Chứng nhận y tế N-648: bản dịch được chứng nhận của hồ sơ y tế nước ngoài

Bản thân Form N-648 được hoàn thành bằng tiếng Anh nên không cần dịch, nhưng mọi hồ sơ y tế bằng tiếng nước ngoài làm cơ sở cho form đều cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm xác nhận của biên dịch viên. Một bác sĩ hoặc chuyên gia tâm lý lâm sàng được cấp phép tại Hoa Kỳ điền Chứng nhận y tế cho các trường hợp miễn trừ do khuyết tật (Medical Certification for Disability Exceptions) để đề nghị miễn bài kiểm tra tiếng Anh và công dân học trong hồ sơ nhập tịch. Hồ sơ bệnh viện, báo cáo của bác sĩ chuyên khoa và đơn thuốc từ quê nhà của người nộp đơn chính là phần được lập bằng ngôn ngữ khác.

USCIS yêu cầu mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ phải đi kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ và xác nhận có chữ ký về tính chính xác và năng lực dịch thuật. Một hồ sơ không được dịch thì viên chức không thể đọc, và USCIS có thể yêu cầu bổ sung bản dịch còn thiếu thông qua Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE). Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định hồ sơ nào được nộp kèm; các quy tắc dịch thuật dưới đây áp dụng cho bất kỳ hồ sơ nào được chọn. Các yêu cầu chung được trình bày trong phần tổng quan về bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS.

Những hồ sơ nước ngoài nào được dịch cho hồ sơ N-648

Bác sĩ tại Hoa Kỳ viết Form N-648 dựa trên lần khám trực tiếp, nhưng có thể muốn xem quá trình điều trị trước đó ra sao. Người nộp đơn thường mang theo các hồ sơ được lập ở nước ngoài, chẳng hạn như tóm tắt xuất viện, kết quả xét nghiệm, báo cáo chẩn đoán hình ảnh, thư của bác sĩ chuyên khoa và đơn thuốc cũ. Mỗi hồ sơ được đính kèm form hoặc nộp cùng Form N-400 là một tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ và được dịch đầy đủ.

Bản dịch được chuẩn bị trước buổi hẹn cũng giúp ích cho bác sĩ tại Hoa Kỳ. Bác sĩ có thể đọc nguyên văn hồ sơ nước ngoài thay vì dựa vào lời mô tả của người nộp đơn. Sau đó bác sĩ quyết định nội dung nào sẽ được trích dẫn trong form, còn bản dịch vẫn được đính kèm như bản đọc được của tài liệu gốc. Các câu hỏi liên quan đến chính hồ sơ nhập tịch được thảo luận trong bài viết về các tài liệu N-400 cần bản dịch được chứng nhận.

Chẩn đoán và tên thuốc được viết như thế nào trong bản dịch

Chẩn đoán được dịch đúng như bác sĩ nước ngoài đã viết. Biên dịch viên không thay cách diễn đạt bằng thuật ngữ chẩn đoán gần nhất của Hoa Kỳ, không thêm mã không được in trên hồ sơ, và không làm nhẹ đi hay nặng thêm một mô tả. Nếu bản gốc ghi một tình trạng là nghi ngờ, bản dịch cũng ghi là nghi ngờ. Nếu bản gốc dùng chữ viết tắt, chữ viết tắt được giữ lại và phần diễn giải đầy đủ được ghi kèm khi hồ sơ có in phần đó.

Các mục về thuốc cũng được xử lý sát nghĩa như vậy. Tên biệt dược được chép đúng như in trên đơn thuốc hoặc nhãn, và tên gốc (generic) được giữ bên cạnh khi hồ sơ có ghi. Biên dịch viên không thay bằng một biệt dược của Hoa Kỳ có tác dụng tương tự, vì sản phẩm khác có thể có công thức bào chế khác. Liều lượng và đơn vị như mg và ml được giữ như đã ghi, còn hướng dẫn liều viết tay thì được dịch chứ không được diễn giải.

Mỗi ngôn ngữ lại có những chi tiết riêng. Hồ sơ bệnh viện của Việt Nam có thể trộn các thuật ngữ y khoa gốc Latin với cách diễn đạt lâm sàng bằng tiếng Việt, và báo cáo bằng tiếng Tây Ban Nha có thể dùng những chữ viết tắt địa phương khác nhau theo từng quốc gia. Texliff có các trang về dịch hồ sơ y tế tiếng Tây Ban Nha và dịch hồ sơ y tế tiếng Việt, cùng một trang riêng về dịch vụ dịch thuật tiếng Việt nói về chính ngôn ngữ này.

