要点总结
- 用于 USCIS 的认证翻译，应当以每份民事记录的完整版为准，其中的每一处卷页编号、印章和边注都要保留。
- USCIS 要求提供经认证为完整且准确的完整英文翻译，而节略摘录可能会遗漏审理官员期待看到的信息。
- 美国国务院的互惠表（Reciprocity Schedule）列出了各国民事文件中哪个版本可被接受，订购任何翻译之前都应先查阅。
- 古巴的 certificación 以 tomo 和 folio 标明登记簿册，翻译时要完全按照记录上的印刷内容照录这些编号。
- 无法辨认的手写字词应标注为无法辨认，不得猜测；如果签发机关无法提供古巴记录，则改用次要证据。
- 多米尼加中央选举委员会（Junta Central Electoral）出具的 acta 分为完整的 inextensa 和较简短的 extracto 两种，应先送交 inextensa 进行翻译。
- 委内瑞拉的 partida 以及较新的补发副本，按手头文件的版式翻译，每个版本都作为单独的文件进行认证。
- 哥伦比亚的 registro civil de nacimiento 载有 NUIP 和登记处信息，翻译时要完全按照记录上的内容照录。
- 记录婚姻、更名和认领的边注是记录的一部分，漏掉这些内容的翻译就是不完整的。
- 两个姓氏按印刷顺序保留，每份 I-130、I-485、TPS、假释或庇护申请应附哪些记录，由律师或认可代表决定。
来自古巴、多米尼加共和国、委内瑞拉或哥伦比亚的民事记录，只有在是登记机关签发的完整版、且每一处卷页编号、印章和边注都还留在页面上时，才可以开始翻译。这几个国家的登记机关都会签发不止一种副本，而 USCIS 是把英文翻译与随附的记录对照着审阅的，所以必须在翻译开始之前确定版本。
完整副本还是摘录：USCIS 期望哪个版本
USCIS 要求任何外文文件都要提供完整的英文翻译，并经认证为完整且准确。“完整”指整页内容：印刷文字、表格栏位标签、印章、公章、签名、手写条目，以及写在页边的所有内容。节略摘录可能漏掉父母的信息或边注，因此对它的翻译，只是对一份本身就不完整的记录而言才算完整。
美国国务院按国家列出了现有的民事文件，以及哪个版本可被接受。订购翻译之前应先阅读互惠表（Reciprocity Schedule），因为翻译了错误的版本会白费费用，还可能需要重做。如果申请人需要为其中多个国家办理用于 USCIS 的认证文件翻译，应分别查看每个国家在该表中的条目。
古巴的出生和婚姻 certificación
古巴的出生和婚姻记录由民事登记处（Registro Civil）以 certificación 的形式签发。每份 certificación 都以 tomo（卷）和 folio（页）标明所在的登记簿册。这些编号是记录的一部分，所以翻译时要完全按照印刷内容照录。carnet de identidad 是国民身份证，作为单独的文件翻译。
较早的古巴登记条目是手写在登记簿册上的，据此抄录的 certificación 可能很难辨认。译员会把无法辨认的字词标注为“[illegible]”，而不是猜测。古巴的补发记录很难从国外取得，正在等待补发的申请人不应假定日后会换上较早的副本。如果签发机关无法提供该记录，申请人需要证明该记录无法取得，通常是提供该机关出具的书面声明，并提交教会或学校记录等次要证据。每一份西班牙语的次要证据都需要单独的认证翻译。
多米尼加中央选举委员会（Junta Central Electoral）出具的出生 acta
多米尼加的出生 acta（acta de nacimiento）由中央选举委员会（Junta Central Electoral，简称 JCE）签发。它分为 inextensa 版本和 extracto 版本，前者是登记条目的完整誊录，后者是较简短的摘要。同时持有两种版本的家庭应先送交 inextensa 进行翻译，因为它完整载有登记条目。
多米尼加的 acta 常常包含迟延登记的信息，以及原始条目之后添加的边注。每一项都在页面上出现的位置按相同顺序翻译，这样审理官员可以把每一行英文与原文对应起来。
委内瑞拉出生证明翻译：partida 与 cédula
委内瑞拉的西班牙语出生证明翻译通常从登记处（registro civil）签发的 partida de nacimiento 开始。补发的副本采用较新的格式，其版式和登记信息的位置与较早的 partida 不同。译员按手头文件的版式翻译，不会把它改成标准格式。
cédula de identidad 是身份证，当申请人需要在不同记录之间对应姓名或号码时，可以与 partida 一并提交。如果材料中既有较早的也有较新的委内瑞拉记录，应当将每一份分别翻译并作为单独的文件认证。
哥伦比亚的 registro civil de nacimiento、NUIP 与 cédula
哥伦比亚的 registro civil de nacimiento 载有 NUIP（唯一个人身份识别号码），以及登记该出生的登记处的信息。cédula de ciudadanía 是成人身份证，registraduría 证明则用于确认身份或登记信息。NUIP 和每个办事处的名称都完全按原样照录到翻译中，因为审理官员会对照不同文件中的号码。
哥伦比亚的婚姻记录同样涉及版本和批注的问题。西班牙语结婚证翻译应当以完整的登记副本为准，每一条批注都在原位翻译。
边注、两个姓氏和手写卷页
Notas marginales 是写在主记录旁边的简短条目，用来显示之后发生的事件，例如结婚、更名或父母一方的认领。它们是记录的一部分，即使正文翻译准确，漏掉它们的翻译也不符合 USCIS 的要求，是不完整的。
两个姓氏在这四个国家都很常见：第一个来自父亲，第二个来自母亲。翻译按印刷顺序保留两个姓氏，不会省略第二个，也不会用连字符把两者连起来。在其中一些国家，已婚女性可能以“de”加丈夫姓名的形式被登记或称呼，翻译按原文照录这一写法。当同一个人在不同记录中以不同的姓名形式出现时，译员按每份文件的原样翻译，申请人可以在声明中解释这一差异。护照翻译显示的是申请人已经在政府部门使用的姓名形式。
如何为 I-130、I-485、TPS、假释和庇护案件准备材料
同样的记录会出现在不同的申请中。通过 I-130 表格提出的家庭申请，需要能证明亲属关系的出生和婚姻记录。通过 I-485 表格办理的身份调整，要求提供申请人本人的出生记录和身份文件。临时保护身份（TPS）和假释申请使用身份和国籍记录，庇护案件则可能补充学校、教会或医疗记录作为次要证据。每项申请应附哪些材料由律师或认可代表决定，翻译公司按他们提供的清单工作。
对每一份文件，翻译公司都会出具一份遵循原件版式的英文翻译，用方括号描述印章和签名，标注无法辨认的部分，并附上西班牙语和英语的能力证明，以及完整性和准确性证明。为每份文件单独出具认证是更稳妥的做法。仅靠机器翻译没有人工认证，处理姓名、日期和缩写的效果也很差，因此不符合要求。如果缺少翻译或翻译未经认证，USCIS 可能会发出补件通知 (RFE) 或拒绝意向通知（Notice of Intent to Deny），在初始证据不足时，也可能不先询问就直接拒绝申请。有关西班牙语记录的总体信息，请参阅我们的西班牙语翻译服务。
寄送记录之前，请备齐每份记录的完整副本版本，扫描每一页的正反两面，并注明哪些记录是手写的。结束前一段婚姻的离婚记录应放在同一套材料中，我们会像处理其他文件一样，逐页翻译每一份离婚证明。