I-130 cho cha mẹ và anh chị em: dịch giấy tờ quan hệ

Công dân nộp Form I-130 cho cha mẹ hoặc anh chị em phải chứng minh mối quan hệ bằng giấy tờ hộ tịch của hai thế hệ, và mọi giấy tờ không bằng tiếng Anh đều cần một bản dịch đầy đủ được chứng nhận. Với hồ sơ bảo lãnh cha mẹ, giấy tờ quan trọng nhất là giấy khai sinh nước ngoài của chính người bảo lãnh, trong đó phải ghi tên cha hoặc mẹ. Với hồ sơ bảo lãnh anh chị em, đó là hai giấy khai sinh cho thấy ít nhất một người cha hoặc mẹ chung.

Hướng dẫn của Texliff về dịch tài liệu được chứng nhận cho hồ sơ I-130 trình bày các bước chung của biểu mẫu, nên bài viết này chỉ bàn về những giấy tờ thuộc hồ sơ bảo lãnh cha mẹ và anh chị em. USCIS đăng biểu mẫu và hướng dẫn trên trang Form I-130, còn luật sư hoặc người đại diện được công nhận của người bảo lãnh sẽ quyết định nộp những bằng chứng nào.

Giấy khai sinh trong hồ sơ bảo lãnh cha mẹ phải ghi tên cha hoặc mẹ

Khi công dân bảo lãnh cho mẹ, giấy khai sinh của người bảo lãnh ghi tên bà ở mục người mẹ. Khi bảo lãnh cho cha, chính giấy khai sinh đó phải ghi tên ông ở mục người cha, và bằng chứng quan hệ thường bổ sung thêm bản dịch giấy đăng ký kết hôn để cho thấy cha mẹ đã kết hôn khi người bảo lãnh chào đời. Nếu cha mẹ không kết hôn, hồ sơ có thể cần giấy tờ công nhận con chung hoặc xác nhận quan hệ cha con, chẳng hạn quyết định của tòa án, mục công nhận ghi trên giấy khai sinh, hoặc bản cam kết nhận con có chữ ký. Trong trường hợp cha dượng hoặc mẹ kế, giấy đăng ký kết hôn của cha hoặc mẹ ruột của người bảo lãnh với cha dượng hoặc mẹ kế được nộp cùng giấy khai sinh.

Mỗi giấy tờ này được dịch thành một tài liệu riêng với chứng nhận riêng. Biên dịch viên giữ nguyên tên đúng như bản gốc ghi, gồm họ tên đầy đủ của từng người cha hoặc mẹ và mọi ghi chú bên lề được bổ sung sau này để công nhận người cha hoặc sửa tên.

Hồ sơ bảo lãnh anh chị em cần hai giấy khai sinh và giấy tờ của cha mẹ

Hồ sơ bảo lãnh anh chị em dựa trên sự đối chiếu. Giấy khai sinh của người bảo lãnh và giấy khai sinh của anh chị em phải cho thấy ít nhất một người cha hoặc mẹ chung, và hai bản dịch sẽ được đọc đối chiếu với nhau. Tên người mẹ viết theo một cách ở bản dịch thứ nhất và theo cách khác ở bản dịch thứ hai có thể trông như hai người phụ nữ khác nhau, dù các giấy tờ gốc hoàn toàn khớp.

Trường hợp anh chị em cùng cha khác mẹ hoặc cùng mẹ khác cha thì có thêm một bước. Nếu hai người chỉ chung một người cha hoặc mẹ, hồ sơ phải cho thấy người chung đó trên cả hai giấy khai sinh. Nếu người chung là cha còn các bà mẹ khác nhau, hồ sơ bảo lãnh còn có thể phụ thuộc vào bằng chứng người cha đã kết hôn với từng bà mẹ hoặc đã công nhận từng người con theo pháp luật. Giấy đăng ký kết hôn của cha mẹ, hoặc bằng chứng công nhận con chung, được dịch đầy đủ và nộp cùng hai giấy khai sinh.

Vì sao bản trích lục khai sinh rút gọn là phiên bản không phù hợp

Một số cơ quan đăng ký cấp nhiều phiên bản của giấy khai sinh. Một phiên bản là bản sao đầy đủ của mục trong sổ đăng ký, có tên, tuổi, nơi sinh của cha mẹ và các thông tin đăng ký. Phiên bản khác là bản trích lục hoặc bản rút gọn, chỉ ghi tên, ngày sinh và nơi sinh của đứa trẻ. Ba Lan phân biệt bản sao đầy đủ (odpis zupełny) với bản rút gọn (odpis skrócony), còn Việt Nam cấp cả giấy khai sinh lẫn trích lục. Bản trích lục không có thông tin về cha mẹ thì không chứng minh được quan hệ cha mẹ hay anh chị em, dù được dịch tốt đến đâu.

Bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ liệt kê, theo từng quốc gia, những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, cơ quan nào cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Tra cứu bảng này trước khi đặt dịch giúp tránh tốn phí cho một giấy tờ phải làm lại. Chẳng hạn, bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha của một giấy tờ từ Mexico nên được làm từ acta de nacimiento đầy đủ có ghi tên cả cha lẫn mẹ.

