Dịch giấy tờ DACA: giấy tờ tùy thân và hồ sơ học tập

Mọi giấy tờ tiếng nước ngoài nộp kèm Form I-821D đều cần bản dịch tiếng Anh đầy đủ và giấy chứng nhận của biên dịch viên, và với đa số người nộp đơn DACA, đó trước hết là giấy tờ tùy thân, sau đó là hồ sơ học tập. Hộ chiếu, thẻ căn cước quốc gia và giấy khai sinh từ nước gốc hầu như không bao giờ bằng tiếng Anh, còn hồ sơ học tập thời nhỏ thường bằng ngôn ngữ của trường.

Quy định của USCIS yêu cầu biên dịch viên xác nhận bản dịch đầy đủ và chính xác, đồng thời nêu rõ mình đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. USCIS không có danh sách biên dịch viên được phê duyệt, nên "được USCIS chứng nhận" chỉ có nghĩa là bản dịch có kèm giấy chứng nhận mà USCIS yêu cầu. Trang I-821D trên website của USCIS liệt kê các chứng cứ cần nộp, còn dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS nói về những giấy tờ tiếng nước ngoài trong số đó. Luật sư hoặc đại diện được công nhận sẽ quyết định giấy tờ nào đưa vào hồ sơ.

Giấy tờ tùy thân DACA nào cần bản dịch được chứng nhận

Form I-821D yêu cầu chứng minh danh tính, chứng minh việc đã đến và hiện diện tại Hoa Kỳ, cùng chứng minh trình độ học vấn. Giấy tờ tiếng nước ngoài xuất hiện nhiều nhất ở nhóm giấy tờ tùy thân. Bất kỳ giấy tờ nào dưới đây không viết bằng tiếng Anh đều phải được nộp kèm bản dịch.

• Trang thông tin cá nhân của hộ chiếu nước ngoài, cùng mọi trang visa, dấu đóng và ghi chú xác nhận.
• Giấy khai sinh nước ngoài, ở phiên bản đầy đủ mà quốc gia cấp giấy cung cấp.
• Thẻ căn cước quốc gia, cả mặt trước và mặt sau.
• Thẻ học sinh có ảnh và tên.
• Bất kỳ giấy tờ nước ngoài nào giải thích việc đổi tên hoặc sự khác biệt về cách viết tên.

Một bản dịch hộ chiếu bao gồm nhiều hơn trang ảnh. Dấu visa, dấu nhập cảnh và xuất cảnh, ghi chú viết tay và các dòng mã đọc bằng máy ở phía dưới đều là một phần của trang, và bản dịch mô tả từng phần đó. Giấy tờ hoàn toàn bằng tiếng Anh thì không cần dịch, còn trang chỉ có một phần bằng tiếng Anh thì chỉ dịch những phần không phải tiếng Anh.

Cách dịch acta de nacimiento và CURP của Mexico

Acta de nacimiento là hồ sơ khai sinh do cơ quan hộ tịch lưu giữ, và bản cấp cho gia đình là bản sao có chứng nhận của hồ sơ đó. Bản dịch tái hiện các mục theo thứ tự xuất hiện: cơ quan đăng ký, tiểu bang và thành phố, số đăng ký, ngày đăng ký, ngày và nơi sinh, tên của đứa trẻ, cùng thông tin của cả cha mẹ và người khai. Dấu đóng, con dấu, chữ ký và mọi mã vạch hoặc dấu kỹ thuật số in trên trang đều được mô tả trong ngoặc vuông, ví dụ "[seal of the Civil Registry]" và "[signature]".

CURP là mã gồm 18 ký tự xuất hiện trên giấy khai sinh và các giấy tờ khác của Mexico. Đây là mã định danh, nên được sao chép đúng như đã in, không thay đổi khoảng cách hay sửa chữa. Tên người Mexico có hai họ, và bản dịch giữ nguyên cả hai theo đúng thứ tự đã ghi, không ghép lại, bỏ bớt hay đảo ngược. Một bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha có phần chứng nhận đính kèm trong cùng một tệp với các trang đã dịch.

Biểu Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao liệt kê phiên bản giấy tờ hộ tịch mà mỗi quốc gia cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Kiểm tra trước khi đặt dịch giúp tiết kiệm chi phí dịch một phiên bản không được dùng đến.

