要点总结
- F3 和 F4 案件在 NVC 阶段往往需要重新办理认证翻译，因为民事记录会在申请递交多年之后再次接受审核，而旧的副本可能已不再是被接受的版本。
- F4 案件以申请人和受益人的出生证明为基础，证明两人有共同的父或母；如果亲属关系需要，还可以补充父母的结婚证明或婚生地位认定（legitimation）记录。
- travel.state.gov 上的互惠表（Reciprocity Schedule）列出了各国签发的每种民事文件应采用哪个版本，因此家庭在订购翻译之前应先查阅，以免为错误的版本付费。
- 认证翻译只针对某一份具体的文件，因此登记机关重新签发、版式、印章或措辞有所变化的记录，需要单独翻译并单独出具认证。
- 官方语言例外只适用于 NVC 和领事馆；提交给 USCIS 的每一份外语文件，都必须附有完整的英文翻译。
- 乌克兰 1991 年之前签发的记录常以俄语或俄乌双语书写，之后的则为乌克兰语，因此重新签发的副本在语言、版式和罗马字母拼写的姓名上，都可能与原件不同。
- 译员会遵循每份原始记录上的拼写，因此家庭应在一开始就把当前护照上的拼写提供给翻译公司，并让所有记录采用相同的音译方式。
- 一次性订购主申请受益人、配偶和每个子女的全套翻译，可使拼写、日期格式以及对印章和手写内容的处理保持一致，同时每份文件都有单独的认证。
- 孩子的出生日期在出生证明、护照和其他所有记录上必须一致；如需进行历法换算，应统一换算一次，并在所有文件中沿用。
即使递交申请时已附有翻译件，F3 和 F4 案件在国家签证中心（National Visa Center，NVC）阶段也往往需要重新办理认证翻译。I-130 表格是在面谈前很多年提交的，案件到达 NVC 以及之后到达领事馆时，作为依据的民事文件会被再次审核，因此翻译件必须与家庭当天持有的记录相符。
F3 和 F4 签证翻译：案件依据哪些记录
F3 类别涵盖美国公民已婚的儿子和女儿，F4 类别涵盖美国公民的兄弟姐妹。公民提交 I-130 表格，亲属关系则通过民事记录来证明。对于兄弟姐妹案件，这些记录通过共同的父或母把两个人联系起来，这意味着申请人和受益人的出生证明会被并排对照审阅。同父异母或同母异父的兄弟姐妹，以及非婚生子女，可以把父母的结婚证明或婚生地位认定记录放入案卷。
已婚子女需要提供另一套文件，随行的配偶和子女还会增加更多文件。最常涉及的记录有：
- 申请人的出生证明，显示两位兄弟姐妹共同的父或母。
- 受益人的出生证明，显示同一位父或母以及受益人的出生日期。
- 父母的结婚证明，适用于父母的婚姻与亲属关系有关的情形。
- 受益人的结婚证明，以及任何一方此前婚姻因离婚或死亡而终止的离婚判决书或死亡证明。
- 每一位作为随行家属同行的子女的出生证明。
按照 USCIS 规定，以上每一份文件都需要附有译员认证的完整英文翻译。案件实际需要其中哪些文件，由律师或经认可的代表来决定。
NVC 为什么可能要求提供最近签发的民事文件副本
文件以扫描件的形式上传到 CEAC 门户网站送达 NVC，原件或经认证的副本则在面谈时携带。到那时，审核人员看的是记录目前的状态。美国国务院发布了各国签证互惠与民事文件（Visa Reciprocity and Civil Documents by Country）对照表，其中注明各国民事文件预期采用的版本，例如应提供详式证书而不是简略摘录。从抽屉里翻出来的十年前的出生证明，可能是旧版式、摘录件，或是签发机关已不再视为主要记录的版本。
