Bằng chứng thứ cấp khi không có giấy khai sinh

Khi cơ quan hộ tịch không thể cấp giấy khai sinh, người nộp đơn chứng minh rằng hồ sơ đó không có sẵn và nộp bằng chứng thứ cấp thay thế, và mọi tài liệu viết bằng ngôn ngữ khác đều cần một bản dịch tiếng Anh được chứng nhận riêng. Bộ hồ sơ này thường gồm một văn bản xác nhận từ cơ quan cấp, một hoặc nhiều hồ sơ được lập vào thời điểm gần với lúc sinh, và các bản khai có tuyên thệ của những người biết rõ sự việc.

Quy định của USCIS yêu cầu mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ phải có bản dịch tiếng Anh đầy đủ, được biên dịch viên chứng nhận là đầy đủ và chính xác, kèm lời khẳng định biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ. Quy định này áp dụng cho sổ đăng ký của nhà thờ hay bản khai tuyên thệ viết tay giống hệt như cho một giấy chứng nhận của cơ quan nhà nước. Texliff thực hiện loại bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS này, và các phần dưới đây mô tả từng tài liệu trong bộ bằng chứng thứ cấp trông như thế nào sau khi được dịch.

Bảng Đối ứng cho thấy hồ sơ khai sinh không có sẵn như thế nào

Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, liệt kê cho từng quốc gia những giấy tờ hộ tịch nào tồn tại, do cơ quan nào cấp và phiên bản nào được chấp nhận. Một số mục ghi rằng hồ sơ khai sinh thường không có sẵn, chẳng hạn vì việc đăng ký chưa bao giờ phổ biến hoặc vì kho lưu trữ đã bị thất lạc. Cả viên chức xét duyệt của USCIS lẫn viên chức lãnh sự đều dựa vào bảng này, nên mục của quốc gia người nộp đơn là điều đầu tiên cần đọc.

Một mục mô tả giấy tờ là không có sẵn không thay thế được bằng chứng nộp trong hồ sơ. Nó cho viên chức biết vì sao thiếu hồ sơ gốc, và bằng chứng thứ cấp sau đó sẽ chứng minh các sự kiện về việc sinh. Bài viết về giấy tờ hộ tịch và Bảng Đối ứng giải thích chi tiết hơn cách đọc một mục trong bảng.

Văn bản xác nhận từ cơ quan hộ tịch

Nếu bảng đối ứng chưa giải quyết được vấn đề, một văn bản xác nhận từ cơ quan cấp có thể làm được điều đó. Thường đó là một thư ngắn hoặc một mẫu có đóng dấu cho biết đã tiến hành tra cứu và không tìm thấy hồ sơ khai sinh, hoặc sổ đăng ký của năm đó không còn tồn tại. Một số quốc gia cấp giấy chứng nhận không có hồ sơ chính thức cho mục đích này, chẳng hạn giấy xác nhận của cơ quan thống kê Philippines rằng không có hồ sơ lưu.

Dù ngắn, văn bản xác nhận vẫn cần được dịch đầy đủ. Bản dịch ghi tên cơ quan, ngày tra cứu, các tên và ngày tháng mà cơ quan đã tra cứu, số tham chiếu, cùng mọi con dấu và chữ ký, mỗi thứ được mô tả trong ngoặc vuông như [con dấu] hoặc [chữ ký]. Tên được tra cứu là quan trọng nhất. Nếu cơ quan tra cứu theo một cách viết hoặc ngày khác với trong đơn, viên chức chỉ thấy được sự khác biệt đó khi bản dịch giữ nguyên cách diễn đạt của bản gốc.

Hồ sơ rửa tội, học bạ và y tế làm bằng chứng thứ cấp

Bằng chứng thứ cấp có nhiều dạng. Hồ sơ rửa tội hay hồ sơ nhà thờ thường là một mục trong sổ đăng ký hoặc một giấy chứng nhận trích từ sổ giáo xứ, và những hồ sơ cũ hơn có thể bằng tiếng Latin hoặc tiếng Tây Ban Nha. Hồ sơ nhập học cho thấy ngày sinh và tên cha mẹ, còn hồ sơ bệnh viện hoặc phòng khám cho biết nơi diễn ra việc sinh. Một bản trích lục điều tra dân số hoặc sổ hộ khẩu và một hồ sơ quân đội cũng có thể ghi ngày sinh.

Dù là loại hồ sơ nào, bản dịch cũng tuân theo cùng các quy tắc xử lý sau:

• Cơ quan cấp được ghi đầy đủ tên, kèm tiêu đề đầu trang, địa chỉ và mọi số đăng ký đúng như được viết.
• Ngày tháng giữ nguyên dạng như trên trang gốc, và có ghi chú về lịch khi bản gốc không dùng lịch Gregorian.
• Tên xuất hiện đúng như cách viết trong bản gốc, và phiên âm theo cách viết trong hộ chiếu khi hai bản chỉ khác nhau về chữ viết.
• Các mục viết tay, ghi chú bên lề và mọi nội dung ở mặt sau trang đều được dịch, và những chữ không đọc được được đánh dấu [không đọc được].
• Các ô trống được thể hiện là ô trống, không bị bỏ đi.

