Dịch thư xác nhận việc làm cho hồ sơ USCIS

Thư xác nhận việc làm, phiếu lương hoặc hợp đồng lao động viết bằng tiếng nước ngoài cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm xác nhận của biên dịch viên thì USCIS mới coi là bằng chứng trong hồ sơ I-140, I-129, I-485 hoặc I-864. Một lá thư viết bằng tiếng Anh nhưng có giấy tiêu đề hoặc con dấu bằng tiếng nước ngoài cũng phải đáp ứng yêu cầu này, vì phần chữ nước ngoài trên trang giấy vẫn phải được dịch. Giấy tờ việc làm tuân theo cùng tiêu chuẩn như mọi hồ sơ nước ngoài khác trong phần dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS, và các phần dưới đây nêu những điểm khác biệt.

Những giấy tờ việc làm mà hồ sơ USCIS yêu cầu

Bằng chứng về việc làm xuất hiện trong nhiều loại hồ sơ. Đơn thỉnh cầu I-140 thuộc diện dựa vào kinh nghiệm làm việc thường đi kèm thư xác nhận kinh nghiệm từ các nhà tuyển dụng trước đây. Đơn thỉnh cầu L-1 theo Form I-129 cần bằng chứng về việc người thụ hưởng làm việc ở nước ngoài cho công ty đủ điều kiện, còn đơn thỉnh cầu H-1B và O-1 thường kèm hồ sơ quá trình làm việc ở các vị trí trước đó. Người nộp đơn I-485 khai lịch sử việc làm trên mẫu đơn, và người bảo lãnh trong I-864 có thể đính kèm phiếu lương và thư của nhà tuyển dụng để chứng minh thu nhập hiện tại. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định giấy tờ nào thuộc về hồ sơ; vấn đề dịch thuật bắt đầu sau khi đã có lựa chọn đó.

Mọi giấy tờ này đều là bằng chứng, nên mọi trang bằng tiếng nước ngoài phải được dịch đầy đủ. Bản tóm tắt hợp đồng hoặc bản dịch chỉ trang đầu của một thỏa thuận dài không đáp ứng yêu cầu, vì quy định của USCIS đòi hỏi bản dịch hoàn chỉnh. Bên bảo lãnh, người lao động hoặc công ty thỉnh cầu không nên ký xác nhận cho giấy tờ của chính mình, vì xác nhận từ người có lợi ích trong vụ việc có thể bị xem nhẹ hơn. Công ty dịch thuật cung cấp xác nhận độc lập với vụ việc.

Dịch thư xác nhận việc làm: giấy tiêu đề, chức danh, nhiệm vụ và ngày tháng

Thư của nhà tuyển dụng nước ngoài thường ngắn, nhưng từng yếu tố đều quan trọng với viên chức đang đối chiếu với công việc được mô tả trong đơn thỉnh cầu. Biên dịch viên đi qua lá thư theo đúng thứ tự xuất hiện và dịch từng phần đúng như đã viết:

• Giấy tiêu đề được dịch cùng tên công ty, địa chỉ, số đăng ký hoặc mã số thuế và mọi chữ trong logo.
• Họ tên và chức danh của người lao động được dịch đúng như nhà tuyển dụng đã viết.
• Phần mô tả nhiệm vụ giữ nguyên mức độ chi tiết của bản gốc.
• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc chỉ được chuyển sang định dạng tiếng Anh rõ ràng sau khi đã đọc đúng thứ tự ngày tháng của bản gốc.
• Phần nêu mức lương, họ tên và chức vụ của người ký, chữ ký và mọi con dấu đều được ghi nhận đầy đủ.

Chức danh được dịch đúng với những gì nó thể hiện và không bao giờ được nâng cấp. Chức danh có nghĩa là “phó quản lý” trong bản gốc sẽ không trở thành “quản lý” trong tiếng Anh, và chức danh không có từ tương đương chính xác trong tiếng Anh được dịch sát nghĩa, kèm thuật ngữ gốc trong ngoặc khi điều đó giúp viên chức đối chiếu. Nhiệm vụ cũng được xử lý tương tự: các động từ như “hỗ trợ”, “điều phối” và “phụ trách” có nghĩa khác nhau, và bản dịch giữ đúng động từ mà nhà tuyển dụng đã chọn. Ngày tháng viết theo thứ tự ngày trước được đọc là ngày trước, nên 04/05 trong thư của Brazil hoặc Tây Ban Nha là ngày 4 tháng 5, và bản dịch viết rõ tên tháng để loại bỏ mọi nghi ngờ.

Thư tiếng Anh có con dấu và giấy tiêu đề nước ngoài

Một số nhà tuyển dụng nước ngoài viết phần nội dung thư xác nhận kinh nghiệm bằng tiếng Anh và ký trên giấy tiêu đề của địa phương, kèm con dấu công ty bằng ngôn ngữ địa phương. Phần nội dung không cần dịch, nhưng giấy tiêu đề, con dấu, ghi chú viết tay hoặc dòng chữ in ở lề thì cần. Quy định của USCIS yêu cầu dịch mọi tài liệu có chứa tiếng nước ngoài, và con dấu ghi “Departamento de Recursos Humanos” hoặc dòng đăng ký bằng một hệ chữ viết khác là văn bản tiếng nước ngoài nằm trên một trang giấy sẽ được xem xét như một tổng thể.

