causa cerrada" y "procedimiento dado por terminado" describen resultados diferentes en muchos sistemas jurídicos, y una "condena condicional" no es una "condena cumplida". Un traductor que cambie una por otra modifica lo que dice el documento.
Por eso una empresa de traducción conserva la redacción del original y no elige una frase en inglés que suene más amable. Cuando un término no tiene un equivalente exacto en la ley de Estados Unidos, la traducción usa el equivalente más cercano en inglés sencillo y conserva el término original entre corchetes o en una nota del traductor. No reformula un hallazgo, no suaviza un cargo ni agrega una conclusión que el documento no contiene.
Cómo se traduce una resolución judicial extranjera
Una resolución judicial es un documento distinto de un certificado policial. Indica el número de caso, el tribunal, las fechas, los cargos, las leyes citadas y el resultado. La traducción conserva esos elementos en el orden del original, copia las referencias a las leyes exactamente como están impresas y traduce los nombres de los cargos tal como están escritos. El resultado se expresa como lo expresa el documento, ya sea una absolución, un sobreseimiento, una multa, una condena condicional o una condena.
Los errores ocurren con los nombres de los cargos. Una denominación de delito extranjera pocas veces coincide palabra por palabra con una de Estados Unidos, por lo que la traducción no cambia el nombre del delito para que resulte familiar. La caracterización jurídica de un delito extranjero le corresponde al abogado, que necesita un registro exacto en inglés para trabajar. Una traducción de antecedentes penales que se mantiene cerca del original es más fácil de leer para el oficial y más difícil de cuestionar.
Nombres y fechas del certificado policial frente al pasaporte
Los certificados policiales se emiten con el nombre que la autoridad emisora tiene en su expediente, y esa grafía puede diferir de la del pasaporte. La traducción escribe los nombres como lo hace la traducción del pasaporte o el propio pasaporte, y conserva cualquier otra grafía del original como una variante registrada. La grafía importa más en los nombres árabes, que tienen una cadena de cuatro partes (nombre, padre, abuelo y apellido de familia) y varias grafías aceptadas en inglés. Las fechas aparecen en formato estadounidense, y una fecha del calendario hégira u otro calendario se muestra con su valor original para que el oficial pueda cotejarla.
Los registros en árabe se tratan en la página de traducción de antecedentes penales en árabe, y los registros en español en la página de traducción de antecedentes penales en español. Un solicitante que también tenga documentos civiles en árabe en el mismo trámite puede conocer los servicios de traducción de árabe.
Vigencia y nueva emisión del certificado policial
Un certificado policial es una instantánea tomada en la fecha de emisión, y el NVC o un consulado pueden pedir uno reciente. Las instrucciones del caso, y no una regla general, indican si un certificado más antiguo todavía se acepta. Un certificado emitido de nuevo es un documento nuevo y recibe su propia traducción y su propia certificación. La traducción anterior no se puede reutilizar, aunque el texto parezca casi igual, porque la fecha, el número de expediente y el sello son distintos.
Antes de presentar, reúne todos los certificados y registros judiciales en original, revisa la entrada de la Tabla de Reciprocidad y comprueba que cada nombre coincida con el pasaporte. Una traducción de verificación de antecedentes es más fácil de preparar cuando cada página, frente y reverso, se escanea de forma legible como un solo conjunto. Preparamos cada registro con su propia certificación.