Dịch giấy phép hành nghề để nộp USCIS và hội đồng cấp phép tiểu bang

Giấy phép hành nghề nước ngoài nộp cho USCIS cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ và giấy chứng nhận có chữ ký, giống như mọi tài liệu tiếng nước ngoài khác. Hội đồng cấp phép của Hoa Kỳ thường chấp nhận cùng bản dịch đó, và một số hội đồng yêu cầu thêm cách diễn đạt riêng cho lời xác nhận của biên dịch viên.

Bác sĩ, y tá, kỹ sư, kiến trúc sư, kế toán, luật sư và giáo viên gửi những tài liệu này cho hai đối tượng đọc khác nhau. Trong hồ sơ H-1B, O-1 hoặc EB-2, giấy phép là bằng chứng về trình độ của người thụ hưởng và do viên chức USCIS xem xét. Trong hồ sơ xin cấp phép, cũng giấy phép đó được hội đồng tiểu bang hoặc cơ quan thẩm định trình độ đọc để xem tư cách của người giữ giấy phép tại quê nhà. Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh được chứng nhận cho mọi tài liệu không bằng tiếng Anh, và một đơn vị cung cấp dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS có thể chuẩn bị trọn bộ hồ sơ cùng lúc.

Các tài liệu giấy phép hành nghề cần dịch

Giấy phép hiếm khi đi một mình. Hồ sơ hoặc đơn thường yêu cầu nhiều tài liệu cùng chứng minh một tư cách nghề nghiệp, và mỗi tài liệu không bằng tiếng Anh đều cần có bản dịch riêng. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định tài liệu nào đưa vào hồ sơ.

• Thẻ giấy phép hoặc giấy chứng nhận giấy phép, kể cả mặt sau của thẻ khi có dấu gia hạn hoặc ngày tháng.
• Giấy chứng nhận đăng ký do phòng, hội đồng hoặc hiệp hội nghề nghiệp cấp, cho thấy người giữ giấy đã được ghi tên trong sổ đăng ký chính thức.
• Thư xác nhận tư cách hợp lệ hoặc giấy chứng nhận tình trạng hiện tại do cơ quan cấp phát hành.
• Giấy chứng nhận chuyên khoa hoặc chứng chỉ của hội đồng ghi nhận quá trình đào tạo trong một lĩnh vực hành nghề cụ thể.
• Hồ sơ đào tạo liên tục, khi ngành nghề yêu cầu chúng để gia hạn.

Mỗi tài liệu được dịch riêng và, để an toàn hơn, được chứng nhận riêng. Nhờ vậy viên chức hoặc nhân viên hội đồng có thể đối chiếu từng trang bản dịch với bản gốc mà không phải tìm trong một tệp gộp.

Cách thể hiện cơ quan cấp và hạng mục giấy phép

Cơ quan cấp là điều đầu tiên người đọc kiểm tra. Bản dịch ghi tên cơ quan bằng tiếng Anh và đặt tên gốc trong ngoặc ngay sau đó, để viên chức hoặc nhân viên thẩm định đã từng thấy cơ quan này có thể nhận ra ngay. Cùng một cơ quan thường xuất hiện trên giấy phép, giấy chứng nhận đăng ký và thư xác nhận tư cách hợp lệ, và tên tiếng Anh của cơ quan phải giống hệt nhau trên cả ba.

Hạng mục và chức danh của giấy phép cũng được xử lý theo cách tương tự. Mỗi quốc gia phân chia ngành nghề khác nhau, và một chức danh như "kỹ sư đăng ký" hoặc "người hành nghề được cấp phép" có thể có phạm vi khác với chức danh tiếng Anh tương đương tại Hoa Kỳ. Biên dịch viên dùng thuật ngữ tiếng Anh đơn giản gần nghĩa nhất, đặt cách diễn đạt gốc trong ngoặc và không thêm chức danh Hoa Kỳ mà tài liệu không có. Việc hạng mục nước ngoài có tương ứng với hạng mục của Hoa Kỳ hay không là vấn đề của hội đồng hoặc viên chức xét duyệt, và bản dịch không cố trả lời câu hỏi đó.

Số giấy phép, ngày hiệu lực và gia hạn

Các con số được sao chép đúng như bản in, kể cả tiền tố, dấu gạch chéo, chữ cái và số 0 đứng đầu. Công ty dịch thuật không định dạng lại số giấy phép cho giống số của Hoa Kỳ. Ngày tháng được đổi sang thứ tự tháng, ngày, năm mà người đọc Hoa Kỳ quen dùng. Khi tài liệu dùng lịch khác, chẳng hạn lịch Hijri hoặc lịch Solar Hijri, ngày gốc được giữ bên cạnh ngày đã quy đổi.

Phần gia hạn cần chú ý thêm vì thường được thêm vào bằng tay hoặc bằng con dấu. Một thẻ giấy phép có thể ghi ngày cấp ban đầu, nhiều dấu gia hạn và ngày hết hạn trên các dòng hoặc các trang riêng. Mỗi mục được dịch tại đúng vị trí của nó. Khi con dấu bị mờ, biên dịch viên đánh dấu phần không đọc được là "[illegible]" thay vì đoán, và ô gia hạn bỏ trống được đánh dấu là để trống để viên chức thấy rằng không có gì bị bỏ sót.

