Dịch tài liệu visa L-1: hồ sơ của công ty ở nước ngoài

Đơn L-1 nộp trên Form I-129 cần bản dịch tiếng Anh của mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài chứng minh mối liên hệ giữa công ty ở nước ngoài và công ty tại Hoa Kỳ, cũng như một năm làm việc ở nước ngoài của nhân viên. Bộ hồ sơ thông thường gồm giấy tờ đăng ký của công ty ở nước ngoài, hồ sơ sở hữu, báo cáo tài chính, sơ đồ tổ chức và hồ sơ lao động của chính nhân viên. USCIS yêu cầu mỗi tài liệu này phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ và giấy chứng nhận có chữ ký của biên dịch viên, đúng theo tiêu chuẩn mà dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS tuân thủ.

Đơn L-1 và các tài liệu nước ngoài làm cơ sở cho đơn

L-1A dành cho giám đốc điều hành và quản lý, còn L-1B dành cho nhân viên có kiến thức chuyên biệt. Ở cả hai diện, nhân viên phải đã làm việc liên tục một năm cho công ty đủ điều kiện ở nước ngoài trong ba năm trước ngày nộp đơn, và pháp nhân ở nước ngoài với pháp nhân tại Hoa Kỳ phải có quan hệ đủ điều kiện, chẳng hạn công ty mẹ, công ty con, chi nhánh hoặc công ty liên kết.

Cả hai điểm này đều được chứng minh bằng tài liệu. Mối quan hệ được thể hiện qua hồ sơ sở hữu và kiểm soát, còn thời gian làm việc một năm được thể hiện qua hợp đồng, bảng lương và bản mô tả vai trò. Khi công ty ở nước ngoài hoạt động bằng ngôn ngữ khác, gần như toàn bộ giấy tờ đó phải được dịch. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định tài liệu nào đưa vào đơn, và công ty dịch thuật làm việc theo danh sách đó.

Những tài liệu công ty nào được dịch toàn bộ

Giấy tờ đăng ký đứng đầu danh sách. Trích lục đăng ký thương mại, giấy chứng nhận thành lập hoặc bản dịch giấy phép kinh doanh cho thấy pháp nhân ở nước ngoài có tồn tại, thuộc loại hình nào và ai là người đại diện. Điều lệ công ty và quy chế nội bộ cho thấy cơ cấu cổ phần và quyền hạn của các giám đốc. Sổ cổ đông hoặc giấy chứng nhận cổ phần cho thấy ai sở hữu phần nào, và thường đây là trọng tâm của mối quan hệ đủ điều kiện.

Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch phải đầy đủ, nên một trích lục đăng ký được dịch từng dòng, kể cả con dấu, dấu triện, ghi chú viết tay và mọi mục ghi ở mặt sau. Biên dịch viên không thể tự cho rằng một điều khoản về vốn điều lệ hay danh sách các lần sửa đổi trước đây là không quan trọng rồi bỏ qua. Nếu một phần để trống, bản dịch ghi rõ là để trống, và con dấu không đọc được sẽ được đánh dấu "[illegible]".

Các công ty nước ngoài thường ghi lại những quyết định quan trọng bằng văn bản, và nghị quyết hội đồng quản trị cùng biên bản họp cổ đông cũng được dịch theo cách tương tự. Biên bản họp giữ nguyên thứ tự các mục, danh sách người tham dự và phần chữ ký, để viên chức có thể đối chiếu từng dòng với bản gốc.

Công ty dịch thuật xử lý các loại hình công ty nước ngoài như thế nào

Các loại hình công ty không có từ tương đương chính xác giữa các hệ thống pháp luật, nên biên dịch viên không nên thay thế chúng bằng một phỏng đoán. GmbH không giống một công ty cổ phần (corporation) của Hoa Kỳ, và S.A. hay Ltda. cũng có quy định riêng về vốn và trách nhiệm. Thông lệ được chấp nhận là giữ nguyên loại hình pháp lý gốc trong bản dịch và thêm một giải thích ngắn trong ngoặc vuông ở lần xuất hiện đầu tiên, ví dụ "Müller Maschinenbau GmbH [German limited liability company]".

Cách xử lý tương tự áp dụng cho tên công ty Trung Quốc kết thúc bằng 有限公司, được viết theo tên phiên âm kèm "[limited company]" phía sau, và cho tên công ty Nhật Bản kết thúc bằng 株式会社, được ghi kèm "[joint stock company]". Bản thân tên công ty không được dịch thành một tên tiếng Anh mới, trừ khi tài liệu có ghi tên tiếng Anh chính thức. Việc giữ một cách viết duy nhất cho pháp nhân trong toàn bộ hồ sơ rất quan trọng, vì đơn, trích lục đăng ký và báo cáo tài chính đều phải chỉ về cùng một công ty.

