Nhà nghiên cứu EB-1B: bản dịch được chứng nhận cho ấn phẩm, thư và giải thưởng

Nhà nghiên cứu hoặc giáo sư nộp Form I-140 theo diện EB-1B cần có bản dịch tiếng Anh được chứng nhận cho mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ, và phần cần dịch nhiều hay ít tùy theo loại tài liệu. Thư giới thiệu, chứng nhận giải thưởng, thư của nhà tuyển dụng và bằng tiến sĩ được dịch toàn văn, còn một bài báo dài đã đăng được dịch từ trang tiêu đề đến những trang người nộp đơn dựa vào. Luật sư của người nộp đơn quyết định tài liệu nào đưa vào hồ sơ, và việc dịch thuật theo lựa chọn đó.

Bằng chứng EB-1B được lập bằng tiếng nước ngoài

Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài, kèm xác nhận của biên dịch viên rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và biên dịch viên có đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Hồ sơ EB-1B cho giáo sư hoặc nhà nghiên cứu xuất sắc được xây dựng từ các hồ sơ học thuật: bài báo đã đăng, bằng chứng trích dẫn, thư của đồng nghiệp, bằng chứng đã đánh giá công trình của người khác, giải thưởng và thư của nhà tuyển dụng xác nhận ít nhất ba năm kinh nghiệm giảng dạy hoặc nghiên cứu. Nhà nghiên cứu từng học tập hoặc làm việc ở nước ngoài thường có phần lớn các hồ sơ này bằng tiếng Trung, Hàn, Ả Rập, Nga hoặc Tây Ban Nha, và mỗi hồ sơ đều cần bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS giống như một giấy tờ hộ tịch.

Giải thưởng và bài báo chí bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ EB-1A và miễn trừ vì lợi ích quốc gia (NIW) được trình bày trong bài viết về dịch bằng chứng EB-1 cho giải thưởng và báo chí bằng tiếng nước ngoài. Bài viết này chỉ nói về hồ sơ học thuật của nhà nghiên cứu.

Thư giới thiệu EB-1B: bản dịch giữ lại những gì

Thư của một đồng nghiệp ở nước ngoài được dịch toàn văn, từ phần tiêu đề thư đến dòng cuối của khối chữ ký. Tiêu đề thư có tên cơ quan, khoa hoặc bộ phận, địa chỉ và thường có con dấu hoặc biểu tượng. Bản dịch tái hiện các chi tiết này vì chúng cho thấy ai viết thư và với tư cách nào. Một bức thư bị bỏ phần tiêu đề đọc lên giống như một ghi chú không có chữ ký.

Chức danh cũng cần được chú ý như vậy. Người viết có thể là chủ nhiệm khoa, trưởng khoa, giám đốc phòng thí nghiệm hoặc nghiên cứu viên, và cách dịch sang tiếng Anh nên khớp với chức danh người đó dùng ở những nơi khác trong hồ sơ. Khi đã chọn một chức danh, công ty dịch thuật dùng đúng chức danh đó trong mọi thư và cả trong thư của nhà tuyển dụng. Chữ ký được ghi là "[signature]", ngày tháng được chuyển sang thứ tự tháng, ngày, năm, và mọi con dấu đều được mô tả, ví dụ "[round seal of the Department of Physics]".

Thư cũng nêu tên bài báo, dự án và thiết bị. Các tiêu đề xuất hiện trong thư phải khớp với tiêu đề dùng trong các bài báo đã dịch, vì viên chức xem hồ sơ sẽ đối chiếu cái này với cái kia. Một văn bản xác nhận có ký tên của đồng nghiệp ở nước ngoài được xử lý giống như bản dịch bản khai có tuyên thệ (affidavit): toàn bộ nội dung, ngày tháng, thông tin liên hệ và chữ ký đều là một phần của hồ sơ.

Cách dịch các bài báo đã đăng cho hồ sơ EB-1B

Một bài báo khoa học bằng tiếng nước ngoài là một ấn phẩm, và chính bài báo là bằng chứng. Phần còn lại của số báo hoặc tập tạp chí không được dịch. Khi bài báo dài, bản dịch bao gồm các trang cho thấy quyền tác giả và các trang người nộp đơn dựa vào, và luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định đó là những trang nào. Trang nào được dịch thì được dịch trọn vẹn, vì bản tóm tắt một trang không đáp ứng yêu cầu.

Với một bài báo thông thường, các trang được dịch gồm những phần sau.

• Trang tiêu đề, kèm tên tạp chí, tập, số và ngày xuất bản.
• Dòng tác giả và đơn vị công tác, cho thấy người nộp đơn là tác giả của bài báo.
• Phần tóm tắt và từ khóa.
• Các trang người nộp đơn đánh dấu là liên quan đến nội dung đề nghị xét duyệt.
• Danh mục tài liệu tham khảo, chỉ khi luật sư dựa vào phần này.