Thư xác nhận tư cách hợp lệ, con dấu và chữ ký

Thư xác nhận tư cách hợp lệ ngắn nhưng chứa nhiều chi tiết chính thức: tiêu đề thư của cơ quan cấp, số tham chiếu, tên và số đăng ký của người hành nghề, nội dung xác nhận tình trạng hiện tại, ngày tháng, chữ ký và con dấu chính thức. Bản dịch bao gồm tất cả những mục đó, gồm tiêu đề thư, số tham chiếu, chữ bên trong con dấu, chữ ký được mô tả là "[signature]" và mọi ghi chú viết tay ở lề.

Thư nêu tư cách của người giữ giấy phép vào một ngày cụ thể, nên ngày cấp phải thật rõ ràng trong bản dịch. Biên dịch viên không rút ngắn hoặc diễn đạt lại nội dung xác nhận tư cách, vì chính lời lẽ của cơ quan cấp mới là bằng chứng.

Chứng nhận cho USCIS và cho hội đồng cấp phép tiểu bang

USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ và giấy chứng nhận rằng bản dịch hoàn chỉnh, chính xác và biên dịch viên thông thạo cả hai ngôn ngữ. USCIS không có danh sách biên dịch viên hay công ty được phê duyệt, nên "bản dịch được USCIS chứng nhận" chỉ mô tả một bản dịch có giấy chứng nhận theo yêu cầu của cơ quan này. Giấy chứng nhận của công ty dịch thuật độc lập với hồ sơ, còn giấy chứng nhận do chính người nộp đơn hoặc người bảo lãnh ký là bằng chứng do người nộp hồ sơ tự tạo ra trong hồ sơ của mình.

Hội đồng cấp phép của tiểu bang và các cơ quan thẩm định trình độ là những tổ chức riêng biệt với quy định riêng. Một số chấp nhận cùng giấy chứng nhận mà USCIS chấp nhận. Một số khác công bố mẫu đơn hoặc lời xác nhận cố định mà biên dịch viên phải ký. Người nộp đơn nên đọc hướng dẫn của hội đồng trước khi đặt dịch, và công ty dịch thuật có thể dùng cách diễn đạt của hội đồng thay cho giấy chứng nhận tiêu chuẩn của mình.

Dịch máy không đáp ứng yêu cầu đối với bất kỳ tài liệu nào trong số này. Nó không có chứng nhận của con người, và thường xử lý sai tên, ngày tháng, chữ viết tắt và tên các cơ quan nghề nghiệp. Bài viết về yêu cầu dịch tài liệu của USCIS trình bày chi tiết hơn về cách diễn đạt giấy chứng nhận.

Bằng tốt nghiệp, bảng điểm và sơ yếu lý lịch đi kèm giấy phép

Bằng cấp và hồ sơ học tập thường đi kèm giấy phép, và hồ sơ hoặc đơn xin cấp phép thường yêu cầu chúng trong cùng một bộ. Bản dịch bằng tốt nghiệp và bộ bảng điểm học tập đã dịch được chuẩn bị với cùng mức độ đầy đủ từng trang. Sơ yếu lý lịch (CV) nộp bằng tiếng nước ngoài cũng cần có bản dịch được chứng nhận, và bản dịch sơ yếu lý lịch tuân theo cùng quy tắc. Dùng cùng một cách viết tiếng Anh cho tên trường, tên hội đồng và tên người giữ giấy tờ trên tất cả các tài liệu này sẽ giúp bộ hồ sơ dễ đọc.

Giấy phép in bằng nhiều ngôn ngữ

Một số giấy phép và giấy chứng nhận đăng ký có cả tiếng Anh và ngôn ngữ địa phương trên cùng một trang, hoặc tiếng Anh trên thẻ và ngôn ngữ địa phương trên giấy chứng nhận. Các dòng tiếng Anh được giữ nguyên như bản in, còn biên dịch viên vẫn phải xử lý mọi dòng không phải tiếng Anh. Với tài liệu bằng tiếng Tagalog, bản dịch giấy phép hành nghề tiếng Tagalog bao quát toàn bộ trang, và trang dịch vụ dịch thuật tiếng Tagalog giới thiệu về chính ngôn ngữ này.

Tên của người giữ giấy phép được giữ nguyên như giấy phép in. Nếu giấy phép viết tên khác với hộ chiếu được dùng ở nơi khác trong hồ sơ, bản dịch không sửa lại, và sự khác biệt đó là vấn đề để luật sư giải thích.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch giấy phép

Hãy quét màu mọi trang của từng tài liệu, kể cả mặt sau của thẻ và bất kỳ trang nào trông như trống. Đặt giấy phép, giấy chứng nhận đăng ký, thư xác nhận tư cách hợp lệ mới nhất và mọi giấy chứng nhận chuyên khoa vào một thư mục, và ghi chú tài liệu nào nộp cho USCIS, tài liệu nào nộp cho hội đồng cấp phép. Hãy đọc hướng dẫn về bản dịch của hội đồng trước, và báo cho công ty dịch thuật nếu hội đồng yêu cầu cách diễn đạt cụ thể. Với bản dịch giấy phép hành nghề, chúng tôi chuẩn bị từng giấy chứng nhận phù hợp với hồ sơ hoặc hội đồng được nêu trong đơn đặt hàng.