Ngày tháng, con dấu và số giấy phép hành nghề trong hồ sơ y tế

Ngày tháng được chuyển sang thứ tự kiểu Hoa Kỳ. Một phiếu xuất viện của Việt Nam đề ngày 03/04/2021 theo thứ tự ngày trước tháng sau là ngày 3 tháng 4 năm 2021, và bản dịch thể hiện là 04/03/2021 hoặc ngày viết đầy đủ, không bao giờ giữ thứ tự gốc. Ngày nào không thể đọc chắc chắn sẽ được đánh dấu là không rõ thay vì đoán, để viên chức không bao giờ nhận được một ngày mà bản gốc không chứng minh được.

Mọi thứ in trên trang giấy đều là một phần của hồ sơ. Tiêu đề thư của bệnh viện, tên bác sĩ được in, con dấu của khoa, dấu tròn, và số giấy phép hoặc số đăng ký hành nghề của bác sĩ đều được dịch hoặc mô tả. Chữ ký xuất hiện dưới dạng "[signature]" và con dấu được mô tả cùng với dòng chữ trên con dấu. Số giấy phép được chép từng chữ số một, vì chỉ sai một chữ số cũng khiến không thể xác minh bác sĩ. Ghi chú viết tay ở lề và mọi nội dung ở mặt sau của trang được dịch như phần đánh máy, còn những chỗ không đọc được thì đánh dấu "[illegible]".

Viên chức USCIS có thể đối chiếu những gì

Viên chức đọc phần trình bày của Form N-648 do bác sĩ tại Hoa Kỳ viết và có thể xem các hồ sơ được nộp kèm. Khi form nêu rằng một tình trạng đã được chẩn đoán ở nước ngoài vào một năm nhất định hoặc được điều trị bằng một loại thuốc nhất định, viên chức có thể kiểm tra hồ sơ đã dịch xem có cùng chẩn đoán, ngày tháng và thuốc hay không. Bản dịch phải khớp với bản gốc đủ sát để từng yếu tố có thể được truy lại đúng trang gốc.

Vì vậy bố cục rất quan trọng. Bản dịch theo đúng thứ tự của bản gốc, với cùng các tiêu đề, bảng và con dấu ở cùng vị trí, giúp viên chức đặt hai trang cạnh nhau để so. Bản dịch sắp xếp lại nội dung theo một định dạng mới sẽ khiến việc đối chiếu khó hơn và dẫn đến những câu hỏi mà bản gốc vốn đã trả lời được.

Vì sao bản tóm tắt do chính người nộp đơn viết không thay thế được bản dịch

Bản tóm tắt, bản trích hoặc phiên bản "chỉ gồm các phần liên quan" không đáp ứng yêu cầu về bản dịch. Yêu cầu ở đây là dịch đầy đủ toàn bộ hồ sơ, và viên chức phải thấy được bác sĩ nước ngoài thực sự đã viết gì. Dịch máy đơn thuần không đạt vì lý do thứ hai: nó không có chứng nhận của con người, và xử lý sai tên riêng, ngày tháng, chữ viết tắt và thuật ngữ y khoa.

Chứng nhận cũng phải do người độc lập với hồ sơ đưa ra. Khi người nộp đơn hoặc người thân ký, người đó đang chứng nhận bằng chứng trong chính hồ sơ nhập tịch của người nộp đơn, và viên chức có thể xem nhẹ hoặc đặt câu hỏi về tài liệu này. Công ty dịch thuật đưa ra chứng nhận mà không có lợi ích gì liên quan đến kết quả hồ sơ. Nếu người thân hoặc bác sĩ điều trị ở nước ngoài đã viết một bản xác nhận về tình trạng bệnh, bản xác nhận đó cũng được dịch đầy đủ, giống như bất kỳ bản dịch bản khai có tuyên thệ (affidavit) nào trong hồ sơ di trú.

Nhu cầu phiên dịch tại buổi phỏng vấn là một việc riêng

Dịch tài liệu xử lý hồ sơ bằng văn bản; phiên dịch xử lý lời nói. Phiên dịch viên tại buổi phỏng vấn nhập tịch làm việc với những gì được nói trong phòng, và việc sắp xếp được thực hiện riêng, tách khỏi mọi đơn đặt dịch tài liệu. Bản dịch được chứng nhận của một hồ sơ bệnh viện không đi kèm phiên dịch viên, và phiên dịch viên tại buổi phỏng vấn cũng không thay thế được hồ sơ đã dịch. Bài viết về phiên dịch cho các buổi phỏng vấn USCIS giải thích phần lời nói.

Trước khi đặt dịch, hãy chuẩn bị bản quét rõ nét của mọi trang trong từng hồ sơ nước ngoài, kể cả mặt sau, và hỏi bác sĩ tại Hoa Kỳ xem họ muốn trích dẫn những hồ sơ nào. Mỗi hồ sơ nên được trả lại kèm chứng nhận riêng. Chúng tôi dịch hồ sơ y tế được chứng nhận từng trang một, bao gồm cả con dấu, số giấy phép và các ghi chú viết tay.