Dịch giấy tờ visa R-1: giấy chứng nhận phong chức và hồ sơ hội thánh

Một hồ sơ R-1 hoặc hồ sơ người hoạt động tôn giáo thuộc diện di dân đặc biệt cần bản dịch tiếng Anh của mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài chứng minh tư cách thành viên và quá trình hoạt động tôn giáo trước đây của người thụ hưởng, và mỗi bản dịch phải kèm giấy chứng nhận mà USCIS chấp nhận. Các giấy tờ thường gặp là giấy chứng nhận phong chức hoặc bổ nhiệm, bằng đào tạo thần học, thư của hội thánh hoặc giáo phái nơi xuất thân, danh sách thành viên, hồ sơ lương và lao động của tổ chức tôn giáo ở nước ngoài, và giấy đăng ký của tổ chức đó. USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ của từng giấy tờ, được biên dịch viên xác nhận là đầy đủ và chính xác, trong đó biên dịch viên nêu rõ mình có năng lực ở cả hai ngôn ngữ.

Đơn thỉnh cầu R-1 (diện không di dân) được nộp bằng Form I-129, còn đơn thỉnh cầu người hoạt động tôn giáo thuộc diện di dân đặc biệt được nộp bằng Form I-360. Cả hai đều dựa vào giấy tờ nước ngoài để chứng minh người thụ hưởng thuộc giáo phái và đã làm công việc tôn giáo. Luật sư hoặc đại diện được công nhận của bên bảo lãnh quyết định giấy tờ nào đưa vào hồ sơ, sau đó các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài được gửi đến công ty dịch thuật để làm bản dịch được chứng nhận cho USCIS.

Giấy chứng nhận phong chức và chức danh tôn giáo trong tiếng Anh

Giấy chứng nhận phong chức hoặc bổ nhiệm thường ghi chức danh, cấp bậc, cơ quan trao chức, ngày tháng và chữ ký của những người chủ lễ. Bản dịch giữ đủ tất cả các yếu tố này. Chức danh được dịch sang thuật ngữ tiếng Anh gần nghĩa nhất mô tả chức vụ đó, và thuật ngữ gốc được đặt trong ngoặc vuông ngay sau, chẳng hạn “elder [thuật ngữ gốc]”. Phần ngoặc vuông giúp viên chức thấy chính xác bản gốc ghi gì mà không phải phụ thuộc vào cách chọn từ tiếng Anh của biên dịch viên. Cùng một chức danh thường xuất hiện lại trong thư của hội thánh và trong hồ sơ lao động, và được dịch bằng cùng một thuật ngữ tiếng Anh mỗi lần để viên chức thấy một chức vụ, không phải ba.

Chức danh không được thay bằng chức danh của một giáo hội khác. Một vai trò trong giáo phái không có giám mục không được gọi là “bishop” chỉ vì từ này quen thuộc, và một chức vụ giáo dân không được biến thành chức vụ giáo sĩ. Khi một thuật ngữ không có từ tương ứng trong tiếng Anh của các truyền thống khác, bản dịch đưa ra cách diễn đạt mô tả ngắn gọn và giữ từ gốc trong ngoặc vuông để người đọc đối chiếu với bản gốc.

Ngày tháng trên các giấy chứng nhận này có thể theo lịch tôn giáo hoặc lịch của vùng, và một giấy chứng nhận có thể được nhiều người ký, kèm con dấu của các cơ quan khác nhau. Mỗi ngày được quy đổi theo loại lịch mà giấy tờ sử dụng, đồng thời giữ lại ngày viết gốc trong bản dịch. Mỗi chữ ký được ghi là “[signature]” kèm tên in và chức danh của người ký, và mỗi con dấu được mô tả theo nội dung chữ và vị trí trên trang.

Thư của hội thánh hoặc giáo phái nơi xuất thân

Thư của một hội thánh hoặc văn phòng giáo phái thường là hồ sơ chính về tư cách thành viên và quá trình phục vụ trước đây. Thư thường có tiêu đề thư, có con dấu, và có thể do mục sư, hội đồng hoặc viên chức khu vực ký. Bản dịch bao gồm tiêu đề thư, nội dung chính, phần chữ ký, chữ khắc trên con dấu, mọi nội dung viết tay thêm vào, và mọi số tham chiếu hoặc ngày tháng ở lề.

Khi thư là lời khai có chữ ký của người trực tiếp biết sự việc, nó gần với bản dịch bản khai có tuyên thệ hơn là một giấy tờ theo mẫu, và bản dịch giữ nguyên cách viết ở ngôi thứ nhất của người viết thay vì chuyển thành bản tóm tắt. Chẳng hạn, một hội thánh ở Hàn Quốc có thể cấp thư bằng tiếng Hàn kèm con dấu của nhà thờ, và bản dịch bản khai có tuyên thệ tiếng Hàn tuân theo cùng các quy tắc đối với lời khai, con dấu và chữ ký. Các hồ sơ khác của nhà thờ cũng thuộc dịch vụ dịch tiếng Hàn sang tiếng Anh được chứng nhận.

