Quản lý diện EB-1C: bản dịch được chứng nhận cho hồ sơ công ty nước ngoài trong đơn I-140

Đơn EB-1C nộp trên Form I-140 cần bản dịch tiếng Anh được chứng nhận cho mọi hồ sơ công ty bằng tiếng nước ngoài đi kèm, từ giấy tờ thành lập công ty đến thư xác nhận việc làm của người thụ hưởng. USCIS yêu cầu bản dịch đầy đủ mà biên dịch viên đã chứng nhận là hoàn chỉnh và chính xác, kèm lời xác nhận rằng biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh, và một bộ hồ sơ doanh nghiệp thường gồm rất nhiều tài liệu như vậy.

Đơn bảo lãnh cho quản lý hoặc giám đốc điều hành của công ty đa quốc gia chứng minh hai điều: một năm làm việc đủ điều kiện ở nước ngoài trong ba năm trước khi người thụ hưởng nhập cảnh vào Hoa Kỳ, và mối quan hệ đủ điều kiện giữa công ty nước ngoài và công ty tại Hoa Kỳ. Các quy tắc về bản dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS áp dụng cho hồ sơ doanh nghiệp giống như hồ sơ hộ tịch. Điểm khác nằm ở bố cục, con số và chức danh, còn luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định hồ sơ nào được đưa vào bộ hồ sơ nộp.

Hồ sơ công ty nước ngoài trong đơn EB-1C cần dịch

Các hồ sơ chia thành hai nhóm. Một nhóm cho thấy quá trình làm việc của chính người thụ hưởng ở nước ngoài, nhóm còn lại cho thấy công ty nước ngoài và công ty tại Hoa Kỳ liên quan với nhau như thế nào. Công ty nước ngoài thường lưu phần lớn các hồ sơ này bằng ngôn ngữ địa phương, nên cả hai nhóm thường đều cần dịch. Các hồ sơ thường được nộp gồm có:

• Giấy tờ thành lập công ty và trích lục đăng ký cho biết công ty nước ngoài được thành lập khi nào và như thế nào.
• Sổ đăng ký cổ đông và hồ sơ sở hữu cho biết ai nắm giữ công ty.
• Sơ đồ tổ chức cho thấy vị trí và các đường báo cáo của người thụ hưởng.
• Nghị quyết hội đồng quản trị và biên bản họp ghi lại các quyết định bổ nhiệm và quyết định khác.
• Hợp đồng lao động, thư xác nhận việc làm và hồ sơ trả lương chứng minh năm làm việc ở nước ngoài.
• Báo cáo tài chính đã kiểm toán và hồ sơ khai thuế cho thấy hoạt động của công ty nước ngoài.

Danh sách này không phải là yêu cầu bắt buộc với mọi đơn. Luật sư chọn các hồ sơ cho từng trường hợp, và mỗi hồ sơ được chọn mà không phải bằng tiếng Anh đều được nộp kèm bản dịch riêng.

Dịch sơ đồ tổ chức: chức danh, đường báo cáo và tên

Sơ đồ tổ chức là tài liệu thiên về bố cục, nên bản dịch phải tái tạo đúng bố cục đó. Mỗi ô, chức danh, tên và đường nối trong bản gốc xuất hiện trong bản tiếng Anh ở cùng vị trí, giúp viên chức đặt hai trang cạnh nhau và thấy ai báo cáo cho ai. Tên phòng ban và mọi số lượng nhân sự in trên sơ đồ được dịch đúng như bản in.

Khi sơ đồ được viết bằng chữ không phải Latin như tiếng Trung, tiếng Hàn hoặc tiếng Ả Rập, mỗi tên được giữ nguyên chữ gốc và theo sau là phần phiên âm. Tên của chính người thụ hưởng dùng cách viết trong hộ chiếu của người đó, và cùng cách viết này được dùng trên mọi hồ sơ khác trong bộ hồ sơ.

Chức danh công việc được dịch sát nghĩa và thể hiện nhất quán trên mọi trang. Khi một chức danh không có từ tương đương chính xác trong tiếng Anh, bản dịch dùng thuật ngữ đơn giản gần nghĩa nhất và giữ thuật ngữ gốc trong ngoặc vuông ở lần xuất hiện đầu tiên. Biên dịch viên không nâng chức danh lên để nghe có vẻ cao cấp hơn, nên trưởng phòng trong bản gốc không trở thành phó chủ tịch trong bản tiếng Anh. Chức danh có trọng lượng ở đây vì đơn bảo lãnh dựa trên vai trò quản lý hoặc điều hành của người thụ hưởng.

Sổ cổ đông, nghị quyết hội đồng quản trị và hợp đồng lao động

Sổ đăng ký cổ đông hoặc giấy tờ thành lập công ty cho biết ai sở hữu công ty nước ngoài, là nền tảng của mối quan hệ đủ điều kiện. Bản dịch sao chép số cổ phần, tỷ lệ sở hữu và ngày chuyển nhượng đúng như bản in, giữ tên cổ đông bằng chữ gốc kèm phiên âm, và mô tả con dấu đăng ký cùng chữ ký trong ngoặc vuông, chẳng hạn [con dấu đăng ký] hoặc [chữ ký]. Một bài viết riêng trình bày chi tiết hơn về dịch điều lệ công ty và sổ đăng ký cổ đông.

