Bằng tốt nghiệp và bảng điểm H-1B: bản dịch được chứng nhận cho đơn I-129

Bằng cấp nước ngoài trong hồ sơ H-1B được chứng minh bằng các bản dịch tiếng Anh được chứng nhận của mọi giấy tờ bằng cấp mà người lao động có, thường là bằng tốt nghiệp và bảng điểm, và các bản dịch này nên hoàn tất trước khi người thẩm định bằng cấp bắt đầu làm việc. USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm xác nhận của biên dịch viên rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ, và người thẩm định đọc chính bản tiếng Anh đó khi so sánh bằng cấp nước ngoài với bằng cấp của Hoa Kỳ.

Giấy tờ bằng cấp H-1B cần bản dịch được chứng nhận

Nhà tuyển dụng nộp Form I-129, Đơn thỉnh cầu cho lao động không định cư, và với lao động H-1B, đơn này phải chứng minh người lao động có bằng cấp mà vị trí chuyên môn đặc thù yêu cầu. Bằng cấp lấy ở nước ngoài đến hồ sơ dưới dạng một bộ giấy tờ chứ không chỉ một chứng chỉ. Luật sư hoặc đại diện được công nhận của nhà tuyển dụng quyết định những gì đưa vào đơn, nhưng đây là các giấy tờ thường có nội dung bằng tiếng nước ngoài:

• Bằng tốt nghiệp, kể cả mặt sau của trang giấy khi có số đăng ký, con dấu hoặc chữ ký.
• Bảng điểm hoặc phiếu điểm, đầy đủ từng trang và từng học kỳ.
• Giấy chứng nhận bằng cấp được cấp riêng với bằng tốt nghiệp, một số trường đại học và bộ giáo dục có cấp loại giấy này.
• Thư xác nhận của nhà tuyển dụng và các hồ sơ kinh nghiệm khác, khi bằng ba năm được kết hợp với kinh nghiệm làm việc để đạt mức tương đương bằng bốn năm của Hoa Kỳ.

Mỗi giấy tờ này được dịch riêng, và cách làm an toàn hơn là có một xác nhận riêng cho từng giấy tờ, để viên chức có thể đối chiếu từng chứng nhận với các trang mà nó bao gồm. Vì vậy, một bản dịch bằng tốt nghiệp được chứng nhận và bản dịch bảng điểm là hai tài liệu riêng, kể cả khi cùng một công ty dịch thuật thực hiện cả hai. Cùng nhau, chúng tạo thành bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS mà đơn thỉnh cầu dựa vào để chứng minh bằng cấp.

Người thẩm định bằng cấp cần gì từ bản dịch

Người thẩm định bằng cấp viết một báo cáo cho biết bằng cấp nước ngoài tương đương với bằng cấp nào tại Hoa Kỳ, và báo cáo chỉ chính xác ở mức các trang đã dịch mà nó dựa vào. Bốn chi tiết quan trọng nhất là tên môn học, điểm số kèm thang điểm, số giờ hoặc số tín chỉ, và tên chính xác của cơ sở cấp bằng. Mỗi chi tiết được thể hiện bằng tiếng Anh đúng như bản gốc in.

Tên môn học được dịch đầy đủ và không rút gọn. Môn được in là "Cálculo Diferencial e Integral II" trở thành "Differential and Integral Calculus II", và chữ số La Mã được giữ nguyên. Điểm số được chép đúng như bản in, nên 7,5 trên 10 vẫn là 7,5 trên 10, còn kết quả dạng mô tả như "aprovado" được dịch là "passed". Quy đổi điểm sang điểm chữ của Hoa Kỳ là việc của người thẩm định, và biên dịch viên làm việc này sẽ che mất điểm gốc khỏi viên chức.

Thang điểm cũng được xử lý theo cách tương tự. Bảng điểm thường in thang điểm ngay trên trang hoặc ở mặt sau, kèm điểm đạt và điểm tối đa, và phần chú giải đó là một phần của tài liệu. Số giờ và số tín chỉ được chép cùng đơn vị mà trường đại học sử dụng, vì người thẩm định tính các con số này khi xét một chương trình ba năm có tương đương chương trình bốn năm hay không. Tên cơ sở đào tạo được viết đúng như trên con dấu và tiêu đề thư, và cùng một cách viết được dùng trên bằng tốt nghiệp, bảng điểm và mọi giấy tờ sau đó có nhắc đến trường.

Vì sao bản dịch đi trước việc thẩm định

Người thẩm định bằng cấp làm việc dựa trên văn bản tiếng Anh, nên bản dịch được chứng nhận thường được đặt trước và người thẩm định nhận nó cùng với bản sao giấy tờ gốc. Khi làm ngược thứ tự, báo cáo thẩm định trích dẫn tên môn học và tên cơ sở đào tạo mà chưa có bản dịch nào chốt, và đơn thỉnh cầu có thể có hai bản tiếng Anh khác nhau của cùng một danh sách môn học. Viên chức thấy "Differential Calculus" trong báo cáo và "Calculus I" trên bảng điểm đã dịch sẽ phải tự đoán hai môn đó có phải là một hay không.

Tên riêng là lý do khác để dịch trước. Tên của người lao động trên bằng tốt nghiệp, bảng điểm, hộ chiếu và đơn I-129 nên được viết giống nhau, và cách viết được chọn trong bản dịch đầu tiên sẽ đi vào báo cáo thẩm định. Chỉ dùng dịch máy thì không làm được việc này, vì nó không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng và chữ viết tắt. Khi người thẩm định còn yêu cầu nội dung môn học, phần mô tả môn học và đề cương cũng theo cùng các quy tắc, và một bản dịch hướng dẫn môn học giữ nguyên toàn văn và tên môn học gốc. Sự khác biệt giữa dịch một hồ sơ và thẩm định nó được trình bày trong bài dịch bằng tốt nghiệp so với thẩm định bằng cấp.

