Dịch tài liệu visa E-1: hóa đơn, chứng từ vận chuyển và hợp đồng

Hồ sơ E-1 dựa trên chứng từ thương mại nước ngoài cần dịch đầy đủ sang tiếng Anh mọi chứng từ bằng ngoại ngữ, kèm giấy chứng nhận của biên dịch viên. Nơi nộp hồ sơ quyết định quy tắc: USCIS yêu cầu mọi tài liệu nộp lên đều phải bằng tiếng Anh, còn lãnh sự quán chỉ yêu cầu bản dịch được chứng nhận cho những tài liệu không phải tiếng Anh và cũng không phải ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi người nộp đơn xin visa.

Tình trạng E-1 được xây dựng trên hoạt động thương mại giữa Hoa Kỳ và quốc gia có hiệp ước, nên bằng chứng chủ yếu là các chứng từ thương mại. Các tài liệu này đến từ công ty ở quốc gia có hiệp ước, khách hàng, đơn vị vận chuyển và ngân hàng của công ty, và rất ít tài liệu bằng tiếng Anh. Luật sư hoặc người đại diện được ủy quyền quyết định nộp những tài liệu nào. Công ty dịch thuật dịch từng tài liệu đã chọn một cách đầy đủ và nhất quán.

Dịch tài liệu visa E-1: những hồ sơ thường bằng tiếng nước ngoài

Đơn xin E-1 được gửi đến lãnh sự quán, nơi người nộp đơn hoàn tất mẫu DS-160, hoặc gửi đến USCIS bằng Form I-129 khi người đó đã ở Hoa Kỳ và xin thay đổi tình trạng cư trú. Bằng chứng thương mại ở hai con đường này tương tự nhau. Lãnh sự quán có thể chấp nhận tài liệu bằng ngôn ngữ chính thức của địa phương, nhưng viên chức USCIS thì không, và người nộp đơn có thể chuyển từ con đường này sang con đường kia sẽ an toàn hơn nếu có bản tiếng Anh cho toàn bộ hồ sơ.

Các hồ sơ thường cần dịch nhất gồm:

• Hóa đơn thương mại và đơn đặt hàng giữa công ty ở quốc gia có hiệp ước và các khách hàng hoặc nhà cung cấp tại Hoa Kỳ.
• Vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, phiếu đóng gói và tờ khai hải quan thể hiện hàng hóa qua biên giới.
• Xác nhận chuyển khoản ngân hàng và thông báo thanh toán thể hiện việc trả tiền cho số hàng đó.
• Hợp đồng phân phối, đại lý và cung ứng cùng các phụ lục và bản sửa đổi.
• Bản trích lục đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, hồ sơ cổ đông và báo cáo tài chính hằng năm của công ty.

Mỗi tài liệu này là một văn bản riêng, và cấp giấy chứng nhận riêng cho từng tài liệu là cách làm an toàn hơn. Dịch máy một loạt hóa đơn không đáp ứng yêu cầu, vì không có chứng nhận của con người và xử lý sai các con số, chữ viết tắt và tên công ty.

Dịch hóa đơn và đơn đặt hàng với số lượng lớn

Một bộ hồ sơ thương mại có thể chứa hàng trăm hóa đơn. Công ty dịch thuật coi mỗi hóa đơn là một tài liệu hoàn chỉnh, nên mọi dòng hàng, mô tả đơn vị, số lượng, ngày tháng và tổng cộng đều được dịch, cùng với tiêu đề, điều khoản thanh toán, thông tin ngân hàng, chân trang và mọi con dấu hay chữ ký, được mô tả trong ngoặc vuông. Không có gì bị bỏ đi vì trùng với hóa đơn trước.

Đơn vị tiền tệ được giữ nguyên như in. Nếu hóa đơn có mã hoặc ký hiệu tiền tệ, bản dịch thể hiện đúng mã hoặc ký hiệu đó, và số tiền không được quy đổi sang đô la hay tính lại. Các con số giữ nguyên dấu phân cách gốc để viên chức có thể đối chiếu với bản gốc, kèm ghi chú khi dấu phẩy được dùng làm dấu thập phân. Ngày tháng được chuyển về một định dạng rõ ràng, và ngày lập hóa đơn, ngày giao hàng và ngày đến hạn không bao giờ bị gộp lại.

Tên sản phẩm và mã linh kiện được giữ nguyên như đã viết, kèm bản tiếng Anh của các từ mô tả bên cạnh khi bản gốc dùng từ ngữ chứ không phải mã. Khi cùng một mặt hàng xuất hiện trên bốn mươi hóa đơn, nó được dịch giống nhau trên cả bốn mươi hóa đơn. Bảng thuật ngữ được lập sớm trong dự án giúp cách dùng từ nhất quán giữa các biên dịch viên và các đợt dịch.

Vận đơn đường biển, vận đơn hàng không và tờ khai hải quan

Chứng từ vận chuyển chứa dày đặc mã, chữ viết tắt và các ô thông tin. Vận đơn đường biển có các khối người gửi hàng và người nhận hàng, mục tàu và chuyến đi, tên cảng, số container và số niêm phong cùng phần mô tả hàng hóa, còn vận đơn hàng không có bộ ô riêng. Bản dịch theo bố cục của bản gốc để mỗi ô đã dịch nằm đúng vị trí của ô nguồn.