Cách thường dùng là dịch từng yếu tố tiếng nước ngoài, trình bày sao cho viên chức thấy được vị trí của nó trên trang, kèm ghi chú rằng phần nội dung vốn bằng tiếng Anh. Chữ ký được mô tả, ví dụ “[signature]”, và phần không đọc được được đánh dấu “[illegible]” thay vì đoán. Vì xác nhận khi đó bao trùm cả trang, viên chức không phải băn khoăn liệu con dấu đã được xem xét hay chưa. Bản dịch sơ yếu lý lịch đi kèm với thư cũng theo cách làm này, để chức danh và ngày tháng khớp nhau giữa hai tài liệu.

Phiếu lương: khoản khấu trừ, tiền tệ và định dạng số

Phiếu lương là một bảng gồm các nhãn và số liệu, và mỗi nhãn đều phải được dịch, kể cả những nhãn trông có vẻ thông thường. Các khoản khấu trừ tại địa phương như đóng góp an sinh xã hội, quỹ hưu trí, phí công đoàn, phụ cấp ăn trưa và thưởng theo quy định có tên gắn với hệ thống trả lương của từng nước. Bản dịch đưa ra cách diễn đạt tiếng Anh đơn giản cho từng nhãn và, khi thuật ngữ chỉ một chương trình quốc gia cụ thể, giữ tên gốc trong ngoặc để có thể đối chiếu mục đó với bản gốc. Lương gộp, các khoản khấu trừ và lương thực nhận nằm ở cùng hàng và cột như bản gốc. Với bên bảo lãnh và đồng bảo lãnh, các hồ sơ này thường đi kèm bản dịch báo cáo tài chính, nên tổng số trong hai tài liệu phải khớp nhau.

Tiền tệ và định dạng số cần được xử lý cẩn thận. Nhiều nước viết 1.234,56 ở chỗ người đọc Hoa Kỳ mong đợi 1,234.56, và biên dịch viên chép số liệu mà không kiểm tra dấu phân cách có thể làm sai lệch số tiền gấp một nghìn lần. Đơn vị tiền tệ được ghi đúng như trên phiếu lương, và bản dịch không quy đổi sang đô la, vì quy đổi là một phép tính chứ không phải dịch thuật. Ngày của kỳ lương, mã số nhân viên và mã số nhà tuyển dụng được chép lại chính xác.

Hợp đồng lao động: luật điều chỉnh, bảo mật và các điều khoản khác

Hợp đồng lao động là một văn bản pháp lý, và các điều khoản của nó được dịch sát nghĩa. Điều khoản về luật điều chỉnh và thẩm quyền xét xử nêu tên các tòa án và đạo luật của nước cấp hợp đồng, và bản dịch giữ nguyên các tên đó thay vì thay bằng một khái niệm tương đương của Hoa Kỳ. Các điều khoản bảo mật, cạnh tranh và thời hạn báo trước giữ nguyên cấu trúc và số thứ tự ban đầu, còn các thuật ngữ được định nghĩa luôn được dịch thống nhất mỗi lần xuất hiện. Phụ lục, bảng kê, chữ ký tắt trên từng trang và phần chữ ký được dịch cùng với nội dung chính.

Tiếng Bồ Đào Nha là ngôn ngữ nguồn thường gặp của hồ sơ việc làm từ Brazil và Bồ Đào Nha, và bản dịch hợp đồng pháp lý tiếng Bồ Đào Nha được thực hiện dựa trên ý nghĩa gốc của từng điều khoản, vì những thuật ngữ trông giống từ pháp lý tiếng Anh có thể mang nghĩa khác trong luật địa phương. Trang dịch vụ dịch tiếng Bồ Đào Nha trình bày về ngôn ngữ này rộng hơn.

Tên công ty và loại hình pháp lý được giữ nguyên như khi cấp

Tên công ty là danh từ riêng và không được dịch. Bản dịch chép lại đúng như đã viết, và khi bản gốc dùng một hệ chữ viết khác thì áp dụng một cách chuyển tự duy nhất cho cả bộ hồ sơ. Các loại hình pháp lý như S.A., Ltda., GmbH hoặc Pvt. Ltd. được giữ nguyên như đã xuất hiện, và phần giải thích tiếng Anh trong ngoặc chỉ được thêm khi loại hình đó có thể gây khó hiểu. Tên nhà tuyển dụng trên thư xác nhận kinh nghiệm, trên phiếu lương và trong hợp đồng phải giống hệt nhau trong tiếng Anh, và phải khớp với tên nêu trong đơn thỉnh cầu. Bài viết của Texliff về yêu cầu dịch tài liệu của USCIS trình bày tiêu chuẩn chứng nhận chung áp dụng cho tất cả các hồ sơ này.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch

Hãy tập hợp bản gốc đầy đủ hoặc bản quét hoàn chỉnh, gồm mọi trang của từng hợp đồng và mặt sau của bất kỳ trang nào có con dấu hoặc ghi chú, rồi hỏi luật sư hoặc người đại diện được công nhận xem giấy tờ nào thuộc về hồ sơ. Hãy kiểm tra rằng họ tên, chức danh và ngày tháng khớp nhau giữa các thư, phiếu lương và hợp đồng cũng như với các mẫu đơn trước khi bắt đầu dịch. Chúng tôi dịch từng giấy tờ việc làm kèm xác nhận riêng, và bản dịch hợp đồng pháp lý cũng theo quy tắc này cho mọi phụ lục và phần chữ ký.