Traduction USCIS des cachets, sceaux, notes manuscrites et versos

Une traduction USCIS doit couvrir toutes les marques de la page, et le texte dactylographié n'en est que la première partie. Les cachets de l'officier d'état civil, les sceaux en relief, les signatures, les mentions manuscrites, les notes marginales et tout ce qui est imprimé au verso de la feuille ont leur place dans la version anglaise. La réglementation de l'USCIS exige une traduction intégrale en anglais accompagnée d'une attestation d'exhaustivité et d'exactitude, et un officier qui place les deux documents côte à côte s'attend à retrouver chaque élément de l'original. Une traduction certifiée de documents pour l'USCIS se construit donc page par page, la feuille entière étant l'unité de travail.

Cachets et sceaux dans une traduction certifiée

Un cachet porte généralement du texte, comme le nom du bureau d'état civil, une date de délivrance ou un numéro d'enregistrement. Le traducteur transcrit ce texte en anglais et le place à l'endroit où se trouve le cachet sur la page d'origine, précédé d'une courte description entre crochets, par exemple « [cachet rond : Bureau d'état civil de ...] ». L'officier peut ainsi voir ce que dit le cachet et où il apparaît.

Un sceau en relief ou à sec est plus difficile, car il ne laisse souvent qu'un faible relief qui se numérise mal. Le traducteur lit l'inscription lorsqu'elle est lisible et décrit le sceau entre crochets. Si l'inscription ne peut pas être déchiffrée, la traduction indique « [illisible] » et ne la remplace pas par un nom probable. Les timbres fiscaux et les timbres de droits sont décrits de la même manière, avec tout montant ou toute date imprimés.

Notes marginales sur les actes de naissance et de mariage

Les annotations en marge portent souvent le fait que recherche l'officier. De nombreux registres d'état civil n'établissent pas un nouvel acte lorsqu'une situation change. Ils inscrivent plutôt une note à côté de l'inscription d'origine. La traduction d'un acte de naissance peut donc devoir inclure une note consignant le mariage du titulaire, une correction de nom ou de date ordonnée par un tribunal, ou une reconnaissance de filiation ultérieure.

Les actes de naissance en espagnol en sont un cas courant. La traduction d'un acte de naissance espagnol comportant une note marginale doit rendre cette note en entier, y compris la date de son inscription et le service qui l'a inscrite. Les actes polonais fonctionnent de façon comparable. Les modifications ultérieures sont écrites dans la marge de l'inscription, et une copie intégrale (odpis zupełny) reproduit l'inscription avec ces notes, alors qu'un extrait abrégé (odpis skrócony) ne le fait pas. Le Reciprocity Schedule du Département d'État indique la version attendue pour chaque pays ; il vaut donc la peine de le consulter avant toute commande, et les services de traduction en polonais peuvent alors travailler à partir de la bonne copie.

Le même principe s'applique à la traduction d'un acte de mariage. Une note consignant un divorce, une annulation ou une correction peut compter autant que le texte principal, et une traduction d'acte de mariage polonais qui omet une correction marginale ne correspond plus au document que l'officier a sous les yeux.

Signatures, écriture manuscrite, codes et numérotation

Plusieurs éléments plus modestes passent facilement inaperçus parce que ce ne sont pas des mots au sens habituel. Chacun a une manière établie de figurer dans la traduction.

• Une signature est indiquée par « [signature] », suivie du nom imprimé ou de la fonction qui l'accompagne, le cas échéant.
• Les mentions manuscrites sont transcrites et signalées comme manuscrites, afin que l'officier sache quelles parties ont été remplies à la main.
• Un code-barres ou un code QR est indiqué par « [code-barres] » ou « [code QR] », avec tout numéro imprimé en dessous.
• Les numéros de page, les numéros de série et les numéros de registre et d'inscription sont recopiés exactement tels qu'ils apparaissent.
• Un filigrane ou un motif de fond imprimé est décrit lorsqu'il contient des mots.

L'écriture manuscrite demande le plus de soin. Sur de nombreux formulaires anciens, les officiers d'état civil ont rempli à la main les noms, les lieux et les dates, et une lettre mal lue peut créer une discordance avec le passeport ou la demande. Lorsque deux lectures sont possibles, le traducteur n'en choisit pas une en silence. Le mot douteux est signalé, de sorte que la divergence reste visible au lieu d'être dissimulée.

Le verso de la page et les feuilles jointes

Si un document comporte des inscriptions au verso, la traduction les inclut. Les données d'enregistrement, les mentions de modification et les cachets supplémentaires se trouvent souvent au dos, et une numérisation du recto seul les manque. Un traducteur ne peut pas traduire ce qui ne lui a jamais été fourni : il faut donc numériser les deux faces de chaque feuille, y compris les versos vierges. Un verso vierge est alors consigné sous la forme « [verso vierge] », et l'officier peut constater que rien n'a été omis.

Les pages jointes suivent la même règle. Un acte accompagné d'une page de couverture, d'un extrait agrafé ou d'une seconde page d'annotations est traduit comme un seul ensemble, dans l'ordre de l'original, et chaque pièce jointe est identifiée afin de pouvoir être rapprochée de sa page d'origine.

Comment signaler les parties illisibles et vierges

Un mot qui ne peut pas être lu est signalé par « [illisible] », et un mot en partie lisible est reproduit avec les lettres lisibles et une mention telle que « [partiellement illisible] ». Un champ vide d'un formulaire est consigné comme vide, car un champ qui figure dans l'original mais manque dans la traduction ressemble à une omission. Un texte barré est transcrit et signalé comme barré.

Ces conventions comptent parce que l'USCIS peut émettre une demande de preuves supplémentaires (RFE) ou un avis d'intention de rejet (Notice of Intent to Deny) lorsqu'une traduction est incomplète, et que la politique de l'USCIS permet aussi à un officier de rejeter un dossier sans demander au préalable d'autres preuves lorsque les preuves initiales sont insuffisantes. Une traduction qui omet en silence un cachet ou une note marginale est incomplète précisément en ce sens. La traduction automatique ne résout pas le problème, car elle ne comporte aucune certification humaine et traite mal les cachets, les abréviations et les noms.

Ce qu'il faut vérifier avant le dépôt de la traduction

Comparez la traduction avec l'original page par page. Chaque cachet, signature, note marginale et numéro de la source doit avoir son équivalent entre crochets ou en ligne dans la version anglaise, et le verso de chaque feuille doit être pris en compte. Les noms, les dates et les numéros d'enregistrement doivent correspondre au passeport et au formulaire déposé. C'est l'avocat ou le représentant accrédité qui décide des actes à joindre au dossier.

Pour un acte de décès, vérifiez de la même façon les cachets du service émetteur et les éventuelles mentions d'enregistrement. Notre traduction d'acte de décès suit la mise en page de l'original afin que chaque élément traduit puisse être rapproché de sa source.