Những điểm chính
- Tài liệu nước ngoài đã dịch cho giai đoạn K-1 thường có thể nộp lại cùng Form I-485 khi bản dịch đầy đủ, đúng phiên bản cần dùng và vẫn còn kèm giấy chứng nhận của biên dịch viên.
- Quy định của USCIS yêu cầu mọi tài liệu tiếng nước ngoài trong hồ sơ I-485 phải có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận có chữ ký, bất kể trước đó họ đã chấp nhận gì cho đơn bảo lãnh hôn phu/hôn thê.
- Giấy khai sinh, quyết định ly hôn, giấy chứng tử của người phối ngẫu cũ và giấy chứng nhận lý lịch tư pháp (police certificate) ghi lại những sự việc đã xảy ra, nên bản dịch được chứng nhận hiện có của các giấy tờ này thường dùng lại được cho hồ sơ điều chỉnh tình trạng.
- Bản dịch được dùng lại phải là bản dịch của đúng tài liệu đó, đúng phiên bản đó, và phải thể hiện đầy đủ mọi con dấu, dấu niêm và ghi chú viết tay trên trang giấy.
- Bản dịch bị tách khỏi giấy chứng nhận có chữ ký sẽ bị coi là chưa được chứng nhận, vì vậy trang chứng nhận phải luôn đính kèm với từng bản dịch được dùng lại.
- Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp có ngày cấp cụ thể, nên nếu nộp I-485 sau đó vài tháng, bạn có thể cần một giấy chứng nhận mới kèm bản dịch được chứng nhận riêng.
- Giấy khai sinh đã được dịch dưới dạng trích lục ngắn cho lãnh sự quán có thể phải thay bằng bản dịch của bản đầy đủ, và Bảng Đối ứng (Reciprocity Schedule) cho biết nên xin loại bản nào.
- Giấy chứng nhận kết hôn thường là hồ sơ của Hoa Kỳ bằng tiếng Anh, nhưng bất kỳ phần nào của hồ sơ kết hôn bằng tiếng nước ngoài đều cần bản dịch được chứng nhận.
- Sổ tiêm chủng bằng tiếng nước ngoài cần có bản dịch tiếng Anh, vì bác sĩ chuyên khoa được chỉ định (civil surgeon) phải đọc được để chuyển dữ liệu sang Form I-693.
- Tên của người thụ hưởng nên theo cách viết trong hộ chiếu và visa K-1 ở mọi bản dịch, còn những khác biệt thật sự trong tài liệu gốc thì được giữ nguyên như đã viết.
Hầu hết tài liệu nước ngoài đã dịch cho giai đoạn K-1 có thể nộp lại cùng Form I-485, nhưng chỉ khi bản dịch đầy đủ, đúng phiên bản hồ sơ mà viên chức xét duyệt hiện cần, và vẫn còn kèm giấy chứng nhận. Những tài liệu phát sinh sau khi visa K-1 được cấp, chẳng hạn hồ sơ kết hôn và khám sức khỏe, là tài liệu mới và được xử lý riêng.
I-485 là Đơn đăng ký thường trú (Application to Register Permanent Residence or Adjust Status) mà người nhập cảnh bằng visa K-1 nộp sau khi kết hôn với người bảo lãnh. Quy định của USCIS yêu cầu mọi tài liệu tiếng nước ngoài trong hồ sơ này phải có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận có chữ ký, xác nhận bản dịch đầy đủ, chính xác và biên dịch viên đủ năng lực. Việc đơn bảo lãnh hôn phu/hôn thê đã được chấp thuận trước đó không miễn yêu cầu này, và viên chức xét duyệt hồ sơ điều chỉnh tình trạng sẽ đọc hồ sơ như một vụ việc mới. Các quy định về bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS cũng áp dụng cho các tài liệu K-1 được nộp lại. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định những gì đưa vào hồ sơ. Bài viết của Texliff về dịch tài liệu K-1 đề cập đến giai đoạn đơn bảo lãnh và lãnh sự quán trước đó.
