Lao động H-2A và H-2B: yêu cầu về bản dịch được chứng nhận theo từng loại giấy tờ

Lao động có visa H-2A hoặc H-2B thường chỉ cần rất ít giấy tờ được dịch, vì hồ sơ bảo lãnh của chủ lao động hiếm khi kèm giấy tờ cá nhân của người lao động. Bản dịch trở nên quan trọng về sau, ở buổi phỏng vấn lãnh sự và trong bất kỳ hồ sơ nào sau này cần chứng minh danh tính, hôn nhân hoặc con cái của người lao động.

Chủ lao động nộp hồ sơ bảo lãnh bằng Form I-129, và hồ sơ này nói về công việc, mùa vụ và nhu cầu lao động của chủ lao động. Giấy tờ hộ tịch của người lao động thuộc một giai đoạn khác: buổi phỏng vấn lãnh sự diễn ra sau khi điền DS-160, cùng với bất kỳ hồ sơ bảo lãnh gia đình hoặc thay đổi tình trạng cư trú nào về sau. Khi một giấy tờ được nộp cho USCIS, giấy tờ đó phải đi kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ và bản chứng nhận có chữ ký.

Dịch thuật visa H-2A và H-2B tại lãnh sự quán

Quy định của lãnh sự quán về giấy tờ hộ tịch thường yêu cầu bản dịch được chứng nhận khi giấy tờ không bằng tiếng Anh và cũng không bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi bạn xin visa. Một lao động người Mexico nộp đơn tại Mexico với acta de nacimiento bằng tiếng Tây Ban Nha thường thuộc nhóm ngôn ngữ chính thức theo quy định này. Giấy tờ từ Jamaica được cấp bằng tiếng Anh nên thông thường không cần dịch.

Ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức chỉ áp dụng cho NVC và lãnh sự quán. Cũng chính acta de nacimiento đó cần có bản dịch được chứng nhận cho USCIS vào ngày nộp cho USCIS, vì mọi thứ trong hồ sơ USCIS đều phải bằng tiếng Anh. Vì vậy, nhiều lao động quay lại làm việc qua nhiều mùa vụ cuối cùng vẫn phải dịch một vài giấy tờ giống nhau, dù những buổi phỏng vấn đầu tiên không yêu cầu.

Bộ Ngoại giao công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Bảng này liệt kê những giấy tờ hộ tịch mà Mexico, Guatemala, Honduras và El Salvador cấp, cơ quan nào cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Kiểm tra bảng này trước khi đặt dịch giúp bạn không tốn tiền cho nhầm phiên bản của giấy tờ.

Dịch hộ chiếu và giấy khai sinh cho lao động thời vụ

Hộ chiếu là giấy tờ đầu tiên người lao động xuất trình. Hộ chiếu có mã đọc máy thường in trang dữ liệu bằng cả tiếng Anh lẫn ngôn ngữ quốc gia, nhưng bản dịch hộ chiếu để nộp hồ sơ bao gồm mọi trang có chữ, kể cả trang visa, dấu xuất nhập cảnh và ghi chú xác nhận. Dấu và chữ ký được mô tả trong ngoặc vuông, và phần nào không đọc được sẽ được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán.

Giấy khai sinh là giấy tờ mà mọi giấy tờ khác đều được đối chiếu với. Acta de nacimiento của Mexico, trong đó có số CURP, hoặc giấy chứng nhận của RENAP (Guatemala), RNP (Honduras) hay RNPN (El Salvador) ghi họ tên đầy đủ, tên cha mẹ, ngày và nơi sinh. Bản dịch giấy khai sinh theo đúng bố cục của bản gốc để viên chức có thể đối chiếu từng dòng đã dịch với bản gốc, và bao gồm cả ghi chú ngoài lề cũng như mặt sau của trang nếu có nội dung.

Giấy kết hôn và giấy khai sinh của con trong các hồ sơ về sau

Lao động kết hôn hoặc có con trong những mùa vụ quay lại sẽ cần các giấy tờ này nếu sau đó vợ/chồng hoặc con được đưa vào một hồ sơ bảo lãnh, ví dụ Form I-130 do người lao động nộp hoặc nộp cho họ. Bản dịch giấy chứng nhận kết hôn thể hiện tên của cả hai vợ chồng, ngày kết hôn và cơ quan đã đăng ký cuộc hôn nhân. Giấy khai sinh của từng người con được dịch riêng và có chứng nhận riêng.

Tên người Tây Ban Nha có hai họ gây ra phần lớn các sai lệch trong những hồ sơ này. Bản dịch giữ nguyên thứ tự các họ như in trên bản gốc, và thứ tự đó phải xuất hiện giống nhau trong hộ chiếu, giấy tờ kết hôn và giấy tờ của từng người con. Hướng dẫn về giấy tờ hộ tịch của Mexico và Trung Mỹ mô tả sự khác nhau giữa các cơ quan đăng ký. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định giấy tờ nào trong số này được đưa vào một hồ sơ cụ thể.