Chương trình hội nghị, thư mời diễn thuyết và thông báo cấp kinh phí cũng theo một cách xử lý tương tự. Thông báo cấp kinh phí hoặc thư mời thường ngắn và được dịch toàn bộ. Chương trình in được xem như một bài báo dài, nên trang bìa có tên sự kiện, ngày và địa điểm được dịch cùng với trang liệt kê tên nhà nghiên cứu và phiên báo cáo. Với bản tin báo chí về nghiên cứu, bài báo liên quan được dịch như đã mô tả trong bài viết về dịch bài báo cho USCIS.

Dịch bảng trích dẫn hoặc danh mục ấn phẩm

Hồ sơ trích dẫn thường là một bảng xuất từ cơ sở dữ liệu hoặc do cơ quan của nhà nghiên cứu tự soạn. Mọi dòng đều được dịch: tiêu đề các bài báo trích dẫn, tên tác giả, tên tạp chí và tiêu đề cột. Số liệu, mã DOI và địa chỉ web được giữ đúng như bản in. Dòng nào không đọc được sẽ được đánh dấu "[illegible]" và không bao giờ được dựng lại theo trí nhớ.

Trong một bảng như thế này, tên người là phần cần chú ý nhất. Tên của chính nhà nghiên cứu xuất hiện trong nhiều danh sách tác giả và cần được viết đúng như trên hộ chiếu. Tên các đồng tác giả chỉ được phiên âm một lần và giữ thống nhất ở mọi nơi xuất hiện lại. Các ấn phẩm tiếng Trung ghi ngày theo thứ tự năm, tháng, ngày, và bản dịch chuyển sang thứ tự của Hoa Kỳ. Dữ liệu xuất từ cơ sở dữ liệu trông có vẻ sạch đến mức có thể đưa vào công cụ tự động, nhưng riêng dịch máy xử lý sai tên, từ viết tắt và ngày tháng, lại không có xác nhận, nên không đáp ứng yêu cầu.

Bằng tiến sĩ và bảng điểm cho hồ sơ EB-1B

Bằng tiến sĩ do nước ngoài cấp được dịch toàn văn. Bản dịch bằng tốt nghiệp gồm tên trường đại học, học vị và ngành học như đã ghi, các ngày tháng, số đăng ký hoặc số chứng nhận, chữ ký và mọi con dấu. Ở Trung Quốc, việc tốt nghiệp và học vị thường được chứng nhận trên hai văn bản riêng, và cả hai đều được dịch nếu cùng có trong hồ sơ. Bản dịch bằng tốt nghiệp tiếng Trung đọc các ngày ghi theo thứ tự năm trước của bản gốc và trình bày chúng theo thứ tự của Hoa Kỳ trong tiếng Anh.

Tên học vị được giữ nguyên như trường đã cấp. Bản dịch không đổi một học vị nước ngoài thành học vị tương đương của Hoa Kỳ, và việc thẩm định văn bằng là một tài liệu riêng, tách biệt với bản dịch. Nhà nghiên cứu có hồ sơ bằng tiếng Trung có thể xem chi tiết theo ngôn ngữ ở trang dịch được chứng nhận từ tiếng Trung sang tiếng Anh.

Thư của nhà tuyển dụng và ba năm kinh nghiệm

Thư của nhà tuyển dụng xác nhận kinh nghiệm giảng dạy hoặc nghiên cứu tuân theo các quy tắc giống như thư giới thiệu. Tiêu đề thư, chức danh công việc, ngày bắt đầu và kết thúc, phần mô tả nhiệm vụ và khối chữ ký đều được dịch. Các ngày tháng rất quan trọng vì thư, CV và bằng cấp phải khớp nhau về thời gian nhà nghiên cứu học tập và làm việc, và một bản dịch chuyển đổi ngày tháng không nhất quán sẽ tạo ra một khoảng trống không có trong bản gốc.

Nếu thư của nhà tuyển dụng có chỗ sửa tay hoặc dấu đóng đè lên chữ ký, bản dịch mô tả điều đó trong ngoặc vuông ngay tại vị trí xuất hiện. Thư có chữ ở mặt sau thì được dịch cả hai mặt.

Xác nhận và cách sắp xếp hồ sơ EB-1B

Mỗi tài liệu được dịch nên có xác nhận riêng, gồm họ tên đánh máy, chữ ký, ngày và thông tin liên hệ của biên dịch viên, tuyên bố về năng lực ở cả hai ngôn ngữ, tuyên bố rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, và thông tin nhận dạng tài liệu. Xác nhận riêng cho từng tài liệu là cách làm an toàn hơn, vì viên chức có thể đối chiếu từng bản dịch với bản gốc. Bản dịch bị thiếu, chưa đầy đủ hoặc không có xác nhận có thể khiến USCIS phát hành Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE), và chính sách cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần RFE khi bằng chứng ban đầu chưa đủ.

Trước khi đặt dịch, nhà nghiên cứu có thể gom thư, bài báo, chứng nhận giải thưởng và giấy tờ bằng cấp, đồng thời đánh dấu các trang bài báo mà luật sư muốn dịch. Texliff chuẩn bị các hồ sơ này dưới dạng bản dịch được chứng nhận, và bảng điểm tiến sĩ đi kèm bằng tốt nghiệp có thể đặt cùng đợt dưới dạng bản dịch bảng điểm học tập.