Bằng và bảng điểm đào tạo thần học

Hồ sơ của chủng viện, trường Kinh Thánh và các nơi đào tạo tôn giáo khác được dịch giống như các hồ sơ học vấn khác. Bản dịch bao gồm tên cơ sở đào tạo, tên chương trình, cách ghi bằng hoặc giải thưởng, ngày tháng, chữ ký và con dấu. Tên môn học và điểm trong bảng điểm được dịch đúng như bản gốc, và tên chương trình gốc được giữ trong ngoặc vuông khi tên tiếng Anh có thể bị nhầm với một văn bằng khác.

Chẳng hạn, bằng của một chủng viện ở châu Mỹ Latinh được dịch từ tiếng Tây Ban Nha, tên cơ sở đào tạo giữ nguyên bằng ngôn ngữ gốc, còn tên bằng được dịch sang tiếng Anh kèm thuật ngữ gốc bên cạnh. Trang về dịch bằng tốt nghiệp tiếng Tây Ban Nha trình bày cách làm với một văn bằng thông thường, và phương pháp này cũng áp dụng cho bằng thần học. Dịch bằng tốt nghiệp cũng khác với đánh giá văn bằng, vốn là một dịch vụ khác.

Danh sách thành viên và hồ sơ lao động từ tổ chức ở nước ngoài

Danh sách thành viên hoặc sổ đăng ký có thể là danh sách in, một cuốn sổ đóng gáy với các mục viết tay, hoặc một bản trích từ một trong hai loại đó. Bản dịch theo bố cục của trang để viên chức tìm được mục của người thụ hưởng ở cả hai phiên bản. Các mục viết tay đều được dịch, và phần nào không đọc được thì được đánh dấu “[illegible]” thay vì đoán.

Hồ sơ lao động và lương của tổ chức tôn giáo ở nước ngoài có vai trò như bằng chứng lao động thông thường. Phiếu lương, thư bổ nhiệm và các điều khoản phục vụ bằng văn bản được dịch đầy đủ, gồm cả con số, ngày tháng và tên của người ký. Thỏa thuận bằng văn bản giữa người thụ hưởng và tổ chức được xử lý như bản dịch hợp đồng pháp lý, với mọi điều khoản được dịch và bố cục trang được giữ nguyên.

Giấy đăng ký của tổ chức tôn giáo ở nước ngoài

Giấy đăng ký, điều lệ hoặc giấy tờ về tư cách miễn thuế của tổ chức ở nước ngoài được xem là hồ sơ doanh nghiệp. Giấy tờ này ghi tên tổ chức, hình thức pháp lý, địa chỉ đăng ký, ngày đăng ký và cơ quan cấp, và thường có con dấu chính thức. Bản dịch bao gồm toàn bộ nội dung này, kể cả nhãn của các ô trong mẫu và mọi số tham chiếu. Giấy chứng nhận đăng ký được dịch giống như các giấy tờ khác do cơ quan nhà nước cấp để xác định một pháp nhân.

Tên tổ chức cần được viết thống nhất trong mọi hồ sơ đã dịch của bộ hồ sơ. Nếu giấy đăng ký viết tên theo một cách còn thư của hội thánh viết theo cách khác, biên dịch viên ghi cả hai cách viết đúng như xuất hiện và không âm thầm gộp chúng lại.

Cần chuẩn bị gì trước khi gửi giấy tờ đi dịch

Năm điểm sau đây bao quát phần lớn việc chuẩn bị.

• Quét từng trang ở kích thước đầy đủ, kể cả mặt sau của trang có con dấu, ghi chú hoặc chữ.
• Gửi toàn bộ hồ sơ chứ không gửi bản trích, vì USCIS không chấp nhận bản dịch một phần của giấy tờ.
• Cung cấp cho biên dịch viên cách viết tên người thụ hưởng bằng tiếng Anh đúng như trên hộ chiếu.
• Yêu cầu giấy chứng nhận riêng cho từng giấy tờ, đây là cách làm an toàn hơn đối với bộ hồ sơ có nhiều giấy tờ.
• Liệt kê các giấy tờ theo cùng thứ tự với danh mục chứng cứ trong đơn thỉnh cầu.

Bản dịch bị thiếu, chưa đầy đủ hoặc không có chứng nhận có thể khiến USCIS gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny), và chính sách của USCIS cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần gửi RFE khi bằng chứng ban đầu không đủ. Chỉ dùng dịch máy thì không đáp ứng yêu cầu, vì nó không có chứng nhận của con người và thường xử lý sai tên, ngày tháng và thuật ngữ tôn giáo.

Hãy bắt đầu với giấy đăng ký, vì tên tổ chức xuất hiện trong mọi hồ sơ khác và cách viết được chọn ở đó sẽ quyết định cách viết cho phần còn lại. Giấy đăng ký được dịch giống như bản dịch giấy phép kinh doanh. Khi bộ hồ sơ đã đầy đủ, chúng tôi dịch cả bộ cùng lúc để chức danh và tên được thống nhất từ hồ sơ này sang hồ sơ khác.