Dịch tài liệu hồ sơ SIJ cho Form I-360

Hồ sơ Special Immigrant Juvenile cần mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ được dịch đầy đủ sang tiếng Anh, và mỗi bản dịch cần có chứng nhận riêng. Giấy khai sinh của trẻ là giấy tờ để đối chiếu các giấy tờ còn lại, vì nó thường cho biết cả tuổi của trẻ lẫn tên của cha mẹ.

Form I-360 là đơn thỉnh cầu dùng cho diện này, và trang USCIS về Form I-360 mô tả việc nộp đơn. Đơn thỉnh cầu dựa trên một phán quyết của tòa án vị thành niên cấp tiểu bang, trong đó tòa đưa ra các kết luận về hoàn cảnh của trẻ. Quy định của USCIS yêu cầu mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ, cùng chứng nhận của biên dịch viên rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và biên dịch viên đủ năng lực ở cả hai ngôn ngữ. Vì vậy, bản dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS bao trùm toàn bộ bộ hồ sơ, và các bản dịch đó cũng có thể dùng trong vụ việc tại tòa án tiểu bang.

Dịch giấy khai sinh cho Form I-360 và bằng chứng về độ tuổi

Viên chức và thẩm phán đọc giấy khai sinh để xác nhận độ tuổi của trẻ và đối chiếu tên của cha mẹ với mọi giấy tờ khác trong hồ sơ. Một lỗi về tên hoặc ngày tháng sẽ kéo theo sai sót ở mọi giấy tờ khác nhắc đến cùng một người. Nhiều giấy tờ ở Mỹ Latinh ghi hai họ cho mỗi bậc cha mẹ, và bản dịch giữ cả hai họ, theo đúng thứ tự mà giấy tờ in.

Loại bản giấy tờ rất quan trọng trước khi bắt đầu dịch. Nhiều quốc gia cấp cả bản sao đầy đủ lẫn bản trích lục rút gọn, và bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ cho biết mỗi quốc gia chấp nhận loại nào. Xem bảng này trước sẽ giúp bạn tránh trả tiền dịch một bản trích lục rồi sau đó phải thay bằng bản khác. Một bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha giữ đủ mọi nhãn trường in sẵn, con dấu của cơ quan đăng ký, chữ ký (được mô tả trong ngoặc vuông, chẳng hạn "[signature]"), ghi chú bên lề và mọi thứ viết ở mặt sau. Phần không đọc được sẽ được đánh dấu "[illegible]" và không bao giờ được đoán.

Giấy tờ đăng ký muộn và giấy tờ cấp lại từ Trung Mỹ

Hồ sơ khai sinh ở Guatemala, Honduras và El Salvador do các cơ quan hộ tịch quốc gia (RENAP, RNP và RNPN) lưu giữ, và việc khai sinh có thể được đăng ký một thời gian sau khi trẻ chào đời. Một giấy tờ đăng ký muộn có thể ghi hai ngày, ngày sinh và ngày đăng ký, và có thể nêu tên những người đã khai sinh. Bản dịch giữ nguyên cả hai ngày và mọi tên đúng như bản in, không gộp lại hay chỉnh sửa.

Giấy chứng nhận cấp lại cũng đặt ra vấn đề tương tự. Một gia đình có thể giữ một giấy cũ và một giấy mới của cùng một đứa trẻ, và hai giấy có thể khác nhau về bố cục, cách ghi tên của cha hoặc mẹ hay cách viết nơi sinh. Mỗi giấy tờ được dịch đúng như bản in, và những điểm khác nhau vẫn hiện rõ để viên chức thấy cơ quan đăng ký thực sự đã cấp những gì. Một công ty dịch thuật cung cấp dịch vụ dịch tiếng Tây Ban Nha cũng nên viết mỗi cái tên theo cùng một cách trong mọi giấy tờ của gia đình, theo hộ chiếu hoặc giấy khai sinh nếu có.