Hồ sơ trường học có thêm bảng điểm hoặc hệ thống ký hiệu điểm. Bản dịch giữ nguyên các ký hiệu và phần chú giải như được in, và không quy đổi điểm, vì mục đích của hồ sơ là chứng minh ngày sinh và nơi học, không phải kết quả học tập. Hồ sơ trường học có thể được xử lý như bất kỳ bộ bản dịch học bạ nào. Ghi chú của bệnh viện hoặc phòng khám tuân theo cùng các quy tắc như các bản dịch hồ sơ y tế khác, với tên, ngày tháng và chữ ký của bác sĩ được giữ nguyên như đã xuất hiện.

Bản khai có tuyên thệ về việc sinh của hai người có hiểu biết trực tiếp

Bản khai có tuyên thệ về việc sinh là văn bản có chữ ký của một người có hiểu biết trực tiếp về sự kiện, chẳng hạn một người thân có mặt lúc đó hoặc một người hàng xóm lớn tuổi quen biết gia đình. Thường có hai bản khai từ hai người khác nhau. Người khai nêu họ tên đầy đủ, mối quan hệ với người nộp đơn, và việc họ biết ngày và nơi sinh bằng cách nào. Ba điểm này là những gì viên chức đọc để đánh giá lời khai, nên bản dịch giữ nguyên chúng đúng như được viết, kể cả những cụm như "chị dâu của tôi" hoặc "tôi có mặt trong nhà".

Bản khai có tuyên thệ được ký ở nước ngoài có thể bằng chính ngôn ngữ của người khai, viết tay, hoặc do nhân viên địa phương đánh máy, và thường có khung chữ ký, con dấu và số định danh. Một bản dịch bản khai tuyên thệ được chứng nhận thể hiện tất cả những nội dung đó. Nếu bản khai được viết bằng tiếng Anh nhưng người ký không đọc được tiếng Anh, có thể cần thêm một giấy chứng nhận phiên dịch, và luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định nên nộp gì.

Ngôn ngữ cũng có những chi tiết riêng. Một văn bản xác nhận hoặc bản khai tuyên thệ viết bằng tiếng Somali cần một biên dịch viên giữ nguyên tên, địa danh và mọi ngày tháng ước chừng đúng như bản gốc ghi. Dịch giấy khai sinh tiếng Somali và dịch vụ dịch tiếng Somali của Texliff đáp ứng loại bằng chứng này.

Cách chứng nhận cả bộ hồ sơ

Mỗi tài liệu nên có bản chứng nhận riêng để an toàn hơn. Mỗi bản chứng nhận ghi họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên lạc của biên dịch viên, lời xác nhận năng lực ở cả hai ngôn ngữ, lời xác nhận rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, và phần nhận diện tài liệu mà nó chứng nhận. Một tờ duy nhất bảo đảm cho cả chồng hồ sơ không liên quan sẽ khiến viên chức phải đoán xem chứng nhận nào ứng với tài liệu nào.

Bản chứng nhận cũng nên đến từ người độc lập với hồ sơ. Khi người nộp đơn hoặc người thân ký, người đó đang chứng nhận bằng chứng trong chính hồ sơ của người nộp đơn, và viên chức có thể cho ít trọng lượng hơn hoặc đặt câu hỏi. Một công ty dịch thuật cung cấp bản chứng nhận độc lập với hồ sơ nộp. Dịch máy không đáp ứng yêu cầu, vì không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng và chữ viết tắt, đó là vấn đề nghiêm trọng trong một bộ hồ sơ mà chính những chi tiết ấy là bằng chứng.

Bản dịch không đầy đủ hoặc không được chứng nhận có thể khiến USCIS ban hành Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (NOID), và viên chức cũng có thể từ chối hồ sơ mà không cần yêu cầu thêm bằng chứng khi bằng chứng ban đầu không đủ. Trong một hồ sơ vốn đã dựa trên những thứ thay thế cho hồ sơ gốc, lỗi trong bản dịch cho viên chức thêm một lý do để nghi ngờ hồ sơ.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt dịch

Hãy thu thập mục trong Bảng Đối ứng, văn bản xác nhận của cơ quan cấp và mọi hồ sơ thứ cấp ở dạng bản gốc, kèm bản scan cả hai mặt của mỗi trang. Cùng luật sư hoặc người đại diện được công nhận, hãy quyết định những hồ sơ nào thuộc bộ hồ sơ, rồi gửi toàn bộ cùng lúc để có thể đối chiếu tên và ngày tháng với nhau trước khi ký các bản chứng nhận. Nếu hồ sơ còn dựa vào một giấy tờ gốc có tồn tại, chúng tôi có thể chuẩn bị bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận để nộp trong cùng hồ sơ.