Phỏng vấn lãnh sự: viên chức kiểm tra gì trên bản dịch được chứng nhận

Tại buổi phỏng vấn visa định cư, viên chức lãnh sự kiểm tra bốn điều trên bản dịch được chứng nhận: bản dịch có bao gồm toàn bộ giấy tờ không, tên và ngày tháng có khớp với hộ chiếu và các câu trả lời trong DS-260 không, có kèm chứng nhận có chữ ký của biên dịch viên không, và bản dịch có phải của đúng phiên bản hồ sơ mà Bộ Ngoại giao nêu cho quốc gia đó không. Viên chức làm việc dựa trên bộ hồ sơ người nộp đơn mang theo và các bản scan đã tải lên cổng CEAC trước đó, và bản dịch không đạt một trong bốn điều kiểm tra này sẽ bị phát hiện ngay tại bàn phỏng vấn. Việc rà soát tương tự cũng diễn ra ở các buổi phỏng vấn visa không định cư mỗi khi giấy tờ được xem xét, với các câu trả lời trong DS-160 làm cơ sở đối chiếu.

Bản dịch trong phỏng vấn lãnh sự: những giấy tờ nào cần có

National Visa Center và lãnh sự quán yêu cầu bản dịch được chứng nhận cho mọi giấy tờ hộ tịch không bằng tiếng Anh hoặc không bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi người nộp đơn xin visa. Mỗi bản dịch có kèm một văn bản xác nhận, do biên dịch viên ký, rằng bản dịch chính xác và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó. Người nộp đơn tải bản scan lên cổng CEAC và mang bản gốc hoặc bản sao được chứng nhận đến buổi phỏng vấn.

Ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức chỉ áp dụng cho NVC và các lãnh sự quán. Giấy tờ được nộp cho USCIS về sau, chẳng hạn trong hồ sơ điều chỉnh tình trạng, phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ bất kể giấy tờ đó bằng ngôn ngữ nào. Những người dự định dùng giấy tờ trong cả hai trường hợp thường đặt một bản dịch được chứng nhận cho mỗi giấy tờ và giữ để dùng cho cả hai. Một dịch vụ dịch thuật giấy tờ được chứng nhận đính kèm chứng nhận riêng cho từng giấy tờ sẽ giúp viên chức dễ đọc bộ hồ sơ hơn.

Tính đầy đủ là điều viên chức nhìn thấy đầu tiên

Một bản dịch là đầy đủ khi mọi thứ trên trang giấy đều xuất hiện bằng tiếng Anh: nội dung chính, tiêu đề, nhãn của các ô trong mẫu đơn, con dấu, dấu triện, chữ ký được mô tả trong ngoặc vuông, nội dung viết tay, ghi chú bên lề, phần đầu trang, chân trang và mặt sau của trang giấy nếu có nội dung. Phần không đọc được sẽ được ghi là "[không đọc được]" thay vì đoán, và các phần để trống được ghi rõ là để trống. Bản tóm tắt, bản trích lục hay bản dịch "những dòng liên quan" không đáp ứng yêu cầu.

Bố cục quan trọng tại quầy phỏng vấn vì viên chức cầm bản gốc trong một tay và bản dịch trong tay kia. Nếu con dấu được dịch nằm đúng vị trí của con dấu gốc, viên chức có thể đối chiếu hai bên trong vài giây. Nếu bản dịch chỉ là một khối chữ không liên quan đến bố cục trang giấy, viên chức phải tự tìm từng thành phần, và một con dấu bị thiếu rất dễ bị bỏ sót.

Tên và ngày tháng phải khớp với hộ chiếu và DS-260

Viên chức đối chiếu hộ chiếu, các câu hỏi phỏng vấn và các giấy tờ đã dịch với nhau. Một cái tên được viết theo cách này trong hộ chiếu và theo cách khác trong bản dịch giấy chứng nhận kết hôn sẽ làm nảy sinh một câu hỏi chẳng liên quan gì đến cuộc hôn nhân. Cách viết tên trong bản dịch nên theo cách người nộp đơn dùng trong hộ chiếu và trong DS-260, và công ty dịch thuật nhận được bản sao hộ chiếu có thể áp dụng cách viết đó ngay từ trang đầu tiên.

Giấy tờ tiếng Ả Rập cho thấy rõ vấn đề này. Một tên gồm bốn phần (tên riêng, tên cha, tên ông, họ) có thể được viết sang tiếng Anh theo nhiều cách được chấp nhận, và hồ sơ hộ tịch, hộ chiếu và mẫu đơn visa có thể mỗi nơi dùng một cách khác nhau. Một bản dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Ả Rập còn phải xử lý cả ngày tháng, vì các hồ sơ của Ả Rập Xê Út nói riêng dùng lịch Hijri. Cả ngày như được ghi trong bản gốc lẫn ngày tương ứng theo lịch Gregorian đều cần có trong bản dịch. Một công ty cung cấp dịch vụ dịch tiếng Ả Rập nên thống nhất những lựa chọn này một lần và áp dụng cho mọi giấy tờ trong hồ sơ.