Giấy chứng tử và hồ sơ về cha mẹ

Khi cha hoặc mẹ đã mất, giấy chứng tử là một phần của bằng chứng. Một bản dịch giấy chứng tử tuân theo cùng các quy tắc về tính đầy đủ như mọi giấy tờ hộ tịch khác, nên nguyên nhân tử vong, thông tin của cơ quan đăng ký và tên người khai tử đều được dịch. Một bản dịch giấy chứng tử tiếng Tây Ban Nha giữ nhãn in của từng ô cùng với nội dung ghi trong ô đó.

Các giấy tờ khác cho thấy điều đã xảy ra với trẻ ở nước ngoài. Chúng có thể gồm báo cáo của cảnh sát, đơn tố cáo, giấy tờ tòa án về quyền nuôi con hoặc cấp dưỡng, ghi chú y tế và thư từ trường học hoặc nhân viên xã hội. Mỗi giấy tờ được dịch thành một tài liệu hoàn chỉnh, cùng con dấu, số hồ sơ và chữ viết tay. Báo cáo của cảnh sát không bao giờ bị rút gọn thành một đoạn mô tả sự việc, vì viên chức đọc toàn bộ giấy tờ để biết đó là loại tài liệu gì.

Thư của người thân và hồ sơ học tập từ quê nhà

Người thân ở nước ngoài đôi khi viết thư hoặc lời khai về việc cha hoặc mẹ vắng mặt, việc chăm sóc trẻ hay điều kiện sống ở nhà. Một bức thư như vậy là lời của chính người viết, nên bản dịch giữ nguyên ngôi thứ nhất cùng thứ tự, các chỗ lặp lại và sự không chắc chắn của bản gốc. Biên dịch viên không sửa ngữ pháp, không thêm chi tiết và không làm cho lời kể trang trọng hơn. Một bản dịch bản khai có tuyên thệ (affidavit) cũng theo cách làm này, bao gồm phần chữ ký, ngày tháng và mọi thông tin liên hệ.

Hồ sơ học tập từ quê nhà có thể cho thấy trẻ đã sống ở đâu và trong bao lâu. Một bản dịch bảng điểm giữ nguyên tên điểm số, tên môn học và thang điểm theo đúng dạng mà trường đã dùng. Quy đổi sang điểm của Hoa Kỳ là một công việc khác với dịch thuật và không nằm trong bản dịch được chứng nhận.

Dùng cùng một bộ bản dịch tại tòa án tiểu bang và USCIS

Tòa án tiểu bang có quy định riêng về cách nộp chứng cứ, vì vậy luật sư của trẻ hoặc thư ký tòa án nên xác nhận bản dịch được đính kèm vào đơn đề nghị hay được tống đạt riêng. Sau đó, chính những bản dịch được chứng nhận này có thể đưa vào bộ hồ sơ Form I-360 cùng với bản sao các giấy tờ gốc.

Giữ một bộ bản dịch trong một hồ sơ sẽ tránh những khác biệt nhỏ giữa điều tòa án đã thấy và điều USCIS thấy. Nếu một cái tên được viết theo cách này trong tài liệu nộp cho tòa án và theo cách khác trong đơn thỉnh cầu, viên chức có thể thắc mắc cách viết nào là đúng. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định nộp những giấy tờ nào. Công ty dịch thuật chuẩn bị các bản tiếng Anh và chứng nhận cho từng giấy tờ. Các giấy tờ thường được gom lại để dịch gồm:

• Giấy khai sinh, ở loại bản mà Reciprocity Schedule chấp nhận cho quốc gia đó.
• Giấy chứng tử của cha hoặc mẹ đã mất.
• Hồ sơ của cảnh sát, tòa án, y tế và trường học từ quê nhà.
• Thư và lời khai của người thân ở nước ngoài.
• Giấy tờ tùy thân cho thấy từng cái tên được viết như thế nào.

Dịch máy không thể thay thế bất kỳ giấy tờ nào trong số này, vì nó không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng và thuật ngữ pháp lý. Trước khi đặt dịch, gia đình nên gom đủ các giấy tờ đầy đủ và ghi lại cơ quan hay văn phòng nào đã cấp từng giấy. Texliff chuẩn bị các bản tiếng Anh và chứng nhận cho mọi giấy tờ, bắt đầu từ bản dịch giấy khai sinh làm nền cho đơn thỉnh cầu.