Nghị quyết và biên bản họp hội đồng quản trị được dịch đầy đủ, gồm cả danh sách tham dự, số thứ tự các mục và phần chữ ký. Bản dịch chỉ gồm đoạn nhắc đến người thụ hưởng không đáp ứng yêu cầu, vì viên chức không thể đối chiếu một đoạn trích với bản gốc. Điều này cũng áp dụng cho dịch nghị quyết hội đồng quản trị và biên bản họp đối với các nghị quyết đã phê duyệt việc điều chuyển hoặc cơ cấu của tập đoàn.

Hợp đồng lao động được dịch từng điều khoản, bao gồm cả các phụ lục và những trang có chữ ký tắt. Bản dịch hợp đồng lao động giữ nguyên ngày bắt đầu, ngày kết thúc, chức danh và các nhiệm vụ được liệt kê đúng như đã viết. Thư của công ty nước ngoài được dịch cùng phần tiêu đề thư, con dấu và phần mô tả chữ ký trong ngoặc vuông, vì thư thường ghi các ngày của năm làm việc đủ điều kiện.

Báo cáo tài chính, bảng lương và hồ sơ thuế: con số đúng như bản in

Báo cáo tài chính đã kiểm toán được dịch với mọi con số đúng như bản in. Số liệu, ký hiệu tiền tệ và thứ tự cột giữ nguyên như bản gốc, và bản dịch không quy đổi tiền tệ, không làm tròn số tiền, không đổi dấu phân cách. Khi quy ước của bản gốc khác với cách dùng của Hoa Kỳ, một ghi chú của biên dịch viên trong ngoặc vuông có thể giải thích mà không làm thay đổi con số.

Phần thuyết minh báo cáo và báo cáo của kiểm toán viên được dịch đầy đủ. Phần thuyết minh nêu các chính sách kế toán và thường có cả thông tin công bố về các công ty liên quan, những thông tin này tác động trực tiếp đến mối quan hệ giữa pháp nhân nước ngoài và pháp nhân tại Hoa Kỳ. Chẳng hạn, sổ sách của công ty con ở Brazil hoặc Bồ Đào Nha cần dịch báo cáo tài chính tiếng Bồ Đào Nha, còn các trích lục đăng ký và thư đi kèm cần dịch tiếng Bồ Đào Nha sang tiếng Anh được chứng nhận.

Sổ lương và hồ sơ khai thuế là các bảng biểu. Tiêu đề cột, mã nhân viên, kỳ trả lương và mọi dòng đều được dịch, các dòng tiêu đề lặp lại ở những trang sau cũng được đưa vào, và con dấu của cơ quan thuế được mô tả. Bảng lương của người thụ hưởng cho thấy thời gian làm việc trong năm đủ điều kiện, nên ngày của kỳ trả lương phải chính xác.

Khớp bản dịch với các hồ sơ L-1 trước đó

Nhiều người thụ hưởng EB-1C lần đầu đến Hoa Kỳ bằng visa L-1, và đơn L-1 của công ty thường có bản dịch của một số hồ sơ nước ngoài giống như vậy. Các hồ sơ đó là một phần lịch sử của công ty với USCIS, và một chức danh, cách viết tên hoặc ngày tháng được dịch khác đi trong bản dịch mới có thể bị xem là sự thay đổi về dữ kiện.

Công ty dịch thuật nên nhận các bản dịch trước đó cùng với hồ sơ gốc và làm theo cách chọn thuật ngữ trong đó đối với tên công ty, tên người và chức danh. Nếu bản dịch trước có lỗi, bản dịch mới dùng thuật ngữ đúng, và luật sư quyết định có giải thích sự khác biệt hay không. Các hồ sơ của công ty nước ngoài cho loại visa đó được đề cập trong bài viết về giấy tờ điều chuyển nội bộ công ty L-1.

Một sự khác biệt không được giải thích có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE), và chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần gửi RFE khi chứng cứ ban đầu không đủ.

Chứng nhận cho bộ hồ sơ doanh nghiệp gồm nhiều tài liệu

Mỗi bản dịch có tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, lời xác nhận năng lực ở cả hai ngôn ngữ, lời xác nhận rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, và phần nhận dạng tài liệu được dịch. Chứng nhận riêng cho từng tài liệu là cách làm an toàn hơn, vì viên chức có thể xem xét từng hồ sơ một.

USCIS không có danh sách biên dịch viên hay công ty dịch thuật được phê duyệt, nên “bản dịch được USCIS chứng nhận” chỉ có nghĩa là bản dịch kèm chứng nhận mà USCIS yêu cầu. Chứng nhận là lời xác nhận của chính biên dịch viên về công việc của mình. Khi bên bảo lãnh hoặc người thụ hưởng tự ký, người đó đang chứng nhận chứng cứ trong chính hồ sơ của mình, và viên chức có thể cho nó ít trọng lượng hơn. Một công ty dịch thuật cung cấp chứng nhận độc lập với hồ sơ. Bản dịch máy đơn thuần không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng, từ viết tắt và thuật ngữ pháp lý, nên không đáp ứng yêu cầu.

Trước khi đặt dịch, hãy thu thập từng hồ sơ ở bản đã nộp cho cơ quan đăng ký hoặc kiểm toán viên, các bản dịch L-1 trước đó, và danh sách của luật sư về những gì sẽ đưa vào đơn. Chúng tôi cấp chứng nhận riêng cho từng hồ sơ, kể cả bản dịch báo cáo tài chính đã kiểm toán, và khớp thuật ngữ với mọi bản dịch trước đó mà bạn cung cấp.