Việc kiểm tra tương tự cũng áp dụng cho chính hộ chiếu. Khi trang thông tin cá nhân hoặc một trang có đóng dấu được dịch, bản dịch hộ chiếu phải mang đúng họ tên và ngày sinh như trong DS-260, kể cả thứ tự các phần của tên.

Reciprocity Schedule quyết định phiên bản nào cần dịch

Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ công bố danh mục Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Với mỗi quốc gia, danh mục này nêu những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, do cơ quan nào cấp, và phiên bản nào được chấp nhận, chẳng hạn bản đầy đủ thay cho bản trích lục rút gọn. Các viên chức lãnh sự dựa vào danh mục này, và người nộp đơn dịch sai phiên bản là đã trả tiền cho một giấy tờ mà viên chức không dùng được.

Giấy khai sinh acta de nacimiento của Mexico là một ví dụ điển hình. Người nộp đơn nên kiểm tra danh mục để biết phiên bản mà lãnh sự quán mong đợi, rồi đặt bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha của đúng hồ sơ đó. Lý lịch tư pháp, khi lãnh sự quán yêu cầu, cũng theo cùng logic: danh mục nêu tên giấy tờ và cơ quan cấp, còn bản dịch lý lịch tư pháp bao gồm toàn bộ giấy chứng nhận, kể cả con dấu của cơ quan cấp.

Điều gì xảy ra khi bản dịch không đạt kiểm tra

Kết quả đầu tiên là bị từ chối theo section 221(g) của Immigration and Nationality Act, mà viên chức đưa ra khi một mục bắt buộc bị thiếu hoặc không dùng được. Người nộp đơn nhận được thông báo bằng văn bản về những gì cần bổ sung, chẳng hạn một bản dịch chưa từng được nộp, một bản dịch không có chứng nhận, hoặc một bản dịch đã sửa sau khi phát hiện sai khác. Hồ sơ sau đó phải chờ cho đến khi người nộp đơn cung cấp mục còn thiếu. Thời gian mất đi theo cách này là cái giá thực sự, vì người nộp đơn phải mang bản dịch mới quay lại lãnh sự quán.

Kết quả thứ hai là viên chức đọc ngôn ngữ gốc và tiếp tục buổi phỏng vấn. Các viên chức làm vậy với giấy tờ tiếng Tây Ban Nha tại một số cơ quan ở Mỹ Latinh, nơi tiếng Tây Ban Nha là ngôn ngữ chính thức của quốc gia và viên chức không cần bản tiếng Anh để hiểu hồ sơ. Người nộp đơn không nên trông cậy vào điều này. Yêu cầu do cơ quan đại diện và hướng dẫn của NVC đặt ra, mỗi viên chức có thể xử lý một giấy tờ theo cách khác nhau, và một hồ sơ chuyển từ lãnh sự quán sang USCIS về sau thì dù sao cũng cần bản dịch tiếng Anh. Luật sư hoặc đại diện được công nhận sẽ quyết định nên nộp những gì cho từng hồ sơ cụ thể.

Kiểm tra bộ hồ sơ trước buổi phỏng vấn

Một lần rà soát ngắn vài ngày trước buổi phỏng vấn sẽ phát hiện được hầu hết các vấn đề mà nếu không viên chức sẽ tìm ra:

• Mọi giấy tờ không bằng tiếng Anh đều có bản dịch đầy đủ, bao gồm con dấu, dấu triện và mặt sau của trang giấy.
• Mỗi bản dịch có chứng nhận riêng có chữ ký, ghi tên biên dịch viên, ngày tháng và thông tin liên hệ.
• Tên và ngày tháng trong mọi bản dịch khớp với hộ chiếu và các câu trả lời trong DS-260 hoặc DS-160.
• Giấy tờ là phiên bản mà Reciprocity Schedule liệt kê cho quốc gia cấp giấy tờ.
• Bản gốc hoặc bản sao được chứng nhận nằm trong bộ hồ sơ bên cạnh các bản dịch, theo cùng thứ tự với các bản tải lên CEAC.

Nếu có mục nào trong danh sách đó chưa chắc chắn, công ty dịch thuật đã chuẩn bị giấy tờ là nơi đầu tiên nên hỏi, vì sửa trước buổi phỏng vấn tốn ít hơn so với sau khi nhận thông báo 221(g).

Những ai vẫn cần dịch một hồ sơ hộ tịch có thể gửi bản scan cho dịch vụ dịch giấy khai sinh được chứng nhận của chúng tôi, và chúng tôi sẽ chuẩn bị bản dịch kèm chứng nhận và bố cục khớp với bản gốc.