Số container, mã phân loại thuế quan và số tham chiếu hải quan được chép chính xác. Chữ viết tắt chỉ được viết đầy đủ khi bản gốc cung cấp đủ thông tin để làm vậy; nếu không, nó được giữ nguyên như đã viết và có ghi chú trong ngoặc vuông nêu rõ biên dịch viên xác nhận được gì và không xác nhận được gì. Tờ khai hải quan thường có nhiều con dấu và mục viết tay của đại lý thông quan. Mỗi mục đều được mô tả hoặc dịch, và phần không đọc được sẽ được đánh dấu "[illegible]" chứ không đoán.

Xác nhận chuyển khoản ngân hàng cũng được xử lý từng dòng theo cách tương tự. Tên chủ tài khoản, nội dung tham chiếu và ngày hiệu lực được dịch đúng như in. Bản sao kê đầy đủ của cùng ngân hàng được xử lý theo cách áp dụng cho dịch bảng sao kê ngân hàng.

Hợp đồng phân phối và các hợp đồng khác, dịch từng điều khoản

Hợp đồng phân phối hoặc cung ứng được dịch từng điều khoản theo đúng thứ tự của bản gốc, giữ nguyên số thứ tự, tiêu đề, định nghĩa và phụ lục. Các điều khoản về độc quyền, lãnh thổ, thời hạn và thanh toán có ý nghĩa pháp lý, nên mỗi thuật ngữ được định nghĩa dùng một từ tiếng Anh duy nhất mỗi khi xuất hiện. Khối chữ ký, chữ ký tắt trên từng trang và con dấu đều được mô tả. Chẳng hạn, dịch hợp đồng pháp lý tiếng Nhật giữ nguyên con dấu công ty và ngày ký theo dạng bản gốc sử dụng, còn trang dịch vụ dịch thuật tiếng Nhật nêu các tài liệu khác thường đi kèm hợp đồng như vậy.

Phụ lục sửa đổi và thư thỏa thuận bổ sung nên được dịch cùng với hợp đồng chính, vì viên chức chỉ đọc hợp đồng có thể bỏ sót thay đổi nằm ở nơi khác. Những trang chỉ có chữ ký, hoặc hoàn toàn để trống, vẫn được dịch và đánh dấu như vậy, vì bản dịch phải khớp với số trang của bản gốc.

Tên công ty, loại hình pháp lý và hồ sơ đăng ký

Bằng chứng thương mại gắn với công ty, nên tên công ty phải giống nhau trên hóa đơn, hợp đồng, bản trích lục đăng ký và báo cáo tài chính. Công ty dịch thuật chọn một cách viết tiếng Anh ngay từ đầu và dùng nó ở mọi nơi. Các loại hình pháp lý như GmbH, K.K., S.A. hay Co., Ltd. được giữ nguyên dạng gốc và không bị thay bằng loại hình tương đương của Hoa Kỳ. Khi hồ sơ đăng ký có tên tiếng Anh chính thức, tên đó được sử dụng và tên gốc xuất hiện bên cạnh.

Hồ sơ đăng ký trả lời một câu hỏi khác với hóa đơn. Dịch giấy phép kinh doanh hoặc bản trích lục đăng ký cho biết ai sở hữu và điều hành công ty và công ty được thành lập khi nào. Báo cáo tài chính hằng năm cần được xử lý riêng, và dịch báo cáo tài chính giữ nguyên mọi bảng, ghi chú và ý kiến kiểm toán theo thứ tự của bản gốc, không làm tròn hay điều chỉnh con số nào.

E-1 và E-2 thường bị nhầm lẫn vì cả hai đều là diện hiệp ước. E-1 dựa trên thương mại, nên chứng từ vận chuyển và hóa đơn chiếm phần lớn, còn E-2 dựa trên đầu tư, nên tài liệu về quyền sở hữu và nguồn vốn chiếm phần lớn. Các tài liệu đó được trình bày trong bài viết về dịch tài liệu visa E-2.

Lập chỉ mục cho bộ hồ sơ lớn để viên chức đối chiếu từng tài liệu

Với bộ hồ sơ lớn, thứ tự quan trọng không kém độ chính xác. Mỗi tài liệu gốc được ghép với bản dịch và giấy chứng nhận của nó, và các cặp này được đánh số theo một dãy duy nhất. Bảng chỉ mục liệt kê số thứ tự, loại tài liệu, ngày, các bên và số trang, để viên chức có thể đi từ một dòng trong chỉ mục đến đúng hóa đơn hoặc vận đơn. Các giấy tờ của cùng một lô hàng, gồm đơn đặt hàng, hóa đơn, chứng từ vận chuyển và xác nhận thanh toán, được nhóm lại để có thể theo dõi giao dịch từ đơn hàng đến thanh toán.

Tên tệp nhất quán sẽ hữu ích khi bộ hồ sơ được gửi cho USCIS hoặc tải lên cho lãnh sự quán. Các trang đã dịch theo đúng thứ tự trang của bản gốc, và trang bị thiếu hoặc không đọc được trong bản gốc được ghi chú trong bản dịch chứ không bị bỏ qua.

Trước khi đặt dịch, văn phòng luật sư nên xác nhận danh sách cuối cùng các tài liệu cần dịch và chuẩn bị bản quét đầy đủ, rõ nét của mọi trang, kể cả mặt sau của những trang có con dấu. Texliff cung cấp dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS với một giấy chứng nhận cho mỗi tài liệu trong bộ hồ sơ.