Hồ sơ học tập và học bạ DACA có thang điểm nước ngoài

Chứng cứ học vấn thường là sự kết hợp giữa hồ sơ nước ngoài và hồ sơ Hoa Kỳ. Người nộp đơn bắt đầu đi học ở nước ngoài có thể giữ phiếu điểm, giấy xác nhận nhập học hoặc học bạ của trường tiểu học hay trung học ở nước khác. Mỗi hồ sơ này đều cần bản dịch được chứng nhận, trong khi hồ sơ của trường tại Hoa Kỳ được nộp nguyên bản.

Học bạ được dịch dưới dạng bảng, với cùng các hàng và cột như bản gốc, để viên chức có thể đối chiếu từng môn học và từng điểm số với bản gốc. Tên môn học được dịch, tên trường giữ nguyên như đã in, kèm bản dịch tiếng Anh trong ngoặc vuông, và điểm số giữ nguyên như đã ghi. Điểm 8 trên thang 10 vẫn là 8 trên thang 10, và phần chú giải thang điểm được dịch cùng với phần còn lại của trang. Quy đổi điểm nước ngoài sang điểm chữ hoặc điểm trung bình GPA của Hoa Kỳ là việc đánh giá văn bằng, một công việc riêng biệt với dịch thuật. Một bản dịch học bạ giữ nguyên thuật ngữ riêng của trường, và một bản dịch học bạ tiếng Tây Ban Nha áp dụng cùng nguyên tắc đó cho cách chấm điểm ở Mexico và phần còn lại của Mỹ Latinh.

Con dấu, chữ ký, dấu đóng, ghi chú viết tay và mọi nội dung ở mặt sau của trang đều thuộc về giấy tờ và được dịch. Phần chữ không đọc được được đánh dấu "[illegible]" và không đoán.

Vì sao tên và ngày tháng phải khớp giữa các giấy tờ DACA

Một hồ sơ DACA dựa trên nhiều giấy tờ được xem xét cùng nhau, nên cùng một người phải xuất hiện giống nhau trong từng giấy tờ. Cách viết tên trong bản dịch theo đúng giấy tờ gốc. Sự khác biệt trong bản gốc, chẳng hạn thiếu dấu phụ hoặc họ thứ hai được viết đầy đủ ở một trang nhưng viết tắt ở trang khác, được thể hiện đúng như đã xuất hiện và không được sửa.

Ngày tháng cũng cần được cẩn trọng như vậy. Một giấy tờ Mexico ghi 03/04/2008 đặt ngày trước, nên bản dịch có thể viết ngày với tháng bằng chữ để tránh nhầm lẫn. Quy ước này áp dụng cho mọi ngày tháng trên mọi trang của giấy tờ được xử lý qua dịch vụ dịch thuật tiếng Tây Ban Nha, kể cả ngày tháng trong dấu đóng và ở lề giấy.

Dùng lại giấy tờ đã dịch trước đó khi gia hạn DACA

Đơn gia hạn được nộp trên cùng một biểu mẫu và theo hướng dẫn áp dụng tại thời điểm nộp. Mỗi giấy tờ tiếng nước ngoài gửi kèm đơn mới vẫn phải đi kèm bản dịch tiếng Anh và giấy chứng nhận. Khi giấy tờ gốc không thay đổi và phần chứng nhận trước đó đầy đủ, có ký tên và ghi ngày, luật sư hoặc đại diện được công nhận có thể quyết định nộp lại bản dịch cũ.

Cần bản dịch mới trong một vài trường hợp: người nộp đơn có hộ chiếu hoặc thẻ căn cước mới, hồ sơ học tập đã được cấp lại, hoặc bản dịch trước đó bỏ sót một phần của trang. Bản dịch do máy tạo ra không có chứng nhận của con người, và phần chứng nhận do chính người nộp đơn hoặc người thân ký là do một người chứng nhận chứng cứ trong hồ sơ của chính mình, nên viên chức có thể đánh giá thấp hơn. Thay thế một trong hai loại này trước khi nộp đơn gia hạn giúp tránh Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE). USCIS có thể ban hành RFE hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny) khi thiếu bản dịch hoặc bản dịch không đầy đủ, và cũng có thể từ chối hồ sơ mà không yêu cầu thêm chứng cứ trước.

Trước khi nộp đơn DACA, hãy đặt từng giấy tờ nước ngoài cạnh bản dịch của nó và kiểm tra xem tên, số và ngày tháng có khớp nhau không. Chúng tôi chuẩn bị bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận cùng phần chứng nhận đi kèm, để hồ sơ giấy tờ tùy thân hoàn chỉnh trước khi đến tay luật sư.