Puntos clave
- A la entrevista de USCIS, el solicitante lleva el original o una copia certificada de cada documento extranjero que presentó, más la misma traducción certificada al inglés de cada uno.
- Las solicitudes suelen presentarse con fotocopias, pero el aviso de la entrevista indica los documentos que el oficial quiere ver en persona, y ese aviso es la lista que se debe seguir.
- El oficial compara el original, la traducción y las respuestas del formulario, y cualquier diferencia en un nombre, una fecha o una página faltante genera preguntas.
- Una traducción que sigue el formato del original y describe sellos, firmas y el reverso de la página permite que el oficial verifique cada dato sin tener que buscarlo.
- Los documentos que cambiaron desde la presentación, como un pasaporte renovado, una sentencia de divorcio finalizada o el acta de nacimiento de un hijo nuevo, necesitan sus propias traducciones certificadas antes de la entrevista.
- Las traducciones del paquete presentado pueden llevarse de nuevo para los documentos que no han cambiado, ya que coinciden con los originales que verá el oficial.
- Cuando falta una traducción, el oficial puede continuar la entrevista y pedirla después, y USCIS puede emitir una Solicitud de evidencia (RFE) o denegar la solicitud sin emitirla.
- Una certificación sin firma, sin fecha o sin declaración de competencia, o una traducción automática, no cumple con lo que exigen las regulaciones de USCIS.
- Un intérprete en la entrevista se encarga solo del idioma hablado, así que los documentos escritos en otro idioma siguen necesitando traducciones escritas certificadas.
- Una carpeta que sigue el orden del aviso, con cada original y detrás de él su traducción y su certificación, agiliza la comparación del oficial.
El solicitante lleva el original, o una copia certificada, de cada documento en idioma extranjero que presentó, junto con la misma traducción certificada al inglés que se envió a USCIS con cada uno. El aviso de entrevista de un caso de I-485, N-400 o I-751 indica qué llevar, y el oficial usa los originales para comparar las copias y traducciones presentadas con las respuestas del formulario. Si una traducción que se presentó no está en la carpeta el día de la entrevista, esa comparación se vuelve más difícil de lo necesario.
Aviso de la entrevista: originales que debes llevar frente a copias ya presentadas
La mayoría de las solicitudes se presentan con fotocopias de los documentos extranjeros. Las regulaciones de USCIS exigen que todo documento en un idioma extranjero esté acompañado de una traducción completa al inglés, con la certificación del traductor de que la traducción es completa y precisa y de que está capacitado para traducir de ese idioma al inglés. Las instrucciones en las páginas de USCIS del Formulario I-485 y del Formulario N-400 describen qué se envía junto con el formulario, y por eso el paquete presentado está formado en su mayoría por copias.
El aviso de la entrevista cambia eso. Indica los documentos que el oficial quiere ver en persona, y la lista depende del caso. Cada documento en idioma extranjero de la lista se lleva en la forma que pide el aviso, con su traducción certificada, y el aviso es la lista que se debe seguir aunque el solicitante recuerde haber enviado otra cosa. Si conviene llevar algo más allá de lo que pide el aviso, es una decisión del abogado o del representante acreditado, cuando lo hay. Las traducciones de todo el paquete provienen de una empresa de traducción que emite traducción certificada de documentos para USCIS, con una certificación separada para cada documento, que es la práctica más segura.
Cómo compara el oficial el original, la traducción y el formulario
El oficial trabaja con el expediente y con lo que el solicitante le entrega en el escritorio. Una traducción de acta de matrimonio se lee frente al acta original, y ambas se leen frente a la fecha, el lugar y el nombre del cónyuge que el solicitante indicó en el formulario. Cuando los tres no coinciden, el oficial pregunta al respecto, y la respuesta pasa a formar parte del registro. Un nombre escrito de dos maneras, una fecha escrita en otro orden y una página del original que la traducción omite son las fuentes habituales de una discrepancia.
