Dịch hồ sơ học tập cho USCIS: học bạ, bảng điểm

Hồ sơ học tập của trẻ viết bằng ngôn ngữ khác phải được nộp cho USCIS cùng với bản dịch tiếng Anh đầy đủ và giấy chứng nhận của biên dịch viên có chữ ký thì viên chức mới xem xét. Những loại hồ sơ được dịch nhiều nhất là giấy xác nhận nhập học, học bạ, hồ sơ điểm danh, giấy chứng nhận thôi học, bằng tốt nghiệp trung học và bảng điểm. Mỗi loại được dịch trọn vẹn, kèm theo thang điểm, con dấu và chữ ký, và bản dịch không thay đổi bất cứ điều gì trên trang giấy.

Hồ sơ học tập xuất hiện trong nhiều loại hồ sơ khác nhau. Form I-130 cho con, bộ hồ sơ Form I-751 có kèm hồ sơ của con, và đơn Form I-360 cho trẻ vị thành niên diện di dân đặc biệt đều có thể yêu cầu loại giấy tờ này. Trong hồ sơ DACA (Form I-821D) và TPS (Form I-821), giấy xác nhận nhập học hoặc học bạ có thể cho thấy nơi và thời gian đứa trẻ sinh sống. Luật sư hoặc đại diện được công nhận quyết định những hồ sơ nào đưa vào bộ hồ sơ, còn công ty dịch thuật dịch những gì bộ hồ sơ đó có. Đối với USCIS, dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS bao gồm mọi trang bằng tiếng nước ngoài, kể cả hồ sơ học tập.

Các loại hồ sơ học tập và thông tin mỗi loại thể hiện

Giấy xác nhận nhập học cho biết một đứa trẻ đã học tại một trường có tên cụ thể trong một khoảng thời gian hoặc một lớp nhất định. Học bạ liệt kê các môn học, điểm số và nhận xét của giáo viên cho một học kỳ hoặc một năm, còn hồ sơ điểm danh liệt kê số ngày có mặt và vắng mặt. Giấy chứng nhận thôi học được cấp khi trẻ chuyển trường hoặc kết thúc việc học, và thường ghi lớp học cuối cùng đã hoàn thành, thời gian theo học, đôi khi cả lý do thôi học.

Bằng tốt nghiệp trung học và bảng điểm ghi lại nhiều năm học. Bảng điểm cho thấy từng môn học dưới tên gốc, kèm điểm số, tín chỉ hoặc số giờ học nếu trường có dùng, cùng thang điểm in trên mẫu. Chẳng hạn, hồ sơ của một trường ở Haiti có thể được xử lý như dịch bảng điểm học tập tiếng Haiti Creole hoặc dịch từ tiếng Haiti Creole sang tiếng Anh cho các giấy tờ học tập khác, và các quy tắc này áp dụng giống nhau với mọi ngôn ngữ khác.

Thang điểm và tên môn học được giữ như nhà trường đã viết

Bản dịch giữ nguyên điểm số như bản in. Nếu học bạ của Mexico ghi điểm 8 trên thang 10, bản dịch ghi điểm 8 và thang 10. Nếu một trường lycée của Pháp dùng thang 20, bản dịch giữ nguyên thang đó. Việc quy đổi điểm sang điểm chữ hoặc điểm trung bình GPA là đánh giá, và công ty dịch thuật không thêm việc này vào tài liệu được chứng nhận.

Tên môn học được dịch sang cách gọi tiếng Anh dễ hiểu. Thuật ngữ gốc có thể được giữ trong ngoặc vuông ở những chỗ một từ tiếng Anh có thể hiểu theo nhiều nghĩa, nên “Formación Cívica y Ética” được dịch thành “Civic and Ethical Education” và không thêm gì về nội dung môn học. Phần mô tả môn học nằm trong một đề cương riêng là tài liệu khác, và dịch hướng dẫn khóa học sẽ xử lý nội dung đó.

Tên trường, tên thị trấn và tên khu học chánh giữ nguyên cách viết gốc. Cấp lớp được viết đúng như nhà trường đã viết, chẳng hạn “5th year of primary”, vì cách đánh số lớp khác nhau giữa các hệ thống giáo dục và viên chức cần thấy cấu trúc gốc.