Tài liệu K-1 nào dùng lại được cho I-485
Các hồ sơ hộ tịch ghi lại những sự việc đã xảy ra sẽ không thay đổi sau buổi phỏng vấn visa. Giấy khai sinh, quyết định ly hôn chấm dứt một cuộc hôn nhân trước, giấy chứng tử của người phối ngẫu cũ và giấy chứng nhận lý lịch tư pháp từ quốc gia mà người nộp đơn từng sinh sống vẫn là những sự việc như lần trước. Nếu mỗi giấy tờ đã có bản dịch được chứng nhận, thông thường có thể đưa chính bản dịch đó vào bộ hồ sơ I-485.
Cần đáp ứng ba điều kiện. Bản dịch phải là của đúng tài liệu đó, đúng phiên bản đó, và không có gì được bổ sung vào bản gốc kể từ đó. Bản dịch phải đầy đủ, nghĩa là mọi con dấu, dấu niêm, phần viết tay và ghi chú bên lề trên trang giấy đều được thể hiện. Và giấy chứng nhận của biên dịch viên vẫn phải đính kèm bản dịch, với chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ còn nguyên vẹn. Theo USCIS, bản dịch bị tách khỏi giấy chứng nhận là bản dịch chưa được chứng nhận. Phần bàn kỹ hơn về việc khi nào bản dịch cũ còn dùng được nằm trong bài viết về dùng lại bản dịch được chứng nhận trong một hồ sơ mới.
Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp cần được xem xét thêm. Giấy chứng nhận đã nộp cho lãnh sự quán được cấp vào một ngày cụ thể, và nếu I-485 được nộp sau đó vài tháng thì có thể cần một giấy mới hơn. Dù nộp giấy nào, nếu không phải bằng tiếng Anh thì giấy đó cần có bản dịch được chứng nhận riêng.
Trích lục giấy khai sinh cần thay bằng bản đầy đủ
Một thiếu sót thường gặp trong hồ sơ điều chỉnh tình trạng là giấy khai sinh nước ngoài đã được dịch dưới dạng trích lục ngắn cho lãnh sự quán, nhưng bây giờ cần bản đầy đủ. Bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao cho biết, theo từng quốc gia, phiên bản nào của một giấy tờ hộ tịch được chấp nhận, và cả viên chức USCIS lẫn lãnh sự quán đều dựa vào bảng này. Một số quốc gia cấp cả bản trích lục rút gọn lẫn bản đầy đủ có thông tin của cha mẹ và các mục đăng ký, và bản đầy đủ thường là phiên bản mà hồ sơ cần.
Kiểm tra bảng này trước khi đặt dịch giúp tránh mất phí dịch nhầm phiên bản. Nếu bộ hồ sơ K-1 chỉ có bản trích lục, người nộp đơn xin bản đầy đủ từ cơ quan cấp giấy và dịch như một tài liệu mới. Bản dịch của hồ sơ đầy đủ đi theo đúng bố cục của bản gốc, để viên chức đối chiếu được từng dòng đã dịch với bản gốc. Hồ sơ Việt Nam cho thấy rõ sự khác biệt này: giấy khai sinh là bản đầy đủ, còn trích lục là bản trích từ sổ đăng ký. Một bản dịch giấy khai sinh tiếng Việt chỉ của bản trích lục sẽ khiến hồ sơ thiếu thông tin đăng ký của cha mẹ, và trang dịch vụ dịch thuật tiếng Việt đề cập đến các loại hồ sơ khác bằng ngôn ngữ này.
Hồ sơ mới mà I-485 bổ sung
Giấy chứng nhận kết hôn là tài liệu mới rõ ràng nhất. Đám cưới thường diễn ra tại Hoa Kỳ, nên hồ sơ được cấp bằng tiếng Anh và không cần dịch. Nếu bất kỳ phần nào của hồ sơ kết hôn, hoặc của hồ sơ nghi lễ tôn giáo đi kèm, bằng ngôn ngữ khác, phần đó cần một bản dịch giấy chứng nhận kết hôn được chứng nhận như mọi tài liệu tiếng nước ngoài khác.
