Dịch tài liệu visa E-2: quốc tịch, quyền sở hữu, nguồn vốn

Hồ sơ nhà đầu tư theo hiệp ước E-2 cần bản dịch tiếng Anh được chứng nhận cho mọi tài liệu tiếng nước ngoài chứng minh ba điểm: quốc tịch của nhà đầu tư, quyền sở hữu của nhà đầu tư đối với doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, và nguồn tiền đầu tư hợp pháp. USCIS yêu cầu mỗi bản dịch có chứng nhận của biên dịch viên về tính đầy đủ, chính xác và năng lực, và viên chức lãnh sự cũng yêu cầu thêm một văn bản có chữ ký xác nhận tính chính xác và năng lực. Dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS bao trọn cả hồ sơ trong một bộ thống nhất.

Diện E-2 dành cho công dân của quốc gia có hiệp ước đủ điều kiện với Hoa Kỳ và đầu tư vào một doanh nghiệp thật tại Hoa Kỳ mà họ sẽ phát triển và điều hành. Luật sư quyết định mỗi hồ sơ cần những bằng chứng nào, và công ty dịch thuật làm việc dựa trên các tài liệu luật sư đã chọn.

Dịch tài liệu visa E-2: hồ sơ thường gồm những gì

Các tài liệu chia thành ba nhóm, và mỗi nhóm có những vấn đề dịch thuật riêng. Giấy tờ quốc tịch cho biết nhà đầu tư là ai. Giấy tờ sở hữu cho biết ai kiểm soát doanh nghiệp tại Hoa Kỳ. Giấy tờ nguồn tiền cho biết tiền đến từ đâu và đã chuyển vào Hoa Kỳ như thế nào.

• Hộ chiếu và các giấy tờ quốc tịch khác, chẳng hạn bản trích lục hộ tịch, của nhà đầu tư và của chủ sở hữu là công ty nước ngoài (nếu có).
• Bản trích lục đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty và sổ cổ đông khi một công ty nước ngoài nắm giữ khoản đầu tư.
• Sao kê ngân hàng và xác nhận chuyển tiền truy vết dòng tiền từ tài khoản nguồn đến tài khoản của doanh nghiệp tại Hoa Kỳ.
• Hợp đồng bán bất động sản hoặc bán doanh nghiệp trước đó ở nước ngoài, và hợp đồng vay, khi các giao dịch đó tạo ra số tiền đầu tư.
• Tờ khai thuế, hồ sơ việc làm và bảng lương cho thấy nhà đầu tư kiếm số tiền đó bằng cách nào.

Giấy tờ quốc tịch và bản trích lục của công ty nước ngoài

Hộ chiếu được dịch từng trang, gồm các trang visa, dấu nhập cảnh và xuất cảnh, ghi chú xác nhận và cả những trang trống. Trang trống được đánh dấu là trang trống để viên chức thấy rằng không có trang nào bị bỏ sót. Khi hồ sơ còn dựa vào một giấy tờ hộ tịch, Bảng đối ứng (Reciprocity Schedule) của Bộ Ngoại giao cho biết quốc gia đó cấp giấy tờ ở dạng nào, và bạn nên kiểm tra trước khi đặt dịch.

Khi nhà đầu tư là một công ty, giấy tờ của chính công ty có sức nặng lớn nhất. Bản trích lục đăng ký được dịch đầy đủ: số đăng ký, địa chỉ đăng ký, tên giám đốc và cổ đông, ngày cấp bản trích lục, con dấu của cơ quan đăng ký, và mọi chữ ký, được mô tả trong ngoặc, ví dụ "[signature]". Bản trích lục cũ và bản trích lục mới là hai tài liệu khác nhau, nên ngày cấp bản trích lục cũng cần hiện rõ trong bản dịch.

Tên công ty và hình thức pháp lý khi dịch

Tên công ty đã đăng ký là tên riêng và giữ nguyên như trên giấy tờ. Hình thức pháp lý theo sau, chẳng hạn GmbH, S.A. de C.V. hay K.K., cũng giữ nguyên chữ cái gốc, kèm mô tả ngắn bằng tiếng Anh trong ngoặc ở lần xuất hiện đầu tiên, ví dụ "[limited liability company]". Sau đó cùng một tên sẽ được viết giống hệt nhau trong mọi tài liệu của hồ sơ, gồm giấy phép kinh doanh, sổ cổ đông, hợp đồng và sao kê ngân hàng.

Dịch giấy phép kinh doanh nước ngoài cũng theo cùng quy tắc. Số giấy phép, cơ quan cấp, các ngành nghề kinh doanh được ghi và thời hạn hiệu lực đều được dịch, và tên cơ quan cấp không bị viết tắt.