Giấy chứng nhận đăng ký của Nhật Bản còn ghi ngày tháng theo năm niên hiệu thay vì năm dương lịch, và bản dịch quy đổi sang ngày theo lịch Gregory, đồng thời giữ ngày niên hiệu gốc trong ngoặc vuông. Bản dịch giấy phép kinh doanh tiếng Nhật cũng theo cùng quy tắc đối với ngày cấp giấy phép và ngày thành lập.

Dịch báo cáo tài chính và thuật ngữ kế toán

Báo cáo tài chính thường được nộp để chứng minh công ty ở nước ngoài đã hoạt động kinh doanh, và pháp nhân tại Hoa Kỳ được cấp vốn và sở hữu đúng như mô tả. Biên dịch viên dịch toàn bộ bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và phần thuyết minh, và không điều chỉnh lại các con số. Số tiền được giữ nguyên theo đơn vị tiền tệ gốc, và đơn vị tiền tệ được ghi rõ tên khi bản gốc chỉ có ký hiệu hoặc chữ viết tắt.

Thuật ngữ kế toán cần được xử lý cẩn thận vì cùng một từ tiếng Anh có thể chỉ những khoản mục khác nhau ở các hệ thống khác nhau. Một báo cáo bằng tiếng Đức dùng Bilanz cho bảng cân đối kế toán, Gewinn- und Verlustrechnung cho báo cáo kết quả kinh doanh và Stammkapital cho vốn cổ phần của một GmbH. Bản dịch đưa ra thuật ngữ tiếng Anh chuẩn và, khi thuật ngữ tiếng Đức không có từ tương đương rõ ràng, giữ thuật ngữ gốc trong ngoặc vuông. Bản dịch báo cáo tài chính tiếng Đức cũng giữ nguyên dấu phân cách thập phân và hàng nghìn như bản in, vì số liệu tiếng Đức viết chúng ngược với thứ tự của Hoa Kỳ. Khi một con số có thể bị đọc nhầm, biên dịch viên thêm ghi chú trong ngoặc vuông thay vì sửa con số. Các giấy tờ công ty khác bằng tiếng Đức thuộc phạm vi dịch vụ dịch thuật tiếng Đức.

Hồ sơ lao động của năm làm việc ở nước ngoài

Năm làm việc của nhân viên ở nước ngoài được chứng minh bằng hợp đồng lao động, thư của người sử dụng lao động ở nước ngoài, bảng lương, bản kê khai thuế và bản mô tả công việc. Bản dịch hợp đồng lao động bao gồm mọi điều khoản, các phụ lục đính kèm và trang chữ ký. Hồ sơ lương và thuế được dịch cùng các tiêu đề và mã số, vì viên chức có thể so sánh ngày tháng và chức danh với phần còn lại của đơn.

Chức danh công việc được dịch nhất quán. Nếu hợp đồng nước ngoài ghi một chức danh còn sơ đồ tổ chức ghi chức danh khác, bản dịch giữ cả hai đúng như bản gốc, và bên bảo lãnh giải thích sự khác biệt trong hồ sơ nộp. Biên dịch viên không làm cho các chức danh khớp nhau.

Đơn L diện blanket và bộ tài liệu lớn hơn

Đơn L diện blanket liệt kê nhiều công ty có liên quan thay vì chỉ một pháp nhân ở nước ngoài. Mỗi công ty trong danh sách có thể kèm theo giấy tờ đăng ký, hồ sơ sở hữu và báo cáo riêng, nên số trang cần dịch tăng theo từng pháp nhân được thêm vào. Sau đó, hồ sơ nhân viên được bổ sung cho từng người chuyển công tác theo diện được phê duyệt.

Với một bộ tài liệu lớn, có hai thói quen hữu ích. Cần dùng cùng một tên pháp nhân và cùng các thuật ngữ đã dịch trong mọi tài liệu, và nên thống nhất bảng thuật ngữ về tên công ty, chức danh và tên phòng ban trước khi dịch trang đầu tiên. Mỗi tài liệu cũng nên có giấy chứng nhận riêng, vì cấp giấy chứng nhận riêng cho từng tài liệu là cách an toàn hơn khi các trang sau này được tách ra hoặc xem xét từng phần.

Chuẩn bị bộ tài liệu để dịch

Hãy thu thập bản sao đầy đủ của từng tài liệu, gồm mọi trang và các tài liệu đính kèm, rồi quét ở độ phân giải đủ để đọc được con dấu và chữ in nhỏ. Hãy kiểm tra trích lục đăng ký là bản hiện hành, và gửi báo cáo đầy đủ kèm phần thuyết minh thay vì chỉ các trang tóm tắt. Texliff cấp cho mỗi bản dịch một giấy chứng nhận riêng có chữ ký, nên bản dịch báo cáo tài chính và các giấy tờ đăng ký có thể được xem xét riêng.