遇到这种情况，家庭需要先向登记机关申请新的副本，再翻译这份新副本。一份翻译只对某一份具体文件进行认证，而重新签发的记录版式不同、印章不同，有时措辞也不同。原来的认证无法沿用到新文件上，这一点在关于重复使用旧的认证翻译的文章中有更详细的说明。
各机构的语言规定并不相同。如果民事文件不是签证办理所在国的官方语言，NVC 和领事馆需要认证翻译；而以官方语言书写的记录则可能不需要。这一例外只适用于 NVC 和领事馆。提交给 USCIS 的任何材料都必须是英文。
重新签发的乌克兰、越南和海地记录可能与原件不同
乌克兰 1991 年之前签发的记录常以俄语或俄乌双语书写，之后的则以乌克兰语书写。一位 1980 年代出生的申请人，手中可能是童年时期的俄语出生证明，而今天申请的副本在语言、版式和姓名写法上都可能不同。姓名按乌克兰护照标准进行罗马字母转写，因此早期申请时选用的拼写可能与现在的护照不一致。关于用于 USCIS 的乌克兰文件的文章，介绍了这两类记录是如何翻译的。
越南家庭也会遇到类似的差异。giấy khai sinh 是出生证明，trích lục 是登记簿摘录，而 sổ hộ khẩu 户口簿在越南已被逐步取消。只保留了旧摘录件的家庭，可能需要在面谈前取得最新的副本。这种语言的家庭案卷需要越南语出生证明翻译，往往还涉及越南语译英语翻译服务中的更多记录。
海地的民事记录以法语签发，同样存在互惠表接受哪个版本的问题。译员可以翻译摆在面前的那个版本，却无法把不被接受的摘录件变成被接受的记录，所以家庭应在订购之前先查阅互惠表。
姓名拼写会在多年的申请中逐渐出现偏差
十年前递交的申请可能用的是姓名的一种拼写，而此后签发的护照上可能是另一种。越南语姓名在不同表格之间可能丢失或保留变音符号，乌克兰语姓名在不同代的护照上罗马字母转写方式不同，阿拉伯语姓名则有多种被接受的英文拼写。审核官员会对照每一份文件上的姓名，因此即使每份记录都是真实的，不一致也会引来询问。
翻译遵循原始文件，译员不会悄悄更正拼写。家庭可以掌控的是音译：应在一开始就把当前护照上的拼写提供给翻译公司，这样同一个姓名在每份翻译记录中的写法都相同。如果某份记录上的拼写与护照不同，翻译会如实呈现记录上的内容，家庭可以在律师准备的说明信中解释这一差异。
为主申请人和每位随行家属提供同一套翻译
在几个月里一份一份地订购记录，正是同一案件内部拼写和版式出现偏差的原因。更好的做法是，在开始任何翻译之前，先收齐主申请受益人、配偶和每个子女的扫描件，然后从同一家面向 USCIS 的认证文件翻译服务商订购整套翻译。为每份文件单独出具认证是更稳妥的做法，同时共同的姓氏和父母姓名在所有文件中也能保持一致。
这一套通常包括受益人的结婚记录、此前的离婚证明翻译、配偶的出生证明以及每个子女的出生证明。主申请人的出生证明翻译和随行家属的翻译应出自同一份订单，姓名拼写、日期格式以及对印章、钢印和手写内容的处理都应一致。页面上的所有内容都会被翻译，无法辨认的内容会标注为无法辨认，而不是靠猜测。
显示签发签证时孩子年龄的文件
未婚子女的年龄可能对案件有影响，而显示年龄的文件就是孩子的出生证明。某个孩子依法是否仍属于“子女”，是需要律师而不是译员来判断的问题。翻译能够把控的是出生日期：它在出生证明、任何护照复印件以及重复这一日期的每份记录上都必须一致。如果原件使用的是非公历历法，换算只应进行一次，并在所有文件中以同样方式沿用。
订购之前，家庭应查阅该国在互惠表中的条目，确认每份记录都是被接受的版本，并随扫描件一起提供当前的护照页。随后，Texliff 会按统一的姓名拼写准备整套文件，其中包括受益人婚姻的结婚证明翻译。