Nguồn tiền: sao kê ngân hàng, hợp đồng và tờ khai thuế

Giấy tờ ngân hàng chiếm phần lớn khối lượng trong hồ sơ E-2, và bản dịch phải đầy đủ. Xác nhận chuyển tiền được dịch kèm mã tham chiếu, tên chủ tài khoản, tên ngân hàng và ngày tháng, vì viên chức lần theo dòng tiền bằng cách đối chiếu các chi tiết này giữa các tài liệu. Mọi trang, mọi tiêu đề cột, mọi dòng giao dịch, mọi số dư lũy kế và mọi con dấu ngân hàng đều được dịch, kể cả những dòng luật sư không định trích dẫn. Tiền tệ giữ nguyên như đã in. Biên dịch viên không quy đổi số tiền, và sẽ thêm một ghi chú ngắn ở những chỗ định dạng số có thể bị hiểu sai, vì 1.234,56 và 1,234.56 là cùng một số được viết theo hai cách. Dịch sao kê ngân hàng tiếng Nhật cần kiểm tra thêm một điểm, vì một số giấy tờ Nhật ghi ngày theo niên hiệu, chẳng hạn Reiwa, và bản dịch hiển thị ngày như đã in kèm ngày dương lịch trong ngoặc. Nhà đầu tư có tiền ở Nhật có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ dịch tiếng Nhật.

Hợp đồng cũng cần sự cẩn thận như vậy. Hợp đồng bán nhà hoặc bán doanh nghiệp trước đó, hay hợp đồng vay, được dịch từng điều khoản, kèm tên các bên, chữ ký, phụ lục và chữ ký tắt trên mỗi trang. Dịch hợp đồng pháp lý giữ nguyên cách đánh số của bản gốc để luật sư có thể trích dẫn điều khoản 7.2 và viên chức tìm được đúng điều khoản đó trong bản gốc. Tờ khai thuế và hồ sơ lương được dịch theo cách tương tự, kể cả tên các trường thông tin, và dịch tờ khai thuế giữ mọi phụ lục và tài liệu đính kèm theo đúng thứ tự của hồ sơ nộp gốc.

Hồ sơ E-2 nộp tại lãnh sự quán và nộp cho USCIS: khác nhau gì về dịch thuật

Nhà đầu tư nộp đơn tại lãnh sự quán sẽ khai DS-160 và làm theo hướng dẫn của lãnh sự quán cụ thể, nơi có thể chấp nhận tài liệu bằng tiếng Anh hoặc bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi nhà đầu tư nộp đơn, nên danh sách của chính cơ quan đó quyết định cần dịch gì. Nhà đầu tư đang ở Hoa Kỳ và xin đổi tình trạng nhập cư sẽ nộp Form I-129 cho USCIS, và USCIS yêu cầu mọi tài liệu phải bằng tiếng Anh kèm bản dịch được chứng nhận. Ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức chỉ thuộc về lãnh sự quán và Trung tâm Thị thực Quốc gia (National Visa Center). Khi hồ sơ đã ở USCIS, không tài liệu tiếng nước ngoài nào được chấp nhận nếu thiếu bản dịch.

Giữ trật tự cho một bộ hồ sơ E-2 lớn

Một chuỗi chứng minh nguồn tiền có thể dài nhiều trang, qua nhiều ngân hàng, nhiều năm và nhiều loại tiền tệ. Công ty dịch thuật xử lý khối lượng này bằng cách giữ nguyên thứ tự trang của từng tài liệu gốc, đánh số các trang đã dịch cho khớp, và gắn nhãn từng tệp theo tài khoản và giai đoạn. Chứng nhận riêng cho từng tài liệu, thay vì một chứng nhận cho cả chồng giấy, là cách làm an toàn hơn, vì nhờ vậy luật sư có thể thay một tài liệu sau này mà không phải cấp lại cả bộ.

Tính nhất quán của tên quan trọng không kém tính đầy đủ. Tên nhà đầu tư được viết đúng như trong hộ chiếu ở mọi nơi xuất hiện, và mỗi công ty, ngân hàng và đối tác giữ một cách viết tiếng Anh duy nhất trong toàn bộ hồ sơ. Những chỗ không đọc được được đánh dấu "[illegible]" và không được đoán, còn ghi chú viết tay trên sao kê và hợp đồng được dịch cùng với phần chữ in.

Trước khi đặt dịch, người nộp đơn nên gom đủ bản sao của mọi sao kê và hợp đồng, xác nhận danh sách tài liệu với luật sư và gửi tất cả trong một lần. Khi đó chúng tôi có thể chứng nhận và đánh số cả bộ cùng lúc, bắt đầu từ bản dịch sao kê ngân hàng làm trụ cột cho chuỗi chứng minh nguồn tiền.