Points clés
- Le NVC et les consulats acceptent l'anglais ou la langue officielle du pays de l'entretien, alors que l'USCIS n'accepte que l'anglais : un même document peut donc exiger une traduction à une étape et pas à l'autre.
- Chaque traduction déposée à l'étape du NVC doit s'accompagner d'une attestation signée par le traducteur, certifiant que la traduction est exacte et qu'il est compétent pour traduire depuis cette langue.
- La réglementation de l'USCIS exige une traduction intégrale en anglais, avec la certification du traducteur attestant son exhaustivité, son exactitude et sa compétence ; cette formulation est donc la norme la plus sûre pour toutes vos traductions dès le départ.
- Les demandeurs téléversent des scans sur le portail CEAC et apportent les originaux ou des copies certifiées à l'entretien ; les traductions doivent donc correspondre aux scans et être conservées avec les originaux.
- Un document d'état civil rédigé dans une troisième langue, comme un acte de naissance portugais pour un demandeur dont l'entretien a lieu en Espagne, exige une traduction certifiée en anglais, même à l'étape consulaire.
- Le Reciprocity Schedule du Département d'État indique quelle version de chaque document d'état civil est acceptable ; le consulter avant de commander évite de payer la traduction d'un extrait abrégé qu'il faudra remplacer.
- Les certificats de police exigent une traduction certifiée lorsqu'ils ne sont pas rédigés en anglais ni dans la langue officielle du pays de l'entretien, et la traduction doit couvrir les tampons, les numéros de référence et les champs laissés vides.
- Une traduction réalisée avec la certification complète de l'USCIS et un rendu intégral de chaque page peut être réutilisée auprès du NVC, lors de l'ajustement de statut et lors de la naturalisation.
- La traduction automatique ne porte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates et les abréviations ; elle ne répond donc ni à l'exigence consulaire ni à celle de l'USCIS.
Le National Visa Center (NVC) et les consulats acceptent les documents d'état civil en anglais ou dans la langue officielle du pays où se déroule l'entretien de visa, alors que l'USCIS n'accepte que l'anglais. Toute autre langue exige une traduction certifiée aux deux étapes, et l'attestation du traducteur n'est pas tout à fait formulée de la même façon dans chaque cas. Connaître les différences entre les deux jeux de règles permet au demandeur de savoir quelles traductions il peut commander une seule fois et réutiliser plus tard dans son dossier.
Exigences de traduction du NVC et exception de la langue officielle
À l'étape du NVC, les demandeurs téléversent des scans de leurs documents d'état civil sur le portail CEAC et apportent les originaux ou des copies certifiées à l'entretien. Un document qui n'est ni en anglais ni dans la langue officielle du pays où le demandeur présentera sa demande de visa doit être accompagné d'une traduction certifiée. Chaque traduction comporte une attestation signée par le traducteur, certifiant que la traduction est exacte et qu'il est compétent pour traduire depuis cette langue.
L'exception de la langue officielle est facile à mal interpréter. Un demandeur dont l'entretien a lieu à Mexico peut téléverser un acta de nacimiento en espagnol sans traduction, car l'espagnol y est la langue officielle. Cette dispense ne suit pas le document dans un dossier déposé auprès de l'USCIS. Dès qu'un dossier est entre les mains de l'USCIS, tout document en langue étrangère exige une traduction intégrale en anglais, quelle que soit la langue que le consulat aurait acceptée.
Comparaison des règles de traduction de l'USCIS avec celles du NVC et des consulats
La réglementation de l'USCIS exige une traduction intégrale en anglais que le traducteur a certifiée complète et exacte, accompagnée de sa certification de compétence dans les deux langues. En pratique, la certification comporte le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, et elle désigne le document traduit. Le tableau met les deux jeux de règles côte à côte.
| Point | NVC et consulat | USCIS |
|---|---|---|
| Langue acceptée sans traduction | L'anglais ou la langue officielle du pays de l'entretien | L'anglais uniquement |
| Attestation du traducteur | Attestation signée certifiant que la traduction est exacte et que le traducteur est compétent | Certification d'exhaustivité et d'exactitude, ainsi que de compétence dans les deux langues |
| Mode d'envoi des documents | Scans téléversés sur le portail CEAC, avec les originaux ou des copies certifiées apportés à l'entretien | Copies déposées avec le formulaire, chacune accompagnée de sa traduction en anglais et de sa certification |
La première ligne décide de la plupart des commandes. Une traduction réalisée pour l'étape du NVC avec la formulation complète de la certification de l'USCIS reste utilisable si le même document parvient plus tard à l'USCIS ; commander d'emblée selon la formulation de l'USCIS est donc la pratique la plus sûre. Un document accepté sans traduction au consulat grâce à l'exception de la langue officielle est celui qui exigera une nouvelle traduction.