Con dấu, dấu triện, chữ ký và học bạ viết tay

USCIS yêu cầu bản dịch đầy đủ, và với hồ sơ học tập thì điều đó có nghĩa là mọi thành phần trên trang giấy. Mỗi con dấu và dấu triện được mô tả kèm nội dung chữ trên đó. Mỗi chữ ký xuất hiện dưới dạng “[signature]” cùng họ tên và chức danh in của người ký. Phần đầu trang, phần chân trang, số thứ tự trang và ghi chú bên lề đều được đưa vào, và con dấu của hiệu trưởng đè lên chữ in được mô tả tại vị trí nó nằm. Chữ không đọc được sẽ được đánh dấu “[illegible]” thay vì đoán.

Học bạ viết tay rất phổ biến, nhất là với trẻ nhỏ và với hồ sơ của các trường nhỏ hoặc lâu đời. Điểm số, nhận xét và chữ ký viết tay được dịch giống như bản in, và bất kỳ từ nào không rõ đều được đánh dấu. Các ô trống trong bảng được thể hiện là ô trống, giúp viên chức đối chiếu từng dòng đã dịch với hồ sơ gốc. Mặt sau của học bạ hoặc giấy chứng nhận cũng được kiểm tra, và mọi nội dung viết ở đó đều được dịch.

Họ tên và ngày sinh trên hồ sơ học tập so với giấy khai sinh

Hồ sơ học tập thường lặp lại họ tên đầy đủ và ngày sinh của trẻ, nên viên chức có thể đọc chúng cạnh giấy khai sinh đã dịch. Họ tên cần được thể hiện giống nhau trên mọi tài liệu trong bộ hồ sơ. Biên dịch viên theo cách viết trong giấy khai sinh hoặc hộ chiếu khi bản gốc cho phép. Khi nhà trường viết tên khác đi, bản dịch giữ nguyên cách viết của nhà trường và thêm một ghi chú trong ngoặc vuông thay vì âm thầm sửa lại.

Ngày tháng cũng cần được xử lý cẩn thận như vậy. Ngày được viết 03/04/2015 có thể là ngày 3 tháng 4 hoặc ngày 4 tháng 3 tùy theo quốc gia, nên bản dịch viết ngày theo dạng rõ nghĩa, dựa trên quy ước của chính tài liệu. Nếu nhà trường ghi ngày sinh hoặc họ tên khác với hồ sơ hộ tịch, bản dịch ghi lại đúng những gì nhà trường đã viết. Sự khác biệt đó có quan trọng hay không là việc để luật sư quyết định.

Văn bằng, đánh giá văn bằng và giấy chứng nhận cho từng hồ sơ

Bằng tốt nghiệp trung học được dịch giống như mọi hồ sơ khác, gồm cả con dấu, chữ ký và số đăng ký; bài viết về dịch bằng tốt nghiệp tiếng Tây Ban Nha được chứng nhận cho thấy cách trình bày một bản dịch như vậy, và trang riêng về dịch văn bằng nói về loại tài liệu này. Đánh giá văn bằng là một bước khác. Bước này nêu nền giáo dục nước ngoài tương đương với cấp học nào của Hoa Kỳ, do một dịch vụ đánh giá thực hiện, và bản dịch không bao gồm việc đó.

Quy định của USCIS yêu cầu giấy chứng nhận của biên dịch viên nêu rõ bản dịch đầy đủ và chính xác, và biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ. Trên thực tế, giấy chứng nhận có họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên lạc. Cách an toàn hơn là cấp cho mỗi tài liệu một giấy chứng nhận riêng, nên học bạ, giấy chứng nhận thôi học và bảng điểm mỗi loại đều có giấy chứng nhận riêng. Bản dịch máy đơn thuần không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng và chữ viết tắt, nên không đáp ứng yêu cầu. Bản dịch bị thiếu hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE), và USCIS cũng có thể từ chối hồ sơ ngay mà không gửi RFE trước, nếu bằng chứng ban đầu không đủ.

Trước khi đặt dịch, hãy tập hợp các hồ sơ học tập gốc, kể cả mặt sau của mọi trang, và liệt kê họ tên cùng ngày sinh xuất hiện trên đó. Sắp xếp các trang theo từng trẻ và từng năm học để mỗi hồ sơ có thể được đối chiếu với bản dịch của nó. Chúng tôi chuẩn bị mỗi hồ sơ như một bản dịch bảng điểm học tập với giấy chứng nhận riêng, và cùng một đơn đặt dịch có thể bao gồm cả hồ sơ hộ tịch của trẻ.