Dịch điều lệ thành lập công ty cho hồ sơ USCIS

Giấy tờ doanh nghiệp từ nước ngoài được nộp cho USCIS theo từng bộ, và mọi trang trong bộ đều cần một bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận của biên dịch viên. Trong các hồ sơ L-1, E-1, E-2, EB-1C và EB-5, điều lệ thành lập, quy chế công ty, sổ cổ đông, giấy chứng nhận cổ phần, nghị quyết hội đồng quản trị, biên bản họp và bản trích lục đăng ký kinh doanh cho thấy ai sở hữu và ai kiểm soát công ty nước ngoài. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định tài liệu nào đưa vào hồ sơ, và việc dịch bắt đầu từ lựa chọn đó. Các diện L-1 và E-2 đều có hướng dẫn riêng, xem dịch giấy tờ cho visa L-1 và dịch giấy tờ cho visa E-2.

Giấy tờ doanh nghiệp trong hồ sơ L-1, E-1, E-2, EB-1C và EB-5

Mỗi loại hồ sơ này yêu cầu người nộp đơn chứng minh mối liên hệ giữa một cá nhân hoặc một khoản đầu tư với một công ty bên ngoài Hoa Kỳ. Mối liên hệ đó nằm trong các văn bản thành lập của công ty: văn bản hoặc điều lệ đã lập ra công ty, quy chế hoặc điều lệ hoạt động đặt ra các quy tắc của công ty, sổ ghi tên các chủ sở hữu, cùng các biên bản và nghị quyết ghi lại các quyết định qua nhiều năm. Bản trích lục đăng ký kinh doanh bổ sung lời xác nhận của chính cơ quan đăng ký về việc công ty là ai, đặt ở đâu và ai được quyền ký thay mặt công ty.

USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi tài liệu tiếng nước ngoài trong hồ sơ, kèm giấy chứng nhận rằng bản dịch đầy đủ và chính xác và biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ. Công ty dịch thuật cấp giấy chứng nhận này độc lập với vụ việc, điều này quan trọng khi người nộp đơn cũng là cổ đông hoặc giám đốc của công ty có giấy tờ được dịch. Cả bộ được xử lý như một dự án dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS, nhờ đó một tên riêng hay một thuật ngữ được dịch giống nhau ở trang 3 của quy chế và ở trang 40 của biên bản họp.

Điều lệ thành lập và chứng thư từ các quốc gia theo hệ thống dân luật

Một công ty ở quốc gia theo hệ thống dân luật thường được thành lập bằng một văn bản có tên gọi riêng, chẳng hạn escritura de constitución của Tây Ban Nha, và điều lệ hoạt động có thể nằm trong văn bản đó hoặc trong một phụ lục riêng. Bản dịch theo đúng tên mà tài liệu tự đặt cho mình. Deed of incorporation vẫn là deed of incorporation trong tiếng Anh, và một phụ lục có tên Gesellschaftsvertrag được dịch là articles of association, ngay cả khi thư gửi kèm gọi tất cả là "the articles."

Hình thức pháp lý cũng được xử lý theo cách tương tự. Tên công ty kết thúc bằng GmbH, S.A., S.L. hoặc K.K. giữ nguyên phần đuôi đúng như bản in, và bản dịch thêm một mô tả tiếng Anh ngắn ở lần dùng đầu tiên, ví dụ "limited liability company," để viên chức biết tên đó thuộc loại hình doanh nghiệp nào. Các chức danh như Geschäftsführer, Vorstand và Aufsichtsrat được dịch một lần, ghi vào bảng thuật ngữ, rồi dùng thống nhất từ đó về sau. Vì các giấy tờ này là hợp đồng giữa các chủ sở hữu, chúng được xử lý như mọi bản dịch hợp đồng pháp lý khác. Giấy tờ công ty của Đức, như Gesellschaftsvertrag hoặc Handelsregisterauszug, được đề cập trong dịch hợp đồng pháp lý tiếng Đức, còn bản thân ngôn ngữ này được giới thiệu tại dịch vụ dịch tiếng Đức.

Quy chế công ty và các bản sửa đổi được dịch theo thứ tự ngày tháng

Quy chế công ty hiếm khi chỉ là một tài liệu. Một công ty thành lập đã nhiều năm thường có văn bản gốc cùng một hoặc nhiều bản sửa đổi, bản được lập lại toàn văn và bản hợp nhất, và mỗi bản có thể mang ngày tháng, phần chữ ký và dấu của cơ quan đăng ký riêng. Bản dịch giữ mỗi phiên bản là một tài liệu riêng, theo thứ tự ngày tháng, và sao chép số thứ tự, ngày có hiệu lực và các điều khoản được dẫn chiếu của từng bản sửa đổi đúng như bản in. Không có gì bị gộp thành một phiên bản hiện hành gọn gàng, vì viên chức có thể cần biết văn bản nào có hiệu lực vào thời điểm công ty tăng vốn hoặc thay đổi giám đốc.