Actes de naissance et de mariage dans une troisième langue
Les familles détiennent souvent des documents dans plusieurs langues. Prenons un demandeur dont l'entretien a lieu en Espagne et qui possède un acte de naissance délivré au Portugal. L'espagnol est la langue officielle du pays de l'entretien, mais l'acte est rédigé en portugais ; il n'est donc ni en anglais ni en espagnol et doit être traduit. Une traduction d'acte de naissance portugais vers l'anglais convient pour le téléversement au NVC et pour l'entretien, et elle peut être déposée auprès de l'USCIS si le dossier passe à cette étape.
Le même raisonnement s'applique à une traduction d'acte de mariage. Un couple qui s'est marié dans un pays, vit dans un deuxième et passe son entretien dans un troisième peut détenir des documents dans trois langues, et chaque document qui n'est pas dans la langue officielle du pays de l'entretien exige sa propre traduction certifiée. La page des services de traduction portugaise présente cette langue plus en détail.
Avant de commander, les demandeurs doivent consulter le barème du Département d'État intitulé Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Il indique, pays par pays, quels documents d'état civil existent, qui les délivre et quelle version est acceptable, par exemple une copie intégrale plutôt qu'un extrait abrégé. Traduire la mauvaise version fait perdre les frais engagés et oblige à refaire la traduction.
Certificats de police et leurs traductions
Un certificat de police qui n'est ni en anglais ni dans la langue officielle du pays de l'entretien exige une traduction certifiée, exactement comme un acte d'état civil. Une traduction de casier judiciaire espagnol en est un cas typique : un demandeur qui a vécu plusieurs années en Espagne et dont l'entretien a lieu dans un pays où l'espagnol n'est pas langue officielle doit faire traduire le certificat.
Un certificat court doit tout de même être traduit intégralement. Les en-têtes officiels, le service émetteur, les numéros de référence, les tampons et toute mention manuscrite sont traduits ou décrits, et un champ vide est signalé comme vide. Une traduction de casier judiciaire récemment délivré doit être comparée au certificat en main, car un certificat redélivré peut comporter une formulation différente ou une nouvelle date.
Pourquoi un seul jeu de traductions doit satisfaire les deux normes
Un dossier familial peut passer du consulat à l'USCIS, puis de l'USCIS à la naturalisation des années plus tard. Une traduction qui ne répondait qu'à la première norme doit être payée de nouveau lorsque l'étape suivante exige davantage. Les causes habituelles sont une certification qui omettait la déclaration de compétence, la traduction d'une partie seulement d'une page, ou un original remplacé par un document plus récent.
Une traduction commandée une seule fois peut servir à chacune de ces étapes si elle présente les caractéristiques suivantes :
- Le texte intégral du document est traduit, y compris les tampons, les sceaux, les notes en marge et le verso de la page lorsqu'il comporte quelque chose.
- Chaque document a sa propre certification, avec le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées.
- La certification indique que le traducteur est compétent dans les deux langues et que la traduction est complète et exacte.
- Les noms, les dates et les noms de lieux sont orthographiés de la même façon dans toutes les traductions du dossier.
La traduction automatique seule ne répond à aucune de ces normes, car elle ne porte aucune certification humaine et a tendance à mal traiter les noms, les dates et les abréviations. L'avocat ou le représentant accrédité qui suit le dossier décide des documents à envoyer ; la traduction doit seulement correspondre à ce que dit l'original.
Avant l'entretien, conservez les traductions avec les originaux ou les copies certifiées destinés au consulat, et gardez un jeu de scans identique à celui que vous avez téléversé. Texliff prépare des traductions certifiées de documents pour les dépôts auprès de l'USCIS et des consulats, avec une certification distincte pour chaque document, afin que le même jeu puisse être réutilisé plus tard dans le dossier.