Thư xác nhận kinh nghiệm từ chủ lao động ở nước ngoài

Một số lời mời làm việc H-2 yêu cầu có kinh nghiệm trước đó, và người lao động có thể chứng minh bằng thư của các chủ lao động cũ ở nước ngoài. Thư viết bằng tiếng Tây Ban Nha là bằng chứng bằng ngoại ngữ như mọi giấy tờ khác, nên được dịch đầy đủ, kể cả tiêu đề thư, con dấu, chữ ký, số điện thoại và thời gian làm việc.

Ngày tháng trong các thư này cần được chú ý. Ngày viết 05/06/2019 ở Mexico nghĩa là ngày 5 tháng 6, và bản dịch viết rõ tháng bằng chữ để không ai có thể hiểu nhầm là ngày 6 tháng 5. Bài viết về dịch thư xác nhận việc làm cũng đề cập đến phiếu lương và hợp đồng.

Giấy tờ công an và tòa án chỉ khi được yêu cầu

Lãnh sự quán chỉ yêu cầu giấy chứng nhận lý lịch tư pháp hoặc hồ sơ tòa án khi trường hợp đó cần, và sẽ nêu rõ trong hướng dẫn gửi cho người lao động. Khi có yêu cầu và giấy tờ bằng tiếng Tây Ban Nha, toàn bộ giấy tờ được dịch, kể cả câu xác nhận không có hồ sơ, ngày cấp, cơ quan cấp và mọi con dấu hoặc dấu đóng. Chỉ dịch một phần các dòng liên quan thì không đáp ứng yêu cầu.

Ai chứng nhận bản dịch giấy tờ của người lao động

Bản chứng nhận là văn bản có chữ ký của biên dịch viên, nêu năng lực của chính họ ở cả hai ngôn ngữ cũng như tính đầy đủ và chính xác của bản dịch. Khi người lao động, vợ/chồng hoặc một người thân ruột thịt khác ký, người đó đang tự chứng nhận bằng chứng trong chính hồ sơ của mình, và viên chức có thể đánh giá thấp hơn hoặc nghi vấn. Công ty dịch thuật cung cấp bản chứng nhận độc lập với hồ sơ.

USCIS không giữ danh sách biên dịch viên hay công ty được phê duyệt, nên "bản dịch được USCIS chứng nhận" chỉ có nghĩa là bản dịch kèm bản chứng nhận mà USCIS yêu cầu. Chỉ dùng dịch máy thì không có chứng nhận của con người, lại dễ sai tên và ngày tháng, nên không đáp ứng yêu cầu. Bản dịch bị thiếu, không đầy đủ hoặc không có chứng nhận có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny), và viên chức cũng có thể từ chối hồ sơ mà không gửi RFE. Với giấy tờ tiếng Tây Ban Nha, bản dịch tiếng Tây Ban Nha sang tiếng Anh được chứng nhận của một công ty dịch thuật đáp ứng tiêu chuẩn đó.

Giữ một bộ bản dịch duy nhất qua các mùa vụ quay lại

Lao động quay lại qua nhiều mùa vụ sẽ có lợi nếu dịch mỗi giấy tờ một lần và giữ kết quả cùng nhau. Mọi cách viết trong bản dịch đầu tiên sẽ trở thành cách viết mà các hồ sơ về sau phải khớp. Hồ sơ của người lao động hiệu quả nhất khi có những mục sau:

• Bản scan rõ nét của từng giấy tờ gốc, cả mặt trước và mặt sau.
• Bản dịch tiếng Anh của từng giấy tờ, kèm bản chứng nhận riêng.
• Cách viết tên theo hộ chiếu, để công ty dịch thuật dùng cho mọi đơn đặt dịch về sau.
• Ghi chú cho biết mỗi bản dịch đã được dùng cho hồ sơ hoặc buổi phỏng vấn nào.

Khi một giấy tờ được cấp lại hoặc tên được chỉnh sửa, phiên bản mới cũng được dịch, còn bản dịch cũ vẫn được giữ trong hồ sơ kèm ghi chú cho biết bản nào đang có hiệu lực. Mang các bản dịch trước đó đến đơn đặt dịch mới giúp công ty dịch thuật giữ nguyên cách viết như cũ.

Trước buổi phỏng vấn đầu tiên, người lao động có thể gom hộ chiếu, giấy khai sinh và các giấy tờ kết hôn hoặc của con vào một thư mục và đối chiếu từng giấy tờ với Reciprocity Schedule. Chúng tôi chuẩn bị mỗi giấy tờ với bản chứng nhận riêng, và bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha là giấy tờ đầu tiên hợp lý để có sẵn trong tay.