Giấy tờ cũ viết tay và giấy tờ được cấp lại

Giấy tờ thuộc thế hệ cha mẹ thường đã cũ. Các sổ đăng ký từ nhiều thập kỷ trước có thể viết tay chữ thảo, con dấu đã mờ, có chỗ sửa giữa các dòng và ghi chú bên lề do nhân viên đăng ký thêm vào nhiều năm sau. Biên dịch viên đánh dấu mọi phần không đọc được là "[illegible]" và không đoán, đồng thời mô tả con dấu, dấu niêm và chữ ký trong ngoặc vuông. Đầy đủ nghĩa là toàn bộ trang, gồm tiêu đề, số thứ tự, và cả mặt sau khi mặt sau có chữ.

Giấy tờ được cấp lại đặt ra một vấn đề khác. Đó có thể là bản sao mới của một mục cũ, mang ngày cấp mới, cán bộ đăng ký mới và đôi khi ít chi tiết hơn bản gốc. Mỗi bản dịch xác định giấy tờ mà nó đề cập bằng tên giấy tờ, cơ quan cấp và ngày cấp, để viên chức phân biệt được từng giấy tờ. Bản dịch giấy khai sinh tiếng Việt là một ví dụ phổ biến, vì một hộ gia đình có thể giữ giấy khai sinh cũ, một bản trích lục cấp sau này và sổ hộ khẩu mà Việt Nam đang dần bãi bỏ.

Giữ tên thống nhất qua hai thế hệ

Hồ sơ bảo lãnh cha mẹ có tên người bảo lãnh trên một giấy tờ và tên cha hoặc mẹ trên nhiều giấy tờ khác. Cách viết phải khớp trên tất cả các giấy tờ đó. Một cái tên được La-tinh hóa theo một cách trên hộ chiếu, theo cách khác trên giấy khai sinh và theo cách thứ ba trên giấy đăng ký kết hôn sẽ khiến viên chức đặt câu hỏi liệu đó có phải cùng một người hay không. Công ty dịch thuật nên thống nhất một cách viết cho mỗi người ngay từ đầu, theo hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân đang sử dụng, và áp dụng trong mọi bản dịch của bộ hồ sơ.

Mỗi ngôn ngữ nguồn có những quy ước riêng. Dịch vụ dịch thuật tiếng Việt phải xử lý dấu thanh và thứ tự của họ, tên đệm và tên. Chuỗi tên tiếng Ả Rập gồm tên, tên cha, tên ông và họ thường có nhiều cách viết tiếng Anh được chấp nhận, và biên dịch viên chọn một cách rồi giữ nhất quán.

Cách sắp xếp bộ hồ sơ hai thế hệ

Bộ hồ sơ gia đình hiệu quả nhất khi được xây dựng xoay quanh con người thay vì xoay quanh giấy tờ, và một công ty cung cấp dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS có thể sắp xếp theo cách đó: người bảo lãnh trước, rồi đến từng người cha hoặc mẹ, rồi đến anh chị em nếu có. Mỗi giấy tờ có chứng nhận riêng, gồm họ tên đánh máy của biên dịch viên, chữ ký, ngày tháng, thông tin liên hệ và các tuyên bố về năng lực và độ chính xác.

• Giấy khai sinh đầy đủ của người bảo lãnh, được dịch cùng tên của từng người cha hoặc mẹ và mọi ghi chú bên lề.
• Giấy khai sinh đầy đủ của anh, chị hoặc em của người bảo lãnh, khi hồ sơ bảo lãnh cho anh chị em.
• Giấy đăng ký kết hôn của cha mẹ, hoặc giấy tờ công nhận con chung hay xác nhận quan hệ cha con khi cha mẹ không kết hôn.
• Văn bản xác nhận của cơ quan cấp, khi không có giấy tờ.

Khi không thể có được giấy tờ gốc, người bảo lãnh chứng minh rằng giấy tờ đó không có sẵn và nộp bằng chứng thay thế, chẳng hạn hồ sơ nhà thờ hoặc giấy rửa tội, học bạ, hoặc bản dịch bản khai có tuyên thệ của những người trực tiếp biết về việc ra đời của người đó. Mỗi tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong số đó cũng cần bản dịch được chứng nhận. Chỉ dùng dịch máy thì không đáp ứng yêu cầu, vì dịch máy không có chứng nhận của con người và thường đọc sai tên và ngày tháng.

Xin cấp các giấy tờ đầy đủ trước và dịch chúng cùng lúc giúp giữ cách viết thống nhất, còn bản dịch thiếu, không đầy đủ hoặc không được chứng nhận có thể khiến USCIS gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny). Trước khi đặt dịch, hãy kiểm tra từng giấy tờ có ghi tên cha mẹ và có con dấu của cơ quan cấp hay không. Texliff chuẩn bị bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận với đầy đủ thông tin của cha mẹ và chứng nhận riêng cho từng giấy tờ.