Bảng thuật ngữ được lập từ đầu và áp dụng cho cả bộ. Bảng này cố định bốn nội dung:

• Tên pháp lý của công ty và các tên cũ, nếu có, được viết đúng như trên bản trích lục đăng ký kinh doanh.
• Hình thức pháp lý và từng loại cổ phần, chẳng hạn cổ phần phổ thông hoặc cổ phần ưu đãi, có một cách dịch tiếng Anh cố định.
• Các chức danh điều hành và tên cơ quan, chẳng hạn giám đốc điều hành, ban kiểm soát hoặc đại hội đồng cổ đông, được dịch giống nhau trong mọi tài liệu.
• Tên của các chủ sở hữu và giám đốc được phiên âm một lần và lặp lại đúng dạng đó.

Sổ cổ đông, giấy chứng nhận cổ phần và số liệu vốn

Sổ cổ đông thường là tài liệu mà viên chức đọc kỹ nhất, vì nó nêu quyền sở hữu mà hồ sơ dựa vào. Số lượng cổ phần, mệnh giá, số tiền đã góp và tỷ lệ sở hữu được sao chép chính xác như bản in, kể cả đơn vị tiền tệ, dấu phân cách thập phân và hàng nghìn của nước nguồn, và mọi con số mà chính sổ đã sửa bằng tay. Một con số không bao giờ bị làm tròn, tính lại hoặc quy đổi sang đô la Mỹ trong bản dịch. Nếu tổng in trên trang không khớp với các dòng phía trên, bản dịch giữ tổng đúng như bản in, kèm một ghi chú trong ngoặc vuông cho biết các con số không khớp.

Giấy chứng nhận cổ phần được dịch từng tờ, với số giấy chứng nhận, tên người nắm giữ, loại cổ phần, số lượng cổ phần và mọi chứng thực chuyển nhượng ở mặt sau. Hồ sơ tăng vốn giải thích vì sao sổ cổ đông cho số liệu khác với văn bản thành lập ban đầu, nên chúng được giữ theo thứ tự ngày tháng cùng với các bản sửa đổi quy chế có liên quan.

Nghị quyết hội đồng quản trị, biên bản họp và giấy ủy quyền

Nghị quyết và biên bản ghi lại ai tham dự, đề xuất gì, mỗi người biểu quyết ra sao và ai đã ký. Một bản dịch biên bản họp giữ nguyên số thứ tự chương trình họp, danh sách người tham dự kèm chức danh, số phiếu biểu quyết và mọi tham chiếu đến tài liệu đính kèm biên bản. Các tuyên bố về số đại biểu tối thiểu và các nghị quyết bằng văn bản được thông qua mà không họp được dịch đúng như viết, và nghị quyết nhắc đến một quyết định trước đó giữ ngày của quyết định đó theo dạng mà tài liệu gốc sử dụng.

Giấy ủy quyền được dịch đầy đủ, như mọi văn bản pháp lý khác. Bản dịch giữ tên người trao quyền, tên người được ủy quyền, phạm vi các quyền, các giới hạn và thời hạn, và không rút gọn một danh sách quyền dài. Khi tài liệu gốc ghi ngày theo một lịch địa phương, bản dịch giữ ngày như đã in và ghi phần quy đổi bên cạnh, theo cùng một cách trong cả bộ.

Chữ ký, chữ ký tắt và dấu của cơ quan đăng ký trong giấy tờ doanh nghiệp

Giấy tờ doanh nghiệp có nhiều dấu hiệu hơn hầu hết hồ sơ hộ tịch: chữ ký trên mọi trang của quy chế, chữ ký tắt ở lề, con dấu công ty, dấu cơ quan đăng ký kèm số hồ sơ, và các ghi chú viết tay được thêm sau cuộc họp. Mỗi dấu hiệu được mô tả tại vị trí xuất hiện, ví dụ "[signature]," "[initials]," "[company seal: round, text reads ...]" hoặc "[registry stamp: received, file no. ...]," và mọi chữ bên trong con dấu hoặc dấu đều được dịch. Phần không đọc được được đánh dấu "[illegible]" và không bao giờ được đoán. Các dòng ký tên bỏ trống được đánh dấu là bỏ trống, vì việc thiếu chữ ký trên một nghị quyết là điều viên chức cần thấy ngay trên trang giấy.

Mặt sau của trang, trang bìa từ cơ quan đăng ký và biên nhận đính kèm đều được dịch khi có nội dung. Bố cục của mỗi trang dịch bám sát bản gốc đủ để viên chức có thể đặt từng thành phần cạnh bản gốc của nó.

Chuẩn bị bộ hồ sơ doanh nghiệp để dịch

Hãy sắp xếp tài liệu theo thứ tự thời gian được lập, bao gồm mọi bản sửa đổi và phụ lục, và quét cả hai mặt của bất kỳ trang nào có chữ ở mặt sau. Hãy gửi bản trích lục đăng ký kinh doanh trước, vì nó xác định cách viết chính thức của tên công ty, hình thức pháp lý và các giám đốc, và hãy chuẩn bị cho việc mỗi tài liệu trong bộ có một giấy chứng nhận riêng. Chúng tôi xử lý hồ sơ doanh nghiệp như một dự án duy nhất, và có thể thêm một bản dịch giấy phép kinh doanh được chứng nhận vào cùng bộ khi hồ sơ có loại giấy tờ này.