En esta etapa el formato importa. Una traducción que sigue de cerca el original permite que el oficial verifique cada campo, sello y anotación sin buscar. Los sellos, las firmas, las notas manuscritas y todo lo que aparece en el reverso de una página figuran en la traducción como descripciones entre corchetes, como [firma] o [ilegible], de modo que un oficial que da vuelta el original encuentra el mismo contenido en la traducción. Un resumen o un extracto no cumple el requisito, porque una línea faltante no se puede comparar con nada.
Documentos actualizados desde la presentación: pasaporte nuevo, divorcio finalizado, hijo nuevo
Los hechos cambian entre la presentación y la entrevista, y los documentos cambian con ellos. Un pasaporte renovado tiene un número nuevo y sellos nuevos. Un divorcio de un matrimonio anterior puede finalizar después de que se envió el I-485. Puede nacer un hijo, con un acta de nacimiento que nunca formó parte del expediente. Ninguno de estos documentos tiene una traducción en el paquete presentado, así que ninguno puede traducirse la mañana de la entrevista.
Un pasaporte recién emitido requiere la misma atención que el primero; la publicación sobre la traducción de pasaporte para USCIS explica qué páginas cuentan. Una sentencia emitida en el extranjero necesita su propia traducción de sentencia de divorcio certificada, y el registro de un hijo nuevo también necesita una. Los documentos que no cambiaron conservan sus traducciones existentes, y la publicación sobre reutilizar una traducción certificada anterior explica cuándo una anterior todavía sirve.
Falta una traducción en la entrevista: qué puede pasar
El oficial no puede leer un original sin traducción en la carpeta si no domina el idioma. Lo que sigue depende del oficial y del caso. El oficial puede continuar la entrevista y pedir la traducción después, y entonces USCIS puede emitir una Solicitud de evidencia (RFE) o un Aviso de intención de denegar. La política de USCIS también permite que los oficiales denieguen una solicitud sin emitir antes una Solicitud de evidencia cuando la evidencia inicial es insuficiente.
Una traducción que está presente pero incompleta genera las mismas preguntas. Una certificación sin firma, sin fecha o sin declaración de competencia, una traducción que omite el reverso de la página y una traducción automática impresa desde un sitio web son insuficientes. La traducción automática no lleva certificación humana y suele manejar mal los nombres, las fechas, las abreviaturas y los términos legales.
El intérprete de la entrevista y la traducción de documentos son cosas distintas
Un solicitante que no habla bien inglés puede llevar un intérprete a la entrevista. El intérprete trabaja con el idioma hablado, es decir, las preguntas del oficial y las respuestas del solicitante. Los documentos sobre la mesa siguen necesitando traducciones escritas certificadas, y una traducción certificada no pone a nadie en la sala para interpretar. La publicación sobre la interpretación en entrevistas de USCIS trata el tema del intérprete, así que este artículo se limita a los documentos en papel.
Orden de la carpeta: cada original con su traducción certificada detrás
El aviso enumera los documentos en un orden, y una carpeta que sigue ese mismo orden permite que el oficial pida el siguiente documento y lo encuentre de inmediato. Cada documento extranjero se guarda junto con su traducción como una sola unidad.
- Coloca primero el original, o la copia certificada, de cada documento extranjero, con su traducción certificada y la página de certificación directamente detrás.
- Coloca un documento que no formó parte de la presentación, como un pasaporte nuevo o una sentencia finalizada, donde el aviso lo indica, con su traducción detrás.
- Guarda una copia del paquete presentado al final para poder comparar la traducción que llevas con la que se presentó.
- No engrapes ni perfores los originales, y mete cada juego en el bolsillo de una carpeta o en una funda transparente.
Los registros civiles en español siguen la misma secuencia. Un acta de nacimiento va primero, y su traducción de acta de nacimiento en español va directamente detrás, con la certificación de ese documento adjunta. Dos o tres días antes de la entrevista, el solicitante o la oficina de abogados lee el aviso línea por línea, relaciona cada documento extranjero con una traducción y encarga lo que falte, como una traducción certificada de acta de nacimiento para un hijo nacido después de la presentación. Preparamos cada traducción como un documento completo con su propia certificación.