RFE của H-1B về bằng cấp tương đương và nguyên nhân bắt đầu từ đâu

Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) về việc bằng cấp của người lao động có tương đương bằng cấp Hoa Kỳ theo yêu cầu hay không thường bắt nguồn từ bộ giấy tờ đã dịch chứ không phải từ bản thân bằng cấp. Những nguyên nhân thường gặp là bảng điểm thiếu một học kỳ, bằng tốt nghiệp được dịch mà không có mặt sau, bỏ sót một con dấu hoặc mục đăng ký, và xác nhận không bao gồm mọi giấy tờ. USCIS có thể ban hành RFE hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny) khi bản dịch bị thiếu, không đầy đủ hoặc không được chứng nhận, và chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần ra RFE trước, khi bằng chứng ban đầu không đủ.

Đầy đủ nghĩa là mọi thứ có trên trang: tiêu đề, nhãn trường thông tin, con dấu, dấu nổi, chữ ký được mô tả trong ngoặc vuông như "[signature]", nội dung viết tay và ghi chú bên lề. Phần không đọc được được đánh dấu "[illegible]" và không bao giờ được đoán, còn phần để trống được đánh dấu là để trống. Một danh sách các môn học, hoặc bản dịch chỉ gồm các trang của năm cuối, không đáp ứng yêu cầu. Bố cục bám sát bản gốc đến mức viên chức có thể đối chiếu từng dòng đã dịch với trang nguồn.

Thư xác nhận kinh nghiệm cũng cần đầy đủ như vậy khi có liên quan đến bằng ba năm. Thư của nhà tuyển dụng ở nước ngoài thường có tiêu đề thư, con dấu và chữ ký, và bản dịch tái hiện toàn bộ nội dung đồng thời mô tả con dấu và chữ ký. Người thẩm định kết hợp các thư này với học vấn để đưa ra mức tương đương, nên một thư thiếu một đoạn sẽ làm yếu cả sự kết hợp đó.

Giấy tờ bằng cấp tiếng Bồ Đào Nha và tiếng Tây Ban Nha trong hồ sơ H-1B

Giấy tờ bằng cấp từ Brazil, Bồ Đào Nha và các nước nói tiếng Tây Ban Nha có những đặc điểm mà biên dịch viên phải chủ động xử lý. Bằng tốt nghiệp thường có số đăng ký kèm tham chiếu số sổ và số trang, chữ ký của hiệu trưởng hoặc trưởng phòng đào tạo, và một hoặc nhiều con dấu, một số nằm ở mặt sau. Bảng điểm của Brazil, gọi là histórico escolar, liệt kê từng môn học cùng số giờ và kết quả, và tên cơ sở đào tạo xuất hiện ở phần đầu trang rồi lại xuất hiện trên con dấu. Từng mục trong số này đều được dịch hoặc mô tả trong bản tiếng Anh.

Một bản dịch bằng tốt nghiệp tiếng Tây Ban Nha và một bản dịch bảng điểm tiếng Bồ Đào Nha tuân theo cùng các quy tắc như mọi giấy tờ bằng cấp khác. Biên dịch viên làm việc từ trang gốc, giữ nguyên tên môn học và điểm số gốc, rồi chứng nhận kết quả. Bản thân ngôn ngữ được trình bày trên trang dịch vụ dịch thuật tiếng Bồ Đào Nha.

Giấy tờ bằng cấp ở giai đoạn dán visa

Sau khi đơn thỉnh cầu được chấp thuận, người lao động đang ở ngoài Hoa Kỳ nộp đơn xin visa tại lãnh sự quán, hoàn tất mẫu DS-160 và có thể được yêu cầu xuất trình giấy tờ bằng cấp tại buổi phỏng vấn. Hướng dẫn của lãnh sự quán khác nhau giữa từng nơi, và người lao động nên làm theo hướng dẫn của lãnh sự quán tổ chức phỏng vấn. Lãnh sự quán có thể chấp nhận giấy tờ bằng ngôn ngữ chính thức của nước nơi người lao động nộp đơn, nên người phỏng vấn ở Brazil có thể thấy tiếng Bồ Đào Nha được chấp nhận ở đó. Ngoại lệ này chỉ áp dụng cho lãnh sự quán, còn đơn thỉnh cầu nộp cho USCIS vẫn cần mọi thứ bằng tiếng Anh.

Người lao động mang bản gốc đến buổi phỏng vấn. Bộ bản dịch nên khớp từng trang với bộ đã nộp cùng đơn thỉnh cầu, để viên chức tại lãnh sự quán thấy cùng một hồ sơ bằng cấp mà USCIS đã thấy trong đơn.

Kiểm tra bộ giấy tờ bằng cấp trước khi nộp I-129

Trước khi đơn thỉnh cầu được tập hợp, người lao động và luật sư của nhà tuyển dụng có thể đặt bản gốc cạnh các bản dịch và kiểm tra bốn điều: mọi trang và mặt sau của mỗi trang đều đã được dịch, điểm số và số giờ khớp với bản gốc, tên cơ sở đào tạo được viết giống nhau ở mọi nơi, và mỗi tài liệu có một xác nhận có chữ ký riêng.

Khi bộ giấy tờ bằng cấp đã sẵn sàng, toàn bộ bảng điểm, mọi trang của bằng tốt nghiệp và các thư xác nhận kinh nghiệm nên được gửi cùng lúc cho một công ty dịch thuật để cách viết thống nhất trong cả bộ. Texliff thực hiện mỗi bản dịch bảng điểm được chứng nhận với bố cục giống bản gốc và một xác nhận có chữ ký riêng.