Form I-864 (Bản cam kết bảo trợ tài chính) đưa các tài liệu của người bảo lãnh vào hồ sơ. Phần lớn tài liệu của người bảo lãnh là hồ sơ thuế và việc làm của Hoa Kỳ bằng tiếng Anh. Tài liệu tiếng nước ngoài xuất hiện khi người bảo lãnh hoặc người đồng bảo lãnh có thu nhập hoặc tài sản ở nước ngoài, và khi đó sao kê ngân hàng và giấy tờ thuế được dịch đầy đủ.
Con cái có tên trong đơn bảo lãnh K-1 nhập cảnh với tư cách K-2 và nộp đơn I-485 riêng của mình. Giấy khai sinh của mỗi đứa trẻ và mọi hồ sơ nhận con nuôi hoặc quyền giám hộ cần được xử lý giống hồ sơ của cha hoặc mẹ: bản đầy đủ, bản dịch được chứng nhận, và cách viết tên khớp với phần còn lại của hồ sơ.
Khám sức khỏe I-693 và sổ tiêm chủng nước ngoài
Khám sức khỏe theo Form I-693 do bác sĩ chuyên khoa được chỉ định (civil surgeon) của USCIS thực hiện. Người nộp đơn mang theo sổ tiêm chủng, và bác sĩ phải đọc được để chuyển dữ liệu sang biểu mẫu. Vì vậy, sổ tiêm chủng viết bằng ngôn ngữ khác cần có bản dịch tiếng Anh trước buổi khám. Một bản dịch sổ tiêm chủng được chứng nhận giữ nguyên ngày tháng, tên vắc-xin và số liều theo thứ tự mà cơ sở y tế đã ghi.
Hồ sơ điều trị trước đây được nộp làm bằng chứng, chẳng hạn cho đơn xin miễn trừ, là một vấn đề riêng. Những hồ sơ này được dịch đầy đủ và chứng nhận như mọi tài liệu khác trong hồ sơ.
Một cách viết tên người thụ hưởng cho cả hai bộ hồ sơ
Hồ sơ I-485 sẽ gồm giấy chấp thuận đơn bảo lãnh K-1, visa, hộ chiếu, giấy khai sinh và giấy chứng nhận kết hôn. Mỗi giấy tờ là một nguồn riêng cho tên của người thụ hưởng, và chúng thường lệch nhau ở những chi tiết nhỏ: một nguyên âm phiên âm khác, thiếu tên đệm, hoặc thứ tự họ tên ở giấy khai sinh khác với hộ chiếu. Khi dịch một tài liệu mới, công ty dịch thuật nên kiểm tra các bản dịch trước đó và theo cách viết xuất hiện trong hộ chiếu và trên visa K-1, đồng thời giữ nguyên mọi khác biệt thật sự trong tài liệu gốc như đã được viết.
Ngày tháng cũng cần được chú ý như vậy. Bản dịch viết ngày tháng theo một định dạng thống nhất, và nếu có lịch khác thường hoặc thứ tự ngày và tháng khác với cách dùng của Hoa Kỳ thì điều đó được nêu trong bản dịch, để ngày tháng trong hồ sơ nhất quán với bản trước.
Cần chuẩn bị gì trước khi nộp hồ sơ
Lấy bộ hồ sơ K-1 ra và đặt các bản dịch được chứng nhận trước đó cạnh bản gốc. Đánh dấu bản nào là bản đầy đủ, bản nào là trích lục, và giấy chứng nhận lý lịch tư pháp nào đã quá cũ. Xác nhận mỗi bản dịch được dùng lại vẫn còn kèm giấy chứng nhận. Chỉ đặt bản dịch mới cho những phần còn thiếu. Texliff đính kèm một giấy chứng nhận riêng cho mỗi bản dịch, kể cả một bản dịch giấy khai sinh mới